Announcement

Collapse
No announcement yet.

ฉลาดใช้ Excel ในงานธุรกิจอย่างมืออาชีพ

Collapse
X
Collapse
  •  

  • ฉลาดใช้ Excel ในงานธุรกิจอย่างมืออาชีพ

    Excel เป็นเครื่องมือช่วยในการทำงานทำให้เราไม่ต้องเสียแรงเสียเวลาใช้สมองคิดมากอย่างแต่ก่อน พออยากจะบันทึกอะไรแค่พิมพ์ลงไป อยากจะจัดกลุ่มแต่ละเรื่องก็แค่แยกเก็บเป็นตาราง จะแยกเป็นหลายชีท หรือแยกแต่ละเรื่องเก็บไว้เป็นแฟ้มๆก็ทำได้สะดวก พอจะคำนวณหายอดรวมก็มีคำสั่งบนเมนูหรือจะใช้สูตรที่ Excel เตรียมไว้ให้ใช้ก็ยังได้ แต่ด้วยความง่ายนี่เองที่จะส่งผลเสียในภายหลังหากไม่รู้จักฉลาดใช้ Excel

    คนที่ฉลาดใช้ Excel พอได้รับมอบหมายงานให้ทำ เขาจะไม่รีบร้อนเปิดคอมพิวเตอร์ขึ้นมาใช้หรอก เขาจะเสียเวลาในช่วงแรกกับการคิดวางแผนการใช้งาน ใช้เวลากับการสร้างงานนานสักหน่อย แต่พอนำแฟ้มนั้นมาใช้ก็ใช้งานได้ง่าย ไม่ได้มองแค่ว่า Excel จะเสียเวลาคำนวณเพียงนิดเดียวเท่านั้น แต่เวลาของมนุษย์หรือผู้ใช้งานต้องใช้เวลาไม่นานอีกด้วย ครั้นต้องการนำแฟ้มกลับมาใช้งานซ้ำก็ต้องสามารถแกะหรือทำการแก้ไขปรับปรุงได้ง่าย

    ส่วนคนที่ไม่ฉลาดใช้ Excel มักจะรีบร้อนสร้างงานส่งให้หัวหน้า ทำหน้าตารายงานได้สวยหรู ดูดี จนเพื่อนๆยกย่องว่าเป็นคนเก่ง Excel เหลือเกิน แต่พอเวลาผ่านไปไม่นานเมื่อจะนำแฟ้มกลับมาใช้งานซ้ำอีก แม้แต่เจ้าตัวคนสร้างแฟ้มนั้นเองก็ยังแกะแฟ้มของตัวเองไม่เป็น แก้สูตรยากๆยาวๆที่ซ้อนกันไปซ้อนกันไม่ออก ต้องเสียเวลาอยู่นาน ดีไม่ดีสู้สร้างแฟ้มใหม่จะเร็วกว่าเสียอีก ถ้าหาตัวคนสร้างแฟ้มไม่เจอเพราะย้ายงานหรือลาออกไปแล้วก็ต้องโยนแฟ้มนั้นทิ้ง

    หัวเรื่องฉลาดใช้ Excel ในงานธุรกิจอย่างมืออาชีพนี้ เดิมทีเป็นชื่อหลักสูตรแรกสุดที่ผมนำมาสอนที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) หลังจากนั้นก็มีหลักสูตรอบรม Excel ตามมาอีกหลายหลักสูตร จากประสบการณ์กว่า 20 ปีที่ผมสอน Excel มีโอกาสได้คลุกคลีกับผู้ใช้ Excel ที่มีพื้นฐานหลายระดับ พบว่าผู้ใช้ Excel เก่งๆถึงขั้นที่เรียกได้ว่ารู้จักทุกอย่างของ Excel ไม่ว่าจะเป็นสูตรยากแสนยาก คำสั่งบนเมนู หรือ VBA ก็ตาม น้อยคนนักที่เรียกได้ว่าเก่งและฉลาดใช้ Excel

