วิดีโอ หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า
ภาคแรก การจัดเตรียมฐานข้อมูลและบันทึกข้อมูล

วิดีโอแนะนำหลักสูตร


 

วิดีโอแนะนำการปรับระบบ Excel Options

เนื้อหาในวิดีโอนี้อธิบายแบบย่อ แนะนำให้ลงทะเบียนสมัครหลักสูตร"เตรียมพร้อมเครื่อง เตรียมพร้อม Excel" ราคา 0 บาท ซึ่งอธิบายไว้อย่างละเอียด


 

วิดีโอตอนที่ 1
วิธีการใช้เมนูเพื่อไปยังชีทต่างๆ

เมื่อเปิดแฟ้มให้คลิก Enable ที่แถบเหลืองด้านบนของจอเพื่อทำให้สามารถใช้เมนูในหน้า Home คลิกไปยังชีทแต่ละเรื่อง เมื่อต้องการกลับมาที่หน้าเมนูให้คลิกที่เซลล์ A1 ของแต่ละชีท


 

วิดีโอตอนที่ 2
เมื่อใดจะใช้ Excel เมื่อใดจะใช้ Access

Excel มีความสามารถที่เหนือกว่าโปรแกรมอื่นอย่างไรบ้าง ทำไมบริษัทขนาดใหญ่ที่มีโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงใช้อยู่แล้ว ยังจำเป็นต้องใช้ Excel ในการทำงาน

ประเด็นในวิดีโอนี้ มิได้ต้องการให้ใช้แต่ Excel เท่านั้น หากแต่ควรเลือกใช้โปรแกรมให้เหมาะกับงาน ลักษณะข้อมูล กำลังคน และใช้หลายโปรแกรมร่วมกันได้ในที่สุด


 

วิดีโอตอนที่ 3
ข้อเสียของการเก็บข้อมูลแบบรายงาน

อยากจะใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ใน Excel ให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่ต้องรู้จักออกแบบตารางฐานข้อมูลซึ่งสามารถนำไปใช้ในงานอื่นได้ตลอด ต่างจากรายงานแบบหน้ารายงานที่ออกแบบตามใจคนใช้ ซึ่งสามารถใช้ประโยชน์แค่งานนั้นงานเดียว


วิดีโอตอนที่ 4
ตารางรายงาน vs ตารางฐานข้อมูล


 

วิดีโอตอนที่ 5
กฎ 3 ข้อของตารางฐานข้อมูล

  1. หัวตารางและแต่ละรายการต้องบันทึกไว้ใน row เดียวกัน
  2. ห้ามเว้น เซลล์ข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ เช่น วันที่ รหัส ชื่อ ต้องมีบันทึกกำกับทุกรายการ
  3. ห้ามติด รอบข้างของตารางฐานข้อมูล ต้องเว้นไว้อย่างน้อย 1 เซลล์รอบข้าง


 

วิดีโอตอนที่ 6 - 7
วิธีตรวจสอบขอบเขตตารางฐานข้อมูล

แค่คลิกลงไปในตารางฐานข้อมูลเซลล์ใดก็ได้ เมื่อสั่ง Data Sort แล้ว Excel จะเลือกพื้นที่ตารางให้โดยอัตโนมัติ หรือกดปุ่ม F5 > Special > Current Region หรือกดปุ่ม Ctrl+Shift+* จะเลือกพื้นที่ข้อมูลที่ต่อเนื่องกันไปให้เองทันที

เมื่อเลือกพื้นที่ตารางได้แล้ว ให้กดปุ่ม Ctrl+จุดทศนิยม ไปเรื่อยๆ จะเห็นมุมตารางแต่ละมุม

 


 

วิดีโอตอนที่ 8
แนะนำให้ใช้ตารางเดียว ชีทเดียว

ในชีทหนึ่งๆมีล้านกว่า row ซึ่งแนะนำให้เก็บข้อมูลไว้ในตารางเดียวชีทเดียวต่อกันลงไปเรื่อยๆ อย่าแบ่งชีทเพียงเพื่อตามใจผู้ใช้งาน หากจะแบ่งข้อมูลเป็นตารางใหม่ในชีทใหม่ต้องทำอย่างมีเหตุผล


 

วิดีโอตอนที่ 9
ข้อห้ามสำหรับตารางฐานข้อมูล

  • ห้าม Sort
  • ห้าม Insert
  • ห้าม Delete รายการทิ้ง
  • ห้ามสลับ column
  • ห้ามบันทึกข้อมูลรายการเรื่องเดียวกันแต่ใช้หลาย row
  • ห้าม Merge
  • ห้ามบันทึกข้อมูลเรื่องเงินหรือตัวเลขที่เอาตัวเลขกับตัวอักษรมาบันทึกปนกัน

