ปีที่แล้วผมได้รับเกียรติจากผู้บริหารระดับสูงมากๆ มาเรียนกับผมแบบตัวต่อตัว

พอเปิดแฟ้มรายงานที่บริษัทใช้กันให้ดู ผมเห็นแล้วถึงกับขนลุก เพราะรายงานนั้นส่งมาจากต่างประเทศ สร้างด้วย Pivot Table แบบเหนือชั้นมากซึ่งคนที่สร้างได้แบบนี้ต้องเก่งจริงๆ สามารถใช้ Power Pivot สร้างสูตรที่ตามปกติ Excel ทำให้ไม่ได้

ผู้บริหารท่านนี้เล่าให้ฟังว่า แม้รายงานจะดูดีและให้ข้อมูลทุกอย่างครบในหน้าเดียวก็ตาม แต่เวลาจะหาตัวเลขที่ต้องการนั้นทำได้ยากมาก ต้องไล่มองหาตั้งนานกว่าจะเจอ

พวกเราลองนึกภาพดูซิครับว่า บนหน้าจอเครื่องโน๊ตบุ้คเล็กๆที่ใช้กันเนี่ย รายงานหน้าใหญ่ๆจะเบียดกันขนาดไหน

นี่คือที่มาเป็นแรงกระตุ้นให้ผมสร้างหลักสูตร Excel Dynamic and Automatic Solutions ขึ้นมาครับ

Pivot Table แม้จะช่วยหายอดตัวเลขให้ได้ง่ายก็ตาม แต่ถ้าข้อมูลมีมากมายหลายหัวข้อก็จะทำให้ผู้ใช้งานหาตัวเลขของรายการที่ต้องการยากมาก ผู้บริหารน้อยคนนักที่จะรู้ว่า จะใช้ Slicer ช่วยได้ยังไง ใช้ไปแล้วหน้าตารายงานก็เปลี่ยนตามไปเสียอีก ตัวเลขอะไรๆที่จำได้ว่าอยู่ตรงนี้กลับย้ายไปอยู่ที่อื่น

Pivot Table ควรเป็นรายงานสำหรับผู้บริหารระดับต้นเท่านั้น ช่วยหายอดรวมตามกลุ่มหัวข้อรายการต่างๆ แต่พอถึงขั้นทำรายงานนำเสนอผู้บริหารระดับสูงขึ้น ยังต้องพึ่งสูตรที่สร้างขึ้นจะยืดหยุ่นกว่า

ผู้บริหารอยากดูยอดของอะไร พอพิมพ์หัวข้อเรื่องนั้นลงไป Excel จะหายอดที่ต้องการมาให้ทันที อย่างน้อยจะแต้มสีบอกเสียหน่อยก็ยังดีว่า ตัวเลขที่ต้องการอยู่ตรงนี้