    เอาแค่ 4 คำถามเบื้องต้นก่อน คุณจะตอบว่าอย่างไร
    1. จะเลือกเก็บแฟ้ม Excel ในนามสกุลแบบใดดีและด้วยเหตุผลใด
    2. ระหว่างการแยกข้อมูลไว้เป็นหลายชีทหรือหลายแฟ้ม วิธีใดดีกว่ากัน
    3. ข้อมูลประเภทใดที่ไม่ควรแยกแฟ้มเป็นอันขาด ข้อมูลประเภทใดไม่ควรแยกชีท
    4. งานประเภทใดที่ควรสร้างหาคำตอบโดยใช้คำสั่งบนเมนู งานประเภทใดที่ควรใช้สูตร

    ฉลาดใช้ Excel แก้โรคอ้วน โรคซึมเศร้า


    ความรู้เรื่อง Excel ที่เผยแพร่กัน ไม่ว่าจะมาจากหนังสือตำรา จากสื่อบนออนไลน์ หรือแม้แต่จากการอบรม Excel ส่วนใหญ่ให้ความรู้เฉพาะแต่เรื่องของ Excel ว่าในโปรแกรม Excel มีเครื่องไม้เครื่องมืออะไรบ้าง จะใช้งานอย่างไร แต่น้อยนักที่จะแนะนำให้ผู้ใช้ Excel “รู้จักคิด” เพื่อเลือกใช้ Excel ให้เหมาะสม ผู้ใช้ Excel จึงขาดแนวทางที่ถูกต้องว่าจะวางแผนการใช้ Excel อย่างไร ผู้บริหารก็ปล่อยให้ใช้ Excel ได้อย่างอิสระ ใครจะใช้ Excel แบบใดก็ไม่ว่ากัน ขอเพียงสามารถนำเสนอผลงานได้ถูกต้องทันเวลาก็แล้วกัน
    หากเทียบกับการเป็นไข้ไม่สบาย ผู้ใช้ Excel มักมองอาการป่วยไข้ของตัวเองไม่ออก ฝ่ายหัวหน้าก็เชื่อเป็นตุเป็นตะว่าต้องเป็นโรคนั้นโรคนี้ และพยายามหายามาทานเอง หาตำรา Excel มาอ่าน ดูวิดีโอ ศึกษาวิธีการจากเว็บ พอแก้ไม่หายทางออกสุดท้ายก็จะเข้าอบรม Excel แล้วพากันเชื่อคุณหมอที่บอกว่า นี่คือเรื่องพื้นฐานที่ทุกคนต้องทราบ หรือเชียร์ให้ใช้วิธีนั้นวิธีนี้กัน รับยาไปใช้ทั้งๆที่ไม่ได้ตรวจร่างกาย ไม่ต้องวัดไข้ดูความดัน พอทานยาแล้วหายก็พากันดีใจ โดยหารู้ไม่ว่ายานั้นไม่ได้ถูกกับโรคนักหรอก แถมอาจมีอาการแทรกซ้อนตามมาเสียอีก

    โรคยอดฮิตแพร่เชื้อติดกันไปหลายๆคนเห็นจะหนีไม่พ้น โรคอ้วนที่มาพร้อมกับโรคซึมเศร้า เมื่อใช้ Excel ไปได้ไม่นาน พอเก็บข้อมูลบันทึกสร้างสูตรไว้ในแฟ้มมากขึ้น แฟ้มก็จะเริ่มใหญ่ขึ้นไปเรื่อยๆ ต้องรอนานกว่าจะเปิดแฟ้มขึ้นมาจนเห็นตัวตาราง ตอนคำนวณก็เสียเวลารอนานกว่าจะเสร็จ หน้าจอ Excel ซึมไปนานกว่าจะแสดงคำตอบให้เห็น พอไปหาหมอก็อาจได้รับยาแรง แนะนำให้รื้อสร้างตารางใหม่ หาทางลดจำนวนเซลล์ที่ใช้คำนวณ โดยนำสูตรมาซ้อนกันเป็นสูตรยาวเหยียดอยู่ในเซลล์เดียว กลายเป็นสูตรที่มีแต่คุณหมอที่แนะนำเท่านั้นจะเข้าใจ พอมีปัญหาขึ้นมาอีกก็ต้องขอพึ่งคุณหมออีกต่อไปเรื่อยๆ เพราะตัวเองไม่ได้เป็นคนลองผิดลองถูก หาทางคิดสร้างเองขึ้นมาตั้งแต่แรก จึงแกะก็ไม่ออก ไหนเลยจะแก้เป็น