ควรแยก column แยกแต่ละเรื่องเก็บไว้ เช่น แยก ชื่อ ออกจาก นามสกุล แยกเขต แขวงออกมาเป็น column ต่างหากแต่ละเรื่อง

h


 

วิดีโอตอนที่ 10
ขนาดแฟ้มขึ้นกับอะไรบ้าง

  1. จำนวนเซลล์ที่ถูกใช้
  2. จำนวนเซลล์ที่ถูกอ้าง
  3. Format

ประเภทข้อมูลที่บันทึกจะทำให้แฟ้มใหญ่ขึ้นตามลำดับ จาก ตัวเลข < ตัวอักษร < สูตรตัวเลข < สูตรตัวอักษร


 

วิดีโอตอนที่ 10 a
ลิงก์ เมื่อต้องใช้ข้อมูลซ้ำ


 

วิดีโอตอนที่ 11
Flat vs Relational Database

Flat ทำให้มีข้อมูลซ้ำกัน ซึ่งอาจสะกดไม่ตรงกัน ทำให้หาค่าไม่พบ แต่ทำให้สามารถดูรายงานครบทุกอย่างในหน้าเดียว

Relational ลดการพิมพ์ซ้ำ แต่ทำให้ต้องใช้สูตรดึงข้อมูลจากหลายตารางมาใช้ร่วมกัน


 

วิดีโอตอนที่ 12
I-C-O Concept


 

วิดีโอตอนที่ 13
ชมตัวอย่างฐานข้อมูลเพื่อออก Invoice


 

วิดีโอตอนที่ 14
สูตรตรวจสอบข้อมูลที่บันทึก

=Len(Cell) นับจำนวนหรือความยาวตัวอักษรหรือตัวเลขในเซลล์

=IsBlank(Cell) ตรวจสอบว่าเป็นช่องว่างหรือไม่

=IsNumber(Cell) ตรวจสอบว่าข้อมูลเป็นตัวเลขหรือไม่

=IsText(Cell) ตรวจสอบว่าข้อมูลเป็นตัวอักษรหรือไม่

=Substitute(Cell,ตัวอักษรเดิม,ตัวอักษรใหม่)  ใช้เปลี่ยนตัวอักษรในเซลล์

=Substitute(Cell," ","")  ใช้ลบช่องว่างในเซลล์

=Trim(Cell) ใช้ลบช่องว่างในเซลล์เฉพาะด้านหน้า ด้านหลังทิ้งไป และเหลือช่องว่างตรงกลางแค่ 1 วรรค

=Clean(Cell) ใช้ลบตัวอักษรแปลกๆที่ไม่มีบนแป้นพิมพ์ทิ้งไป


 

วิดีโอตอนที่ 15
มาดูกันว่าฐานข้อมูลชีทเดียวใช้ทำอะไรได้บ้าง

เครื่องมือที่สามารถนำมาใช้ร่วมกันเพื่อจัดหน้าตาตารางและแสดงยอดรวม

  1. สูตร SubTotal(9,NumberRange) หายอดรวมเฉพาะเซลล์ที่มองเห็น Visible Cells Only
  2. Data > Filter เพื่อกรองหาเฉพาะรายการ ทำให้เหลือเฉพาะเซลล์ที่มองเห็น
  3. View > Custom View เพื่อเลือกแสดงหน้าตาตารางตามแต่ละแบบที่ Filter


 

วิดีโอตอนที่ 16
วิธีแก้ช่องว่าง


 

วิดีโอตอนที่ 17
ตารางชุดแรกที่ต้องสร้าง

ในการใช้ Excel ไม่ควรพิมพ์อะไรซ้ำอีกเลย ดังนั้นตารางแรกๆที่ควรจะมีก็คือ ตารางเก็บเรื่องที่ต้องใช้ซ้ำ เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลสาขา ข้อมูลพนักงานขาย แล้วลิงก์ข้อมูลมาใช้ต่อ


 

วิดีโอตอนที่ 18
Pick from Dropdown List

ข้อมูลที่บันทึกไว้แล้วใน column เดียวกัน ให้ใช้วิธีการตามวิดีโอนี้ จะพบรายการที่บันทึกไว้แล้วแสดงให้เห็นโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ


 

วิดีโอตอนที่ 19
Data Validation แบบ List

นี่คือเครื่องมือสำคัญมากที่จะช่วยนำข้อมูลที่บันทึกไว้แล้วมาใช้ต่อโดยไม่ต้องพิมพ์เองใหม่อีกเลย

  1. ตั้งชื่อ Range Name ให้กับ column ข้อมูล
  2. ใช้คำสั่ง Data > Validation แบบ List
  3. ในช่อง Source ให้กดปุ่ม F3 เพื่อนำชื่อที่ตั้งไว้มาอ้างอิง ซึ่งช่วยให้สามารถนำไปใช้ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มก็ได้


