ใน Excel ถือว่าข้อมูลที่เป็นวันที่มีค่าเป็นตัวเลข โดยเริ่มจากวันที่ 1/1/1900 กำหนดให้มีค่าเท่ากับ 1 ซึ่งเรียกว่า Date Serial Number ส่วนเรื่องของเวลาจะเริ่มจาก 0:00:00 - 23:59:59 ซึ่งมีค่าเป็นเลขทศนิยม

ถ้าพิมพ์ 23/2/2020 12:00 ลงไปในเซลล์แล้วเปลี่ยน Format เป็น General จะได้ตัวเลข 43884.5 ซึ่งหมายถึงวันที่นี้เป็นวันที่ 43884 นับ 1 มาจากวันที่ 1/1/1900 ส่วนค่าทศนิยม .5 หมายถึงเป็นครึ่งหนึ่งของวันนั่นคือเที่ยงวัน

สังเกตด้วยว่าใน Excel ไม่มีเวลา 24:00:00 เพราะ Excel จะถือว่าขึ้นวันใหม่ไปแล้วเป็นเวลา 0:00:00 ของวันถัดไป พอพิมพ์เวลา 24:00 ลงไปในเซลล์ พอมองที่ช่อง Formula Bar จะเห็น 1/1/1900 0:00 เสมอ หากต้องการทำให้ Excel แสดงเป็น 24:00 ต้องเปลี่ยน Format จาก h:mm ไปเป็น [h]:mm ซึ่งเป็นรูปแบบสำหรับแสดงระยะเวลาสะสมไปเรื่อยๆ ต่างจาก h:mm ซึ่งเป็นรูปแบบของเวลา

แม้ Excel เริ่มนับวันตั้งแต่ 1/1/1900 แต่คำนวณวันที่ในช่วง 1/1/1900 - 28/2/1900 ผิดทั้งหมดเพราะในปีค.ศ.1900 เดือนกุมภาพันธ์มีเพียง 28 วัน แต่ Excel ถือว่ามี 29 วัน

วิธีการตรวจสอบว่าปีค.ศ.ใดมี 28 หรือ 29 วันในเดือนกุมภาพันธ์ ให้นำเลขปีค.ศ.ตั้งหารด้วย 4 ถ้าลงตัวอาจจะมี 29 วัน โดยต้องตรวจสอบให้ละเอียดต่อไปอีกว่า ถ้าเลขปีหารด้วย 100 ลงตัวแล้วหารด้วย 400 ปีลงตัวด้วยหรือไม่ ซึ่งปี 1900/400 ไม่ลงตัวจึงมีเพียง 28 วันเท่านั้น

นอกจากนี้ก่อนจะใช้วันที่ใน Excel ยังต้องตรวจสอบก่อนว่าระบบ Windows ในส่วนของ Region ที่ใช้อยู่กำหนดให้ใช้วันที่ตามแบบของประเทศใด ถ้าเป็นประเทศไทยใช้หลักวันเดือนปี แต่ถ้าเป็นอเมริกาใช้หลักเดือนวันปี ดังนั้นค่าที่เห็นในเซลล์ 4/5/2020 จะมีความหมายต่างกันว่าเป็นวันที่ 4 เดือน 5 หรือวันที่ 5 เดือน 4 ก็ได้

ผู้ใช้ Excel ต้องเริ่มจากบันทึกโครงสร้างของวันที่ให้ตรงกับ Region เสมอ จากนั้น Excel จะรับรู้ค่าของวันที่ได้ถูกต้อง พอส่งแฟ้มไปเปิดต่าง Region กันก็ไม่ต้องห่วงเพราะ Excel จะรับรู้ถูกต้องให้เอง

ต้องสังเกตให้ดีว่าวันที่ซึ่งบันทึกลงไปในเซลล์นั้นชิดข้างขวาหรือซ้ายของเซลล์ ถ้าชิดขวาแสดงว่า Excel ยอมรับค่านั้นเป็นตัวเลข Date Serial Number และนำไปใช้ในการคำนวณต่อได้เลย

DateTime

ถ้าพิมพ์ 23/2/2020 ลงไปแล้วพบว่าชิดซ้ายแสดงว่าระบบ Region ไม่ใช่ประเทศไทย เช่น อเมริกา ไม่มีเดือนที่ 23

ถ้าพิมพ์ 2/23/2020 ลงไปแล้วชิดซ้าย แสดงว่าระบบ Region เป็นประเทศไทยแน่ๆ เพราะไทยไม่มีเดือน 23

สำหรับคนไทยต้องระวังอย่าพิมพ์เลขปีพ.ศ.ลงไปแบบนี้ 23/2/2563 เพราะ Excel จะรับรู้ว่าเป็นปีค.ศ.2563 จึงต้องย้ำกับคนไทยที่ชอบใช้ปีพ.ศ.ว่าให้พิมพ์ปีค.ศ.เท่านั้น จากนั้นเมื่อต้องการแสดงเป็นปีพ.ศ.ให้เปลี่ยน Format ไปใช้รูปแบบของประเทศไทยแทน เช่นเปลี่ยนจาก d/m/yyyy ไปเป็น d/m/bbbb แทน