    Pivot Table เป็นยายอดฮิตที่น่าจะเรียกว่าเป็นอาหารเสริมมากกว่า ทานแล้วติดใจโดยหารู้ไม่ว่าจะทำให้อ้วน พอสั่ง Refresh ทีไรก็ต้องรอนานกว่าตารางจะแสดงคำตอบใหม่ขึ้นมา

    วิธีแก้โรคอ้วนที่ง่ายที่สุดและเป็นเรื่องแรกสุดที่ควรทำ ให้เลิกเก็บแฟ้มในนามสกุล .xlsx .xlsm แล้วเปลี่ยนมาจัดเก็บแฟ้มในนามสกุล .xlsb แทน จะทำให้แฟ้มมีขนาดลดลงอย่างมาก เลิกใช้ Pivot Table แล้วหันมาสร้างสูตรคำนวณหาคำตอบแทน

    ส่วนโรคซึมเศร้าที่ทำให้ Excel คำนวณช้าหรือเร็วนั้น ก่อนอื่นต้องเข้าใจให้ถูกต้องว่า ขนาดแฟ้มที่ใหญ่ขึ้นไม่ได้ทำให้ Excel คำนวณช้าลงเสมอไป แฟ้มเล็กๆอาจใช้เวลาคำนวณช้าเป็นเต่าก็ได้หากเป็นแฟ้มที่มีสูตรเยอะๆ

    ขั้นตอนแรกที่จะแก้ความช้า ให้เปลี่ยนระบบการคำนวณจาก Automatic Calculation เป็น Manual Calculation ซึ่ง Excel จะคำนวณใหม่ให้ต่อเมื่อเรากดปุ่ม F9 ช่วยทำให้ไม่ต้องเสียเวลารอให้คำนวณทุกครั้งที่เปิดแฟ้มหรือบันทึกแก้ไขข้อมูลใหม่อีกต่อไป

    ถ้าสร้าง Pivot Table มาจากตารางที่ใช้สูตรคำนวณมาอีกต่อหนึ่ง พอสั่ง Refresh ก็จะเสียเวลานานเพราะจะกระตุ้นให้คำนวณใหม่ ต่างจาก Pivot Table ที่สร้างมาจากตารางฐานข้อมูลที่ไม่มีสูตรซึ่งจะเสียเวลาในการ Refresh น้อยกว่ามาก

    หากทำตามที่แนะนำนี้แล้ว Excel ยังคำนวณช้าเป็นโรคอ้วนโรคซึมเศร้าอยู่อีก คิดให้ฉลาดว่าตัวเองมีเวลาพอที่จะมาไล่แก้ไขหรือไม่ ต้องใช้เวลาอีกนานแค่ไหนกว่าจะแก้เสร็จ พอแก้แล้วจะคุ้มกับการเสียแรงเสียเวลาที่ใช้ไปหรือไม่ แก้ไปแล้วขนาดแฟ้มลดลงนิดเดียวกับเร็วขึ้นเพียงเสี้ยววินาทีไม่คุ้มกันเลย แนะนำให้หาซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่มาใช้แทนจะคุ้มกว่า

    เวลาที่คุณเสียไปกับการใช้ Excel ถือเป็นต้นทุนที่แพงกว่าค่าเครื่องคอมพิวเตอร์หลายเท่านัก


