ผู้ที่ติดตามอ่านบทความนี้ คงสงสัยขึ้นมาทันทีเมื่อพบคำเตือนว่า ควรใช้สูตรนี้ในแฟ้มของฉันเองคนเดียวเท่านั้น ทั้งๆที่ในความเป็นจริงนั้นสูตร VLookup เป็นสูตรที่ใช้กันอย่างแพร่หลายทั้งในแฟ้มที่ใช้เองคนเดียวและในแฟ้มที่ใช้งานร่วมกัน คำถามที่ผุดขึ้นตามมาจึงต้องถามต่อไปว่าแล้วจะใช้ VLookup อย่างไรล่ะจึงจะปลอดภัยทั้งต่อตัวเองและผู้อื่น

  1. ควรเลือกใช้สูตร VLookup ต่อเมื่อมั่นใจ 100% ว่าตารางฐานข้อมูลมีมาตรฐานตายตัว ไม่มีการ insert column หรือสลับ column ให้มีลำดับต่างไปจากเดิม

  2. หาทางป้องกันไม่ให้ insert column เช่น สั่ง Protect Sheet หรือสร้างสูตร array แบบหลายเซลล์ต่อเนื่องกันเป็นรั้วไว้บนหัวตาราง ซึ่งเมื่อมีการสั่ง insert column แทรกจะทำไม่ได้และถูกเตือนบนจอว่า You can’t change part of an array ดูตัวอย่างและวิดีโอวิธีการนี้ได้จาก https://www.excelexperttraining.com/forum/articles/managing-excel-articles/246-วิธีสร้างรั้วไฟฟ้า

  3. แทนที่จะใส่เลขที่ column ไว้เป็นค่าคงที่ในวงเล็บของสูตร VLookup ให้สร้างสูตร Match ทำหน้าที่หาเลขที่ตำแหน่งของ column ให้แทนโดยอัตโนมัติ ดูวิธีการนี้ได้จาก https://www.excelexperttraining.com/forum/articles/excel-formulas-articles/1058-ข้อควรระวังในการใช้-vlookup

  4. ใช้สูตร VLookup ที่หาค่าแบบ Exact Match ไว้ก่อนเสมอ เว้นแต่จำเป็นและมั่นใจจริงๆจึงใช้แบบ Approaching Match (approximated match) เพราะสูตรแบบ Exact Match นั้นสามารถใช้กับข้อมูลใน column ซ้ายสุดที่ไม่เรียงลำดับและจะหาค่าพบหากมีค่านั้นจริงเท่านั้น ดูตัวอย่างและวิดีโอวิธีการนี้ได้จาก https://www.excelexperttraining.com/home/online/manuals/managing-data/495-vlookup

  5. ควรใช้ Range Name ในการอ้างอิงตำแหน่งอ้างอิงภายในสูตร VLookup เพื่อช่วยให้สามารถตรวจสอบขอบเขตตารางข้อมูลว่าเมื่อมีการบันทึกรายการใหม่เพิ่มขึ้นนั้นยังหาจากตารางทั้งหมดครบตามต้องการหรือไม่

  6. พยายามใช้สูตร VLookup แบบที่คนทั่วไปเข้าใจกัน หลีกเลี่ยงการใช้สูตร VLookup แบบแปลกซึ่งน้อยคนนักเข้าใจ โดยหันไปใช้สูตรอื่นที่เข้าใจได้ง่ายเช่น Match Index แทนไปเลยจะปลอดภัยกว่า