ทำไมสูตร Sum(B2:B3) ซึ่งนำเลข 123 ไปรวมกับตัวอักษร abc จึงได้คำตอบเท่ากับ 123 ซึ่งเชื่อว่าหลายคนต้องตอบว่าเพราะตัวอักษรมีค่าเท่ากับ 0 ถ้าใครตอบแบบนี้ก็ต้องถามต่อไปว่า ทำไมสูตร =B2+B3 จึงหาคำตอบไม่ได้ กลับได้ #VALUE! ออกมาแทน

LotusText0

ตัวอักษรที่คุณบันทึกลงไปในเซลล์ จะมีค่าเท่าใดนั้นขึ้นอยู่กับว่ากำลังนำตัวอักษรนั้นไปใช้แบบใด ใช้กับคำสั่งใด หรือใช้กับสูตรใดในโปรแกรม Excel ซึ่ง Excel จะให้ความหมายกับตัวอักษรต่างกัน

• ตัวอักษร ไม่ได้มีค่าเท่ากับ 0 เพราะเมื่อนำไปเทียบในสูตร =B3=0 จะคืนค่าเท่ากับ FALSE แต่ตัวอักษรจะมีค่ามากกว่าเลขทั้งปวง เพราะในสูตร =B3>999999999999999 จะคืนค่าเท่ากับ TRUE

(ปัจจุบันตัวเลขใน Excel ที่ไม่ได้นำหน้าด้วย 0 จะรับได้สูงสุด 15 หลักแต่สามารถรับค่า 999999999999999000000000000000000000...ใส่ศูนย์ต่อไปได้อีกกี่ตัวแค่ไหนลองใส่กันเองดู ซึ่งใน Excel รุ่นใหม่หรือ 64 bit น่าจะต่างกันไปอีก)

• ตัวอักษร ไม่มีค่าอะไรเลยหรืออาจเรียกได้ว่าสำหรับสูตรบางสูตรของ Excel แล้วตัวอักษรไม่มีตัวตนเสียด้วยซ้ำ เช่น สูตร Count(B2:B3) เพราะสูตรนี้จะนับจำนวนเซลล์ที่เป็นตัวเลขเท่านั้น และต้องมีสถานะเป็นตัวเลขจริงๆเท่านั้นด้วย จะไม่นับเซลล์ตัวเลขที่มีสถานะเป็นตัวอักษร

ดูได้จากสูตร Count(B6:B7) ซึ่งเซลล์ B7 ใส่ ‘123 เอาไว้หรือถูกกำหนด Format Cells > Number > Text เอาไว้

• ตัวอักษร มีค่าเป็นอะไรก็ไม่รู้และกลับมามีตัวตน เมื่อนำไปใช้กับสูตร CountA (ย่อมาจากคำว่า Count All) ซึ่งนับจำนวนเซลล์ที่บันทึก numbers, text, logical values, error values, และ empty text ("")

• ตัวอักษร เมื่อนำไปใช้กับสูตร Sum(B2:B3) จะถือว่าไม่มีตัวตน เพราะสูตร Sum จะหายอดรวมจากเซลล์ตัวเลขเท่านั้นในหลักการเดียวกันกับสูตร Count

(แต่สูตร Sum ทำงานแพ้สูตร Count ตรงที่ถ้าเซลล์หนึ่งที่อ้างไว้ในสูตรเป็น Error จะทำให้สูตร Sum หาคำตอบไม่ได้จะ error ตามแต่สูตร Count ยังนับต่อได้)

• ตัวอักษร ที่ใส่ไว้ข้างหลังเครื่องหมาย = หรือใส่ไว้ในวงเล็บของสูตร ถ้าเป็นตัวอักษรที่ Excel ไม่รู้จักจะคืนค่า error #NAME? ซึ่งต้องใส่ตัวอักษรในเครื่องหมายคำพูดไว้เสมอ เว้นแต่ตัวอักษรนั้นเป็นชื่อสูตรหรือชื่อ Range Name จึงจะใส่ลงไปได้เลย

• ตัวอักษร ไม่จำเป็นต้องเห็นว่าเป็นตัวอักษรแสดงให้เห็นก็ได้ เช่น เมื่อพิมพ์เครื่องหมายฝนทอง ‘ ลงไปในเซลล์ ซึ่งจะพบว่าสูตร IsText(Cellฝนทอง) คืนค่า TRUE และสูตร CountA(Cellฝนทอง) นับได้เท่ากับ 1 แต่สูตร Len(Cellฝนทอง) = 0 จะนับความยาวของฝนทองไม่ได้

• ตัวอักษร เมื่อนำไปจัดเรียงลำดับจากน้อยไปมาก จะพบว่าเรียงต่อท้ายตัวเลข ซึ่งดูเหมือนว่าเพราะ Excel ถือว่าตัวอักษรมีค่ามากกว่าเลขทั้งปวง

หากวันหนึ่ง Excel สามารถรับตัวเลขได้ไม่จำกัดหรือแม้แต่จะจำกัดแค่ค่าใดก็ตามก็จะพบว่าตัวอักษรถูกจัดเรียงไว้หลังจากตัวเลขอยู่ดี จึงกล่าวได้ว่าในคำสั่ง Sort นั้น Excel ถือว่าตัวอักษรเป็นอินฟินิตี้ (ไม่จำกัด)

(แต่ที่ถูกต้องควรตอบว่าเป็นเพราะคำสั่ง Sort ถูกสร้างมาแบบนั้น ใน Excel รุ่นใหม่อาจมี Option ให้เรียงต่างไปจากเดิมก็ได้)

• ตัวอักษร ไม่ได้มีค่าเรียงจากน้อยไปมาก a-z หรือ ก-ฮ เสมอไป เพราะคอมแต่ละเครื่องอาจกำหนดลำดับการเรียงแบบ Custom List เพื่อเรียงลำดับตามที่กำหนดไว้ล่วงหน้าก็ได้

• ถ้าอยากทำให้สิ่งที่อธิบายมาข้างต้นทั้งหมดนี้ไม่ได้เป็นตามนั้นเสมอไป ใน Excel มีคำสั่งพิเศษใน Excel Options > Advanced > Lotus compatibility : Transition formula evaluation ที่จะทำให้ตัวอักษรใน Excel มีค่าเท่ากับ 0 ซึ่งจะส่งผลตามภาพด้านขวาและจะทำให้ในชีทที่กำหนด Excel รับรู้ตัวอักษรแบบ Lotus 1-2-3 แทน

• เรื่องของตัวอักษรยังไม่จบเพียงแค่นี้ ยังไม่อีกหลายประเด็นขึ้นอยู่กับว่ากำลังนำตัวอักษรนั้นไปใช้แบบใด ใช้กับคำสั่งใด หรือใช้กับสูตรใดในโปรแกรม Excel

ทั้งหมดนี้จะง่ายขึ้นมาก หากใช้หลักต่อไปนี้ในการใช้ Excel

“ตัวเลขต้องเป็นตัวเลขจริงๆที่ชิดขวาของเซลล์ อย่าใช้ตัวเลขที่ทำหน้าที่เหมือนตัวอักษร อย่าเอาตัวอักษรไปปนกับตัวเลข”