    มองดู ก็รู้แล้วว่า แค่เก่งหรือฉลาดใช้ Excel


    คุณสมบัติของความฉลาดใช้ Excel ไม่จำเป็นต้องเก่ง Excel ควบคู่ไปก็ได้ แต่โดยทั่วไปคนที่ฉลาดใช้ Excel จะเก่ง Excel ได้เร็วกว่า เรียกว่าฉายแววฉลาดมาตั้งแต่เป็นเด็ก พอโตขึ้นเป็นผู้ใหญ่ก็ย่อมเชิ่อมั่นได้เลยว่าต้องเป็นคนที่ทั้งเก่งและฉลาดใช้ Excel อย่างแน่นอน

    มาทดสอบกัน ลองพิมพ์สูตร =SUM(A1:A10)

    ถ้าใครพิมพ์ =sum(a1:a10) ลงไป แสดงว่าเป็นคนที่ฉลาดกว่าคนที่พิมพ์ =SUM(A1:A10) เพราะการพิมพ์ด้วยตัวเล็กตลอด ถ้าสะกดได้ถูกต้อง พอกดปุ่ม Enter ลงไป Excel จะเปลี่ยนตัวอักษรจากตัวเล็กเป็นตัวใหญ่ให้เอง ถ้ายังคงเป็นตัวเล็กเหมือนเดิม นั่นแสดงว่าสะกดผิด Excel ไม่รู้จักชื่อสูตรนั้นๆ แต่ถ้าติดนิสัยพิมพ์ตัวใหญ่ตลอดไม่ว่าสะกดถูกหรือผิด จะไม่มีโอกาสได้เห็นอาการรับรู้ของ Excel แม้แต่น้อย

    สังเกตุให้ดีว่าจังหวะที่กดปุ่ม Enter ลงไป ตำแหน่งเซลล์ที่ cursor เลือกไว้เคลื่อนลงไปที่เซลล์ถัดไปด้านล่างหรือยังคงอยู่ในเซลล์เดิม ถ้ายังคงอยู่ในเซลล์เดิมยิ่งยืนยันว่าฉลาดใช้ Excel เพราะรู้จักปรับระบบใน Excel Options > Advanced ช่อง After pressing Enter ให้เหมาะสม จะได้ไม่ต้องเสียเวลาคลิกย้อนกลับมาในเซลล์เดิมที่สร้างสูตรไว้ทุกครั้งที่กดปุ่ม Enter

    คราวนี้เปลี่ยนวิธีถามใหม่นิดเดียว ให้หายอดรวมของเซลล์ A1:A10 โดยไม่จำกัดวิธี ใครจะเลือกใช้วิธีใดก็ได้ ขอให้หายอดรวมเป็นคำตอบมาให้ได้ก็แล้วกัน ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี
    1. สร้างสูตรดังกล่าวข้างต้นลงไป หรือ
    2. คลิกปุ่ม AutoSum บนเมนู หรือ
    3. ใช้เมาส์เลือกพื้นที่เซลล์ A1:A10 แล้วดูคำตอบที่แถบด้านล่างสุดของหน้าโปรแกรม Excel ซึ่งจะแสดงยอด Average Count Sum หรือ
    4. ใช้วิธีอื่นๆ
    นอกจากดูว่าสามารถใช้เวลามากหรือน้อยในการหาคำตอบและได้ผลคำตอบถูกต้อง คนที่ฉลาดใช้ Excel ต้องตอบอย่างมีเหตุผล สามารถอธิบายข้อดี ข้อเสีย และข้อควรระวังของแต่ละวิธี สามารถโน้มน้าวให้ผู้ฟังเชื่อตามได้ด้วยว่า ทำไมจึงเลือกใช้วิธีนั้น ไม่เลือกใช้วิธีนี้


