ในการใช้ Excel สร้างแฟ้มขึ้นมาให้ใช้งาน ถ้าสร้างเองเพื่อใช้เองก็แล้วไป แต่ถ้าสร้างขึ้นมาเพื่อให้คนอื่นใช้หรือสร้างตามความต้องการของคนอื่น เช่น หัวหน้าหรือพนักงาน โดยเฉพาะคนที่ใช้ Excel ไม่เป็นต้องระวังให้มาก สอบถามสิ่งที่เขาเหล่านั้นต้องการให้ดี ไม่งั้นแล้วไข่ไก่อุตส่าห์ทะนุถนอมฟูมฟักมาอย่างดีเพื่อที่จะฟักออกมาเป็นไก่ แต่สิ่งที่เขาต้องการคือเป็ด

ผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่ เมื่อสร้างงานขึ้นมามักมุ่งแต่ว่าจะสร้างรายงานออกมาให้ได้ตามที่ตัวเองต้องการ ยังติดนิสัยใช้ Excel ได้แค่เป็นเครื่องคิดเลขเท่านั้น คิดกันง่ายๆว่าพอกรอกข้อมูลลงไป ขอให้ Excel ออกรายงานออกมาได้เป็นพอ น้อยคนนักที่จะคิดไปไกลถึงการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ว่า พอต้องทำรายงานนั้นซ้ำแล้วซ้ำอีกจะต้องทำอย่างไร โดยไม่จำเป็นต้องสร้างหน้ารายงานนั้นซ้ำแล้วซ้ำอีก ไม่ต้องมีหลายชีทหรือหลายแฟ้มที่มีหน้าตาเหมือนกันเยอะแยะไปหมด

หัวหน้าหรือผู้ที่มอบหมายงานควรให้รายละเอียดในสิ่งที่ต้องการ ดังนี้

  1. ต้องอธิบายสิ่งที่ต้องการให้ละเอียด แต่อย่ากำหนดวิธีการว่าต้องทำแบบนั้นแบบนี้ เพื่อเปิดทางเลือกอื่นที่อาจจะสร้างงานได้เร็วกว่า สะดวกกว่า
  2. อย่ากำหนดหน้าตารายงานที่ตายตัวแบบเดียว เพราะอาจเป็นหน้ารายงานที่สร้างขึ้นมาได้ยากมากซึ่งต้องใช้เวลาเป็นวันกว่าจะทำเสร็จ ในขณะที่บางวิธีของ Excel จะหาตัวเลขที่ต้องการได้โดยใช้เวลาไม่กี่วินาทีก็หาคำตอบได้แล้ว
  3. เรื่องอะไรที่ยังไม่แน่ใจขอให้บอกมาให้หมด ยังไม่รู้ว่าต้องการตัวเลขอะไรอีก หรืออาจมีเงื่อนไขอะไรที่ยังคิดไม่ออกตอนนี้ ก็ขอให้บอกมาด้วยว่ายังคิดไม่ออกแต่ยังอาจมีอีก ผู้สร้างงานจะได้คิดเผื่อไว้ให้
  4. แยกเงื่อนไขที่ใช้คำนวณออกมาว่า ค่าอะไรบ้างที่เป็นค่าคงที่ ค่าอะไรบ้างที่จะแปรเปลี่ยนไปได้อีกในอนาคต
  5. อยากให้ผู้ใช้แฟ้มเป็นใครบ้าง ใช้คนเดียว หรือใช้งานหลายคนร่วมกัน กี่คน

นอกจากเป้าหมายสิ่งที่ต้องการ ซึ่งเป็นเรื่องในอนาคตแล้ว ควรอธิบายขั้นตอนการทำงานที่ใช้ในปัจจุบันให้ผู้สร้างงานทราบด้วย