มาคิดหาวิธีที่จะแยกข้อมูลตามภาพตารางสีเขียวด้านซ้ายมือตามรายชื่อ color ใน column D ออกเป็นชีทละสี เช่น แยกสินค้าที่มีสีดำออกมาเป็นรายงานชีทหนึ่งตามตารางสีน้ำเงินด้านขวา สินค้าสีอื่นๆก็ต้องทำแบบเดียวกัน ชีทหนึ่งสินค้าสีหนึ่ง จะทำยังไงดี

เชื่อว่าหลายคนต้องคิดถึงวิธีใช้ Filter เพื่อเลือกให้แสดงรายการเฉพาะสีที่ต้องการแล้ว copy ตารางที่ได้ออกไปวางที่ชีทใหม่ ส่วนสีอื่นๆก็ต้องทวนซ้ำใช้ขั้นตอนเดียวกันไปเรื่อยๆใช่ไหม บางคนอาจคิดเลยไปว่าต้องพึ่ง VBA มาช่วย ... ไม่จำเป็นเลย Pivot Table ช่วยได้

คนที่เคยสร้าง Pivot Table เคยดับเบิลคลิกลงไปในตัวเลขในตาราง Pivot กันบ้างไหม จะพบว่า Excel จะสร้างชีทใหม่ที่มีรายการที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขที่ดับเบิลคลิกให้ทันที วิธีนี้เรียกว่าการ Drill Down ซึ่งปกติเป็นคำสั่งที่ทำให้เป็นปกติอยู่แล้วใน Pivot Table Options > Data ซึ่งจะพบช่อง Enable show details กาไว้อยู่แล้ว

แทนที่จะใช้ Filter ไปเองหรือหันไปใช้ VBA ให้เริ่มจากสร้างตาราง Pivot เพื่อหายอดรวมของแต่ละสี จากนั้นแค่ดับเบิลคลิกไปที่ยอดรวมด้างล่างสุดของแต่ละสีก็จะได้ชีทใหม่แยกข้อมูลของสีนั้นให้ทันที หรือถ้าอยากจะแยกตารางตามรายการประเภทอื่น เพียงสร้างตาราง Pivot ให้หายอดรวมของรายการเรื่องนั้นๆไว้แล้วดับเบิลคลิกยอดในตาราง Pivot ก็จะได้ชีทใหม่แสดงรายละเอียดของเรื่องนั้นๆนั่นเอง

PivotDrillDown