    เมื่อต้องใช้ความฉลาดเอาชนะความกลัว ความเสี่ยง กับความขี้เกียจ


    เส้นทางของคนเก่ง Excel บางคนไม่ได้ปูด้วยดอกกุหลาบ กว่าจะสร้างงานได้สำเร็จก็หมดแรง เสียเหงื่อ เสียเวลาไปมิใช่น้อย สร้างแฟ้มเสร็จแล้วก็ยังต้องเหนื่อยกายเหนื่อยใจต่อไปอีกเพราะไม่ได้เริ่มฝึกใช้ Excel อย่างฉลาด

    ตัวอย่างให้สร้างสูตร =SUM(A1:A10) หรือวิธีอื่นใดก็ได้เพื่อหายอดรวม คนที่หาคำตอบได้ก่อนเพื่อนนั่นแหละคือคนที่สอบตก เพราะวิธีที่ใช้หาคำตอบอาจไม่สามารถใช้หาคำตอบได้เสมอไป ก่อนจะเลือกใช้วิธีใดต้องสอบถามให้ชัดเจนก่อนว่า ตัวเลขข้อมูลที่ต้องการหายอดรวมนั้นจะยังคงอยู่ในเซลล์ตำแหน่งเดิมจากเซลล์ A1 ถึง A10 ตลอดไปหรือไม่ วิธีการที่เลือกใช้ต้องง่ายที่จะหาคำตอบได้ถูกต้องเสมอแม้ว่าในอนาคตจำนวนข้อมูลจะเพิ่มหรือลดลง ตำแหน่งเซลล์ยังคงอยู่ในชีทเดิมหรือถูกย้ายไปอยู่ในชีทใหม่ในแฟ้มใหม่

    ถ้างานที่สร้างขึ้นถูกใช้งานเพียงแค่ครั้งเดียวแล้วทิ้ง คุณจะเลือกใช้วิธีใดหายอดรวมก็ตามใจ แต่ถ้าแฟ้มนั้นต้องถูกนำมาใช้งานซ้ำแล้วซ้ำอีก แถมผู้ใช้งานไม่ใช่คนที่สร้างแฟ้มด้วยล่ะ วิธีที่ใช้หายอดรวมที่เลือกต้องฉลาดใช้วิธีการที่เหมาะสมต่อไปในอนาคตด้วย

    ก่อนจะเก่ง Excel ต้องรู้จักทดลองใช้กับตัวอย่างง่ายๆให้เข้าใจดีแล้วจึงขยับไปใช้กับงานจริงที่ยากขึ้น ทดลองใช้สูตร =SUM(A1:A10) เพื่อเรียนรู้ว่าเป็นสูตรที่ทำงานหาคำตอบอะไร ลองใส่ตัวเลขบ้างตัวอักษรบ้างลงไปในเซลล์ A1:A10 เพื่อดูว่าสูตร SUM บวกเลขรวมกับค่าที่เป็นตัวอักษรได้หรือไม่ ลองเปลี่ยนไปใช้วิธีอื่นว่ายังคงได้คำตอบตรงกันไหม ตรงกับผลลัพธ์ที่คิดได้ในใจหรือไม่

    อยากจะเก่ง Excel ต้องฉลาดเลือกใช้ตัวอย่างที่ง่ายต่อการเรียนรู้ ไม่ว่าจะเป็นตัวอย่างในหนังสือตำรา จากสื่อออนไลน์ หรือในการอบรมก็ตาม ตัวเลขในตัวอย่างต้องง่ายต่อการนำไปคิดในใจหรือแค่มองดูก็รู้แล้วว่าถูกต้องหรือไม่ อย่าทำร้ายตัวเองด้วยการนำงานของจริงที่เป็นตัวเลขนับสิบหลักแถมมีทศนิยมติดมาเสียอีก ถ้ามีรหัสสินค้าหรือรหัสลูกค้าต้องใช้รหัสสั้นๆไม่กี่หลัก เมื่อทดลองใช้จนเข้าใจแล้วก็จะหมดข้อสงสัย หมดความกลัว แล้วจะกล้าที่จะนำไปใช้กับงานจริงได้อย่างสบายใจ

