ใครไม่เคยทำแฟ้มเจ๊ง แฟ้มเสียบ้าง ยกมือขึ้น

lostFile

ขนาดผมระวังแล้วระวังอีก คอยเตือนคนอื่นมาตลอด เมื่อ 2 – 3 เดือนก่อนเผลอลบแฟ้มที่ใช้สอนทิ้งไป โดยกดปุ่ม Shift พร้อมกับกดปุ่ม DEL พร้อมกันไป ทำให้ลบไปแล้วไม่มีเก็บไว้ใน Recycle Bin ให้กู้กลับมาได้อีก ยังดีที่ลูกศิษย์ช่วยหาแฟ้มที่ผมเคยแจกมาให้

แฟ้ม Excel ที่คุณใช้อยู่บางแฟ้มมีราคานับหมื่นนับแสนบาท ลองเอาเงินเดือนคูณกับระยะเวลาตั้งแต่เริ่มสร้างดูซิครับ เป็นต้นทุนที่มีราคาแพงมาก

  1. เมื่อเปิดแฟ้มหน้าตาว่างๆขึ้นมา ควรจัดการตั้งชื่อแฟ้มให้สื่อถึงงานที่อยู่ในแฟ้มและจัดเก็บลงไปใน harddisk ทันที อย่ารอว่าให้สร้างไปสักพักแล้วจึงค่อยมาตั้งชื่อสั่ง save ทีหลัง
  2. อย่าเปิดแฟ้มหรือจัดเก็บแฟ้มไปที่ Flashdrive โดยตรง เพราะเสี่ยงที่แฟ้มจะไม่สมบูรณ์หากเนื้อที่เหลือไม่พอ
  3. ถ้าตั้งชื่อแฟ้มตามวันที่ ขอให้ตั้งชื่อแฟ้มตามเลขปีเลขเดือนเลขวัน เช่น 20191112 เพื่อทำให้สามารถจัดเรียงตามชื่อแฟ้มได้
  4. ชื่อแฟ้มและชื่อชีทที่เป็นภาษาอังกฤษควรใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก จะได้ดูแตกต่างจากชื่อสูตร Excel และเห็นแตกต่างจากชื่อสูตร Excel ที่เป็นตัวใหญ่เสมอ
  5. พยายามสั่ง save บ่อยๆโดยอย่า save ทับชื่อเดิม จะได้มีแฟ้มรุ่นก่อนแก้ไขมาใช้ต่อได้ด้วย
  6. หลีกเลี่ยงการตั้งชื่อแฟ้มภาษาไทย เพราะพอส่งไปส่งมาทางอีเมลอาจเจอว่าระบบบางแห่งอาจไม่ยอมรับชื่อแฟ้มภาษาไทย
  7. ใน Harddisk ควรแบ่ง partition เป็น drive สำหรับเก็บข้อมูลแยกต่างหากจาก drive C ที่ใช้เก็บตัวโปรแกรม สร้างโฟลเดอร์เป็นเรื่องๆสำหรับเก็บแฟ้มไว้ใน drive นี้
  8. หา External harddisk มาใช้เพื่อทำการ copy เพื่อ backup ทั้ง drive ที่เป็น data ไว้เสมอ โดยผมจะทำสำเนา drive C ไว้ด้วยโดยใช้โปรแกรมชื่อ Acronis True Image เผื่อว่าวันหนึ่งเครื่องเจ๊งหรือถูกไวรัสบุก จะได้กู้ทั้งโปรแกรมและ data กลับมาได้
  9. เมื่อมี drive สำหรับ data แล้ว เลิกเสียทีกับการจัดเก็บแฟ้มไว้ที่ Desktop