ถ้าคุณสร้างสูตรแบบนี้ =A1*.2

หรือแบบนี้ =Sum(G:G)

การสร้างสูตรแบบนี้แม้ยังไม่ส่งผลให้เห็นว่าคำนวณผิดพลาดในวันนี้ แต่จะเป็นระเบิดเวลาที่จะสร้างความหายนะได้ในอนาคต

ปัจจุบันอัตราภาษีของบริษัทเท่ากับ 20% เลยสร้างสูตร =A1*.2 ไว้ แต่ถ้าอีกหน่อยอัตราภาษีเปลี่ยนไปจากเดิมแล้วไม่มีใครมาแก้เลข .2 ในสูตรหรือลืมไปแล้วว่าใส่เลขนี้ไว้ที่เซลล์ไหนบ้าง สูตรนี้ย่อมคำนวณยอดภาษีผิดทันที

จำไว้ว่า หลักการสร้างสูตรที่ดี คือ ห้ามใส่ค่าคงที่ใดๆไว้ในสูตร ขอให้ใส่ตัวเลขอัตราภาษีไว้ในเซลล์ข้างนอก เช่น ใช้เซลล์ A2 เป็นเซลล์รับตัวแปรแล้วลิงก์ไปใช้ต่อในสูตรจะดีที่สุด สูตรจะเป็นแบบนี้ =A1*A2

=Sum(G:G) ผิดตรงไหน ยังไม่ผิดตอนนี้หรอกเพราะใน column G ยังไม่มีใครเผลอใส่ตัวเลขที่ไม่เกี่ยวข้องลงไป พอเวลาผ่านไปสัก 6 เดือน เจ้าของแฟ้มคนที่สร้างสูตรนี้ไว้ก็ลืมไปแล้วว่าสร้างอะไรไว้บ้างหรือพอส่งต่อแฟ้มให้คนอื่นไปใช้ต่อ พอใส่ตัวเลขที่ไม่เกี่ยวข้องลงไปใน column G ยอดรวมที่ได้ก็ผิดขึ้นมาทันที

การกำหนดตำแหน่งอ้างอิงในสูตร ห้ามอ้างอิงตำแหน่งเซลล์แบบไม่รู้จบทั้ง column หรือทั้ง row ทางที่ถูกต้องควรกำหนดขอบเขตตารางไว้ให้ชัดเจนโดยใช้ Range Name มาช่วย เช่น =Sum(SalesRange) ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ทันทีว่าขณะนี้ SalesRange เป็นพื้นที่ตารางจากเซลล์ไหนถึงเซลล์ไหน อยากจะขยายขอบเขตให้ใหญ่ขึ้นตามจำนวนรายการก็ทำได้

ถ้าใช้ Range Name ไม่เป็น ก็ควรกำหนดตำแหน่งอ้างอิงให้ชัดเจน =Sum(G2:G123) แล้วใช้วิธีตีกรอบใส่สีพื้นที่ตาราง G2:G123 ที่ใช้อ้างอิงในสูตรตามไปด้วยจะได้ทราบว่า พื้นที่ตรงนี้นะที่นำไปใช้ในการคำนวณ

ทุกวันนี้มีมีคำแนะนำวิธีใช้ Excel เผยแพร่ในอินเตอร์เน็ตเยอะมาก เมื่อนำวิธีการอะไรไปใช้ โปรดคิดให้ดีก่อนว่าจะกลายเป็นระเบิดเวลาหรือเปล่า

ticking time bomb