    กรณีที่ต้องนำแฟ้มไปใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก พึงหลีกเลี่ยงการหาคำตอบที่ได้จากการใช้คำสั่งบนเมนู เพราะเมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลงต่างไปจากเดิมก็จำเป็นต้องใช้คำสั่งบนเมนูซ้ำอีก ยิ่งผู้ที่ใช้แฟ้มไม่ใช่คนที่สร้างแฟ้มนั้นขึ้นมา ยิ่งต้องหลีกเลี่ยงการใช้คำสั่งบนเมนูให้มาก เพราะผู้ใช้งานโดยเฉพาะหัวหน้าอาจใช้คำสั่งบนเมนูไม่เป็นหรือไม่เป็นเลย หากใช้เป็นก็อาจใช้งานในเงื่อนไขที่ต่างไปจากเดิมโดยไม่รู้ตัว นี่คือจุดอ่อนที่น่ากลัวที่สุดของการใช้ Pivot Table, Data Sort, Data Filter ซึ่งล้วนพึ่งพาการสั่งงานผ่านเมนูทั้งนั้น หากจำเป็นต้องใช้เมนู ควรทำใหม่ทุกครั้งแทนการนำของเก่ามาใช้ซ้ำอีก

    นิสัยของคนฉลาดใช้ Excel ต้องขี้เกียจใช้ Excel ทำงานใดก็ตามที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีก หันไปฝึกสร้างสูตรขึ้นมาใช้งานแทนการใช้คำสั่งบนเมนู พอข้อมูลเปลี่ยนแปลงไป สูตรที่สร้างไว้ก็จะหาคำตอบใหม่ให้ทันทีโดยไม่จำกัดว่าผู้ใช้งานจะเป็นใครหรือเก่ง Excel หรือไม่

    วิธีการสร้างสูตรก็ต้องฉลาดเลือกใช้เรื่องมือที่ช่วยทำให้สร้างสูตรได้ง่าย จากเดิมข้อมูลมีแค่ 10 เซลล์จาก A1:A10 ถ้าต่อมามีข้อมูลเพิ่มขึ้นกลายเป็นนับร้อยนับพันเซลล์ ตำแหน่งเซลล์กลายเป็นจากเซลล์ I101:IJI11011 ถ้ายังคงต้องใช้วิธีพิมพ์ตำแหน่งลงไปเองหรือใช้วิธีคลิกลากพื้นที่ก็ไม่ใช่ง่ายและอาจเสี่ยงที่จะใส่ตำแหน่งเซลล์ผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน ยิ่งต้องหาคำตอบลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้ม ยิ่งยากและเสี่ยงมากขึ้นอีก ... จะทำอย่างไรดี

    เครื่องมือสำคัญมากที่จะช่วยให้ฉลาดใช้ Excel สร้างสูตรได้ง่ายและลดความเสี่ยงก็คือ การใช้ Range Name หลังจากที่ตั้งชื่อให้กับตารางพื้นที่เพียงครั้งแรกเพียงครั้งเดียวแล้ว เมื่อต้องการนำตารางชื่อนั้นมาใช้ในสูตรก็เพียงแค่กดปุ่ม F3 หรือถ้าต้องการตรวจสอบขอบเขตของตารางที่ตั้งชื่อไว้ก็เพียงคลิกเลือกชื่อที่ช่อง Name Box ตรงซ้ายสุดของ Formula Bar หรือจะเลือกจากชื่อที่แสดงขึ้นเมื่อกดปุ่ม F5 ก็ได้

    สูตร =SUM(I101:IJI11011) เมื่อใช้ Range Name ช่วยก็จะกลายเป็น =SUM(KeyData) ซึ่งง่ายต่อการสร้าง พอสร้างแล้วตัวสูตรก็จะมีความหมายในตัวเอง
    Range Name นี้ ไม่ได้จำกัดแค่เพื่อใช้กับสูตรคำนวณเท่านั้น ถ้าฉลาดนำ Range Name มาใช้ร่วมกับการใช้คำสั่งบนเมนู จะช่วยทำให้ความกลัว ความเสี่ยง และความขี้เกียจหมดไปอีกด้วย

    คุณล่ะใช้ Pivot Table หรือใช้สูตร VLookup เป็นแล้วแต่ใช้ Range Name เสริมเข้าไปด้วยเป็นหรือยัง


    ฉลาดใช้ Excel สร้างบ้านสร้างตึกที่อยู่อย่างมีความสุข


    Pivot Table เป็นเครื่องมือที่นิยมใช้กันอย่างมาก เพราะสามารถหายอดรวมได้โดยไม่ต้องใช้สมองคิด หลายครั้งทีเดียวที่พบว่าพอหายอดที่ต้องการได้แล้วก็ต้องเสียเวลาซ่อนตาราง Pivot ตรงนั้นตรงนี้เพื่อให้เหลือตัวเลขแค่บางตัว ที่แย่ไปกว่านั้นอีกก็คือตารางข้อมูลที่มีอยู่ไม่พร้อมต่อการใช้คำสั่งสร้าง Pivot Table ได้ทันที ต้องวุ่นวายเสียเวลาจัดหน้าตาของตารางข้อมูลใหม่ก่อน ดังนั้นที่บอกกันว่า Pivot Table สร้างได้เพียงไม่กี่คลิก จึงมีเบื้องหลังที่ไม่ง่ายอย่างที่คิด

    การใช้ Excel มีเบื้องหน้าเบื้องหลังที่นึกไม่ถึงอยู่มากมาย บางคนใจร้อนอยากจะสร้างรายงานหน้าตาสวยหรูแต่ใช้ได้สักพักก็ต้องสร้างใหม่อีก ว่าไปแล้วก็เหมือนการสร้างบ้านสร้างตึก ถ้ารีบร้อนทาสีสวยๆทั้งๆที่ปูนฉาบยังไม่แห้ง เดี๋ยวเดียวสีก็ล่อน หลายคนเก่ง Excel รู้จักเครื่องไม้เครื่องมือเป็นอย่างดี แต่ก็เป็นได้แค่ช้างไม้ ช่างไฟ หรือช่างประปา แต่ไม่สามารถนำส่วนต่างๆของ Excel มาใช้ประกอบกัน ฝีมือยังไม่ถึงขั้นจะเป็นสถาปนิกหรือวิศวกร

    ฐานรากของ Excel ที่ทำให้ตึกไม่พัง ต้องเริ่มจากการบันทึกข้อมูลให้ถูกประเภท เรื่องของเงินหรือจำนวนคนจำนวนสินค้าก็ต้องบันทึกแบบตัวเลข เรื่องของชื่อหรือคำอธิบายประกอบรายการก็ต้องบันทึกแบบตัวอักษร ข้อมูลที่ผิดพลาดมากที่สุดซึ่งทำให้ตึกที่สร้างขึ้นมาอาจต้องทุบทิ้งสร้างกันใหม่ได้แก่ข้อมูลวันที่และเวลา ซึ่งมักดัดจริตบันทึกลงไปในเซลล์ตามแบบที่คิดกันเอาเองว่าใช้ได้ ปีพ.ศ. 2561 ที่เห็นกลับกลายเป็นค.ศ. 2561 ระยะเวลาทำงาน 11.15 นาทีที่กรอกลงไปก็นำไปคิดค่า OT ผิดพลาด

