แฟ้มที่ใช้สูตร VLookup หรือมีตาราง Pivot Table อยู่ ควรเป็นแฟ้มของฉันคนเดียว ไม่ควรปล่อยให้คนอื่นเข้ามาใช้ ซึ่งไม่ใช่แค่ VLookup  กับ Pivot Table เท่านั้น ยังมีอีกหลายอย่างมากมายที่ไม่ควรปล่อยให้คนอื่นเข้ามาใช้ เพราะถ้าเขาใช้ตามแบบที่เขาใช้ ไม่ใช่ตามแบบที่คนที่สร้างแฟ้มนั้นใช้อยู่ อาจทำให้สูตร VLookup หรือ Pivot Table หรือใช้คำสั่งแบบเดิมอยู่ หาคำตอบผิดได้ทันที

ถ้าคุณเป็นเจ้าของเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานอยู่คนเดียว สร้างแฟ้มขึ้นมาใช้คนเดียว จะซ้อนสูตรยากๆยาวๆให้ยาวเฟื้อยแค่ไหนหรือจะใช้ VBA ก็ตามใจ จะปรับระบบ Excel Options เป็นแบบใดที่คุณชอบ ไม่มีใครมายุ่งเกี่ยวด้วย แบบนี้คุณจะใช้ Excel แบบใดก็ได้ มันเป็นเรื่องของคุณที่ต้องรับผิดรับชอบอยู่คนเดียว เชิญใช้งานแบบของคุณตามสบาย

หากวันหนึ่งผู้สร้างแฟ้มย้ายงาน ลาออกจากงานไป เพื่อนหรือรุ่นน้องที่รับแฟ้มมาใช้งานต่อ จัดการสั่ง insert column หรือสลับ column ย่อมส่งผลทำให้สูตร VLookup ที่กำหนดเลขที่ column ไว้ในตัวสูตรหาคำตอบผิดมาให้ เพราะยังคงหาค่าคำตอบมาจาก column เลขเดิม

แค่สั่งให้แฟ้มนั้นคำนวณแบบ Manual เอาไว้ซึ่งทำให้ Excel หยุดคำนวณจนกว่าจะกดปุ่ม F9  คนทั่วไปที่ไม่คุ้นกับการคำนวณแบบนี้ ย่อมเข้าใจว่าพอใส่ค่าใหม่ลงไปในตาราง Excel ย่อมคำนวณหาค่าใหม่ให้ทันที

รายการที่กรอกเพิ่มลงไปในตารางจะส่งค่าใหม่ไปปรับให้ในตาราง Pivot Table หรือตารางที่สร้างจาก Power query หรือ Power BI ให้หรือไม่ หลายคนอาจเข้าใจว่าสั่ง refresh แค่นั้นแหละก็ได้ค่าใหม่มาคำนวณใหม่ให้แล้ว ทั้งที่ในความเป็นจริงนั้นขึ้นกับว่าคนที่สร้างแฟ้มได้คิดเผื่อ หาทางสร้างสูตรหรือกำหนดให้ดึงข้อมูลรายการใหม่มาให้ตั้งแต่ตอนที่สร้างไว้หรือเปล่า เผื่อไว้ถึงขั้นตารางที่เป็น source ยังคงมีโครงสร้างตามเดิมหรือเปลี่ยนไปได้ด้วยหรือไม่

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็นของบริษัท มักถูกฝ่ายจัดหาปรับระบบให้เลิกเตือนเรื่อง Trust หรือระบบความไว้วางใจเมื่อเปิดแฟ้ม แทนที่จะต้องคอยตอบปัญหาว่า ทำไมต้องคลิกปุ่มบนแถบเหลืองบนหน้าจอ เลยจัดการสั่งให้ Excel เลิกเตือนไปเสียเลย ที่แย่ไปกว่านั้นบางบริษัทเซ็ทระบบให้ Enable Macro ทันทีเมื่อเปิดแฟ้ม ซึ่งน่ากลัวมากหากแฟ้มนั้นติดไวรัสอะไรมา

หลักการที่ควรยึดถือในการสร้างแฟ้มงานหรือใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกันก็คือ ควรใช้แบบปกติตามที่ระบบในโปรแกรม Excel กำหนดไว้ตั้งแต่ต้น แต่ถ้าจำเป็นต้องใช้อะไรที่แปลกไปก็ควรคิดเผื่อไว้เสมอถึงใจของคนอื่นบ้าง เผื่อไว้ให้คนอื่นรับแฟ้มไปใช้งานต่อได้อย่างถูกต้อง ปลอดภัยไว้ก่อน