หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า

“ขอโทษนะครับ ทำแบบนี้ไม่ได้หรอก”

กว่ายี่สิบปีที่ผมสอน Excel ต้องเตือนแบบนี้นับครั้งไม่ถ้วน ทำผิดกันทั้งคนเก่งและคนไม่เก่ง หาคนที่ใช้ Excel ถูกต้องได้น้อยเหลือเกิน

  • พอเปิดแฟ้มขึ้นมา เจอตารางสวยดี แต่นำไปใช้ต่อไม่ได้เลย ต้องสร้างใหม่ทุกครั้ง
  • พอหัวหน้าให้หายอดใหม่ ต้องมองหาด้วยตาว่าอยู่ตรงไหน แล้ว copy มา paste
  • พอจะกรอกข้อมูลใหม่ ต้องตามหาเจ้าของแฟ้ม เพราะเป็นคนเดียวที่รู้ว่าต้องกรอกตรงไหน
  • พอจะแก้สูตรใหม่ ต้องไล่แก้สูตรทุกชีทให้เหมือนกัน เสร็จแล้วยังสงสัยว่าแก้ครบไหม
  • พอคลิกดูสูตร เจอสูตรซ้อนกันยาวเหยียด คนสร้างยิ้มหน้าบานด้วยความภาคภูมิใจว่าข้าเก่ง แต่ยิ้มไม่ออกพอถูกถามว่า ต้องรอนานไหมกว่าแฟ้มจะคำนวณเสร็จ

----------------------------------- พอกันทีดีไหม -----------------------------------

ปัญหาคล้ายแบบนี้หรือแย่กว่ายังมีอีกมากมาย ยุคนี้ยิ่งตรงกับคำพังเพยที่ว่าร้อยพ่อพันแม่มากขึ้น เพราะส่วนใหญ่เรียนรู้กันเองจากอินเตอร์เน็ต ฝึกทำตามที่เขาบอกมา ลองผิดลองถูก ใช้ที่ทำงานเป็นห้องทดลองไปเรื่อย ๆ ไม่มีโอกาสเรียน Excel อย่างเป็นระบบ ส่วนที่ไปเรียนมาก็ไม่ได้เรียนวิธีใช้ Excel ทำงาน ไม่เคยมีใครบอกมาก่อนว่าจะต้องจัดการงานที่ใช้ Excel อย่างไร คิดแก้ไขหรือป้องกันที่ต้นเหตุไม่เป็น ไม่เคยทราบว่า Excel มีกฎกติกาวิธีใช้งานที่ถูกต้องของเขาด้วย

หวังว่าหลักสูตรนี้จะช่วยทำให้ลืม Access หรือโปรแกรมจัดการข้อมูลอื่น คุณจะสามารถใช้ Excel สร้างสรรค์งานได้สารพัด ไม่ได้จำกัดที่ตัว Excel แต่ขึ้นกับตัวคุณต่างหาก

คุณสมบัติของของผู้เข้าเรียนออนไลน์

  • ทุกคนที่ทำงานเกี่ยวข้องกับการนำข้อมูลไปจัดทำรายงาน
  • ไม่จำเป็นต้องเคยใช้ Access หรือโปรแกรมฐานข้อมูลอื่น
  • เคยสร้างสูตร รู้จักการใช้ $ และใช้คำสั่งบนเมนู คุ้นเคยกับการใช้เมาส์และแป้นพิมพ์
  • แนะนำให้เรียนหลักสูตร Fast and Easy และเตรียมพร้อม Excel มาก่อน

วิธีการเรียนออนไลน์

ชมวิดีโอจากหน้าเว็บ ExcelExpertTraining.com ซึ่งเปิดให้เฉพาะสมาชิกเท่านั้นสามารถเข้ามาเรียนรู้ได้ทุกที่ทุกเวลาที่คุณสะดวก

เนื้อหามี 3 ภาคเป็นวิดีโอ 78 ตอน รวมเวลา 13 ชั่วโมง 55 นาที พร้อมบทความและตัวอย่างประกอบ

  • ภาคที่ 1 จะไปได้ไกลต้องเริ่มต้นจากเตรียมฐานข้อมูลและบันทึกข้อมูล
  • ภาคที่ 2 วิธีค้นหา ดึงข้อมูล และสร้าง Dynamic Range
  • ภาคที่ 3 วิธีสร้างตารางหายอดรวมอัตโนมัติและเคล็ดลับพิเศษ

รายละเอียดเนื้อหา (บางหัวข้อจัดลำดับต่างจากวิดีโอ)

 

ภาคที่ 1 วิธีจัดเตรียมฐานข้อมูลและบันทึกข้อมูล

  • ถ้ามีพนักงานเหลืออยู่ไม่กี่คน จะเลือกใช้ Excel หรือโปรแกรมอะไรดีมาช่วยทำงาน
  • ข้อเสียของตารางที่สร้างตามใจเธอ ตามใจฉัน ตามใจหัวหน้า
  • ตารางรายงานต่างกับตารางฐานข้อมูลตรงไหน
  • ตารางฐานข้อมูลจะมีประโยชน์เมื่อทำตามเงื่อนไขอะไรบ้าง
  • วิธีตรวจสอบขอบเขตตารางฐานข้อมูล
  • ข้อห้ามสำหรับตารางฐานข้อมูล
  • ขนาดแฟ้มขึ้นกับอะไรบ้าง
  • ตาราง 3 แบบที่ลำดับการสร้างต่างจากลำดับตอนคิด
  • ชมตัวอย่างฐานข้อมูลเพื่อออก Invoice
  • สูตรที่ใช้ตรวจสอบข้อมูลที่บันทึก
  • มาดูกันว่าตารางในชีทเดียวใช้ทำอะไรได้บ้าง
  • ตารางเรื่องอะไรเอ่ยเป็นตารางชุดแรกที่ต้องสร้าง
  • หลากหลายวิธีบันทึกข้อมูล
  • วิธีใช้ Form Controls สร้างปุ่มเป็น User Interface (UI) ช่วยบันทึกข้อมูล
  • เคล็ดการบันทึกข้อมูล
  • เคล็ดการบันทึกข้อมูลตามลำดับเซลล์ที่ต้องการ (ไม่มีใครที่ไหนทำได้)
  • พอแก้จุดอ่อนของ Data Validation แบบนี้แล้ว อย่ามัวใช้วิธีคลิกหาอีกเลย

ภาคที่ 2 วิธีค้นหา ดึงข้อมูล และสร้าง Dynamic Range

  • วิธีสร้างสัญญาณเตือนภัยว่าสูตรที่ใช้อยู่ยังคงน่าเชื่อถือหรือไม่
  • วิธีควบคุมการบันทึกรายการที่ต้องