คุณรู้จักวิธีการจัดเก็บข้อมูลไหม

ผู้ที่ทำงานด้าน database คงมองว่า Excel ไม่เหมาะหรอกที่จะใช้ Excel จัดเก็บเป็นฐานข้อมูล แม้แต่เจ้าหน้าที่ไมโครซอฟท์ที่สร้าง Excel ขึ้นมา ตั้งใจแค่ว่าให้ใช้ Excel สำหรับวิเคราะห์ตัวเลข ไม่ได้คิดเลยว่า คนทั้งโลกจะหาทางใช้ Excel เลยเถิดกันอย่างเช่นทุกวันนี้

ผมเชื่อว่าเกือบจะร้อยทั้งร้อยของผู้ใช้ Excel ไม่เคยทราบหรอกว่าจะต้องจัดเก็บข้อมูลใน Excel ในโครงสร้างตารางหน้าตาแบบไหน จะแยกตาราง แยกชีท หรือแยกแฟ้มดี จึงจะสามารถนำสูตรหรือคำสั่งบนเมนูมาใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ทันที

พอเวลาผ่านไป ใช้ไปใช้มา ข้อมูลที่เก็บไว้เริ่มมากขึ้น แฟ้มใหญ่ขึ้น ครั้นจะค้นหาข้อมูลที่เก็บไว้ก็ทำได้ยากเสียแล้ว

ส่วนคนที่พอจะรู้วิธีจัดเก็บข้อมูล ก็มักไม่รอบรู้ว่า Excel มีเครื่องมืออะไรไว้ให้ใช้บ้าง มัวแต่ติดอกติดใจกับ Pivot Table VLookup โดยหารู้ไม่ว่ายังมีทางอื่นที่จะสร้างรายงานได้ง่ายหรือดีกว่าอยู่อีก

ส่วนคนที่ถนัดใช้โปรแกรมฐานข้อมูลก็มักคิดแต่ว่าจะใช้โปรแกรมที่ตัวเองถนัด แต่ลืมนึกไปว่าเพื่อนร่วมงานเขาถนัดโปรแกรมนั้นๆด้วยหรือไม่ พอตนเองย้ายงานหรือลาออกไป จะหาคนอื่นมารับงานแทนได้ยากยิ่ง

นี่คือสาเหตุของหลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลว่าทำไมต้องมีคำต่อท้ายว่า แทน Access กันดีกว่า