เริ่มต้นในการใช้ Excel สร้างงานต้องเริ่มจากการสร้างตารางฐานข้อมูลขึ้นมาก่อน จากนั้นจึงใช้สูตรดึงข้อมูลไปสร้างเป็นรายงาน ซึ่งรายงานที่ทำนี่แหละที่จะชี้เป็นชี้ตายว่า สุดท้ายจะไปได้ถึงไหน ผู้ใช้แฟ้มจะยังคงเป็นแค่ตัวผู้สร้างเอง หัวหน้าระดับรองๆ หรือจะไปได้ไกลถึงผู้ใช้แฟ้มที่เป็นผู้บริหารระดับสูง

แฟ้มรายงานที่สร้างขึ้นจะไม่ต่างจากรายงานที่เป็นหน้ากระดาษเลย หากรายงานที่สร้างขึ้นทำมาแบบให้ผู้ใช้แฟ้มได้แต่เปิดแฟ้มขึ้นมาดูเฉยๆ ซึ่งดีกว่าการดูจากแผ่นกระดาษนิดเดียวตรงที่สามารถเปิดดูในหน้าจอ Excel แล้วคลิกขยายภาพบนจอให้ใหญ่หรือเล็กได้ด้วย

Pivot Table หรือแม้แต่ภาพกราฟที่ได้จาก Power BI สุดท้ายสำหรับผู้บริหารก็ไม่ได้ต่างจากรายงานที่เป็นหน้ากระดาษ พอผู้บริหารจะหาค่าอะไรที่ต่างไปจากเดิมก็ต้องสั่งลูกน้องให้สร้างแฟ้มหน้าตารายงานแบบใหม่ขึ้นมาให้อยู่อีก

โดยทั่วไปผู้บริหารพอจะใช้ Excel ได้บ้างแค่ใช้เมาส์คลิกดูตัวเลขรายงานตรงนั้นตรงนี้เท่านั้น ยากที่จะหาผู้บริหารซึ่งรู้จักการใช้เมนูหรือสร้างสูตรเป็น

คงจะดีมิใช่น้อยหากแฟ้มงานที่สร้างขึ้นนั้น สร้างขึ้นมาเผื่อให้ผู้บริหารสามารถเปลี่ยนเงื่อนไขในการคำนวณได้เอง สามารถเลือกหัวข้อหรือเปลี่ยนหัวเรื่องที่ต้องการให้คำนวณได้ตามใจชอบ

ในการสร้างแฟ้มนั้น เริ่มต้นต้องรู้จักแยกตัวแปรหรือเรื่องอะไรๆที่ผู้บริหารต้องการเปลี่ยนแปลง นำไปใส่ไว้ในเซลล์รับตัวแปร ถ้าการคำนวณที่ผู้บริหารมีหลายแบบ เช่นอาจต้องการค่ารวม ค่าเฉลี่ย หรือค่าสูงสุด ก็ต้องสร้างสูตรแต่ละแบบเผื่อไว้ตั้งแต่แรก แล้วทำช่องให้สามารถคลิกเลือกได้ด้วยว่าอยากจะเลือกใช้สูตรไหน ถ้าผู้บริหารอยากจะโยกย้ายจัดหน้าตารางใหม่ตามใจชอบก็ต้องสร้างงานโดยเลือกใช้สูตรที่ยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งตาราง

XLDynamicUI

เรื่องสุดท้ายซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้แฟ้มในการวิเคราะห์ดูว่าถ้าเปลี่ยนค่าตรงนั้น เพิ่มลดยอดขายตรงนี้ แก้ราคาขายสินค้าใหม่ จะส่งผลต่อผลประกอบการยังไง นั่นก็คือต้องสร้าง Data Table ไว้ให้ผู้บริหารใช้ด้วย

 

อ่านเรื่องของตัวแปรได้จาก https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/component/search/?searchword=%E0%B8%95%E0%B8%B1%E0%B8%A7%E0%B9%81%E0%B8%9B%E0%B8%A3&searchphrase=all&Itemid=101