 

วิดีโอตอนที่ 20
วิธีเพิ่มเมนู Developer


 

วิดีโอตอนที่ 21
Form Controls User Interface (UI)

User Interface คือ เครื่องมือที่จะช่วยให้ผู้ใช้แฟ้มสามารถใช้งานได้สะดวกมากขึ้น


 

วิดีโอตอนที่ 22
Check Box

ผลที่ได้จาก Check box เป็นคำว่า True หรือ False ซึ่งนำไปใช้ต่อกับสูตร IF ต่อไป


 

วิดีโอตอนที่ 23
Option Button

ผลที่ได้จาก Option Button เป็นเลขลำดับ 1, 2, 3 ตามลำดับของปุ่ม ซึ่งนำไปใช้ต่อกับสูตร IF Choose Index ต่อไป


 

วิดีโอตอนที่ 24
ComboBox

ผลที่ได้จาก Combo box เป็นตัวเลข 1, 2, 3 ตามลำดับรายการที่เรียงไว้ตามแนวตั้ง ซึ่งนำไปใช้ต่อกับสูตร IF Choose Index ต่อไป ซึ่งปุ่มนี้ทำงานเทียบเท่ากับสูตร Match


 

วิดีโอตอนที่ 25
Spin Button - Scroll Bar

ผลที่ได้จะเป็นตัวเลขตั้งแต่ 00 - 30,000 เมื่อจะนำไปใช้คำนวณต่อต้องใช้สูตรเทียบกับค่าจริงที่ต้องการตามสัดส่วนต่อไป


 

วิดีโอตอนที่ 26
เคล็ดการบันทึกข้อมูล

แทนที่จะบันทึกทีละเซลล์ ให้เลือกพื้นที่ตารางไว้ก่อน เมื่อพิมพ์ค่าแล้วกดปุ่ม Enter จะเลื่อนไปรอรับการบันทึกในเซลล์ต่อไปให้เอง

แทนที่จะบันทึกทีละชีท ให้คลิกเลือกชื่อชีท โดยการกดปุ่ม Ctrl หรือ Shift แล้วคลิกเลือกชีทที่ต้องการให้มีผลพร้อมกัน ไม่ว่าจะบันทึกค่า กำหนดรูปแบบ หรือสั่ง delete รายการทิ้งก็ตาม ให้สังเกตว่าจะมีคำว่า Group ต่อท้ายชื่อแฟ้มและแทบชื่อแฟ้มจะเปลี่ยนสีพื้นเป็นสีขาว


 

วิดีโอตอนที่ 27
เคล็ดการบันทึกข้อมูลตามลำดับเซลล์ที่ต้องการ

  1. คลิกเลือกเซลล์ที่จะบันทึกค่าตามลำดับจากเซลล์ที่ 2, 3, 4 เรื่อยไปโดยกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับคลิกเลือกเซลล์ไปตามลำดับ แล้วให้คลิกเลือกเซลล์แรกที่ต้องการบันทึกเป็นเซลล์สุดท้าย
  2. ตั้งชื่อ Range Name ลงไปในช่อง Name Box

เมื่อต้องการบันทึกให้คลิกเลือกชื่อในช่อง Name Box หรือกดปุ่ม F5 เพื่อเลือกชื่อ แล้วบันทึกค่าแล้วกดปุ่ม Enter จะพบว่าตำแหน่งเซลล์เลื่อนไปรอตามเซลล์ที่กำหนดลำดับไว้ให้เอง


 

วิดีโอตอนที่ 28 - 29
วิธีตะแคงตาราง

ไม่ควรใช้วิธี copy ไป paste แบบ Transpose เพราะถ้าตารางติดสูตรไปด้วยจะทำให้สูตรเพี้ยน ควรใช้วิธีสร้างสูตร Transpose แบบ Array โดยกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter เพื่อสร้างสูตรลงไปในพื้นที่ตารางที่กลับข้างไว้แล้วพร้อมกัน

 


 

วิดีโอตอนที่ 30
วิธีแก้จุดอ่อนของ Data Validaion

แม้ Data Validation แบบ List ช่วยให้สามารถคลิกเลือกชื่อรายการได้สะดวกโดยไม่ต้องพิมพ์เองก็ตาม แต่ไม่เหมาะกับข้อมูลที่มีจำนวนรายการมากมายนับร้อยให้คลิกเลือก เพราะจะเสียเวลาอย่างมาก

ควรใช้ Data Validation แบบ Custom โดยใช้สูตร CountIF ช่วยในการตรวจสอบว่า ค่าที่บันทึกนั้นเป็นค่าที่ต้องการหรือไม่