    พอตอกเสาเข็มเสร็จ ก่อนจะเริ่มเทปูนพื้นชั้นล่างต้องเตรียมวางระบบท่อน้ำดี ท่อน้ำเสีย ท่อไฟฟ้า อะไรๆที่จะกลายเป็นสาธารณูปโภคส่วนกลางที่ต้องนำมาใช้ร่วมกันต้องแยกออกมาให้เห็นเด่นชัด ข้อมูลเรื่องอะไรหรือสูตรคำนวณเรื่องอะไรที่เป็นของกลางซึ่งต้องนำมาใช้ร่วมกันก็แยกออกมาให้ทำไว้เพียงครั้งเดียว อย่าปล่อยให้มีเซลล์ที่ต้องเสียเวลาคำนวณหาค่า 1+2+3 หรือ 1+2+4 หรือ 1+2+5 ซึ่งต้องคิด 1+2 ซ้ำกันอยู่ตลอด วิธีที่ถูกต้องให้แยกเซลล์คิด 1+2 ไว้ให้เสร็จแล้วจึงลิงก์ผลที่เท่ากับ 3 ไปบวกต่อในเซลล์อื่นต่อไป เขียนอุปมาอุปไมยแบบนี้น่าจะเข้าใจหลักการแล้วใช่ไหม

    สมัยแรกที่มีโปรแกรม Excel เกิดขึ้น ยุคนั้นเราสามารถใช้สร้างบ้านได้แค่ชั้นเดียวเพราะในแฟ้มมีแค่ชีทเดียว ต่อมาไมโครซอฟท์ก็คุยว่าจะปรับ Excel ให้ทำงานแบบสามมิติได้ ที่แท้ก็คือการทำให้เราสามารถแยกข้อมูลเป็นหลายๆชีท ถัดมาก็เริ่มพัฒนาให้มีคำสั่ง Data Filter ซึ่งช่วยทำให้จัดแยกกลุ่มของข้อมูลได้ง่ายโดยไม่ต้องมีชีทหลายๆชีทอีกต่อไป แต่การที่เปิดให้เพิ่มชีทได้เยอะแยะกลับกลายเป็นว่าเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้ใช้งานสร้างตึกสูงเกินไปโดยไม่จำเป็น มี 12 ชั้นบ้าง(เพื่อแยกรายเดือน) หรือมี 30-31 ชั้นบ้าง(เพื่อแยกรายวัน) ในแฟ้ม Excel ของแต่ละคนมีชีทเยอะแยะไปหมด แถมมีจำนวนแฟ้มมากมายสร้างขึ้นใช้จนจำไม่ได้ว่าเก็บอะไรไว้บ้าง

    ข้อมูลอะไรค่าอะไรที่เป็นของกลางต้องไม่แอบเอาไปใช้ส่วนตัว หลักการนี้นำไปใช้คิดแยกชีทกับแยกแฟ้มได้ด้วย ตารางคำนวณเรื่องอะไรที่ต้องใช้คำนวณพร้อมกันเสมอต้องเก็บไว้ในแฟ้มเดียวกัน ให้สร้างไว้ในตึกหลังเดียวกัน เวลาจะเรียกใช้ก็แค่ไปที่ตึกให้ถูกหลัง จะได้ไม่ต้องเสียเวลาเปิดแฟ้มที่ลิงก์สูตรคำนวณกันหลายแฟ้ม แค่เปิดแฟ้มเดียวก็จะคำนวณครบทุกขั้นตอน ส่วนข้อมูลเรื่องอะไรที่ไม่ได้ใช้พร้อมกันให้สร้างโกดังแยกเป็นแฟ้มเก็บไว้ พอจะใช้งานก็สร้างลิงก์ดึงข้อมูลจากแฟ้มเรื่องนั้นๆมาใช้ เมื่อต้องการเปลี่ยนลิงก์ก็แค่ใช้คำสั่ง Data > Edit Links > Change Source ซึ่งช่วยในการดึงข้อมูลมาใช้ง่ายกว่าการแยกข้อมูลเก็บไว้เป็นชีทหลายๆชีทเป็นไหนๆ
      Posting comments is disabled.

    Latest Articles

    Collapse

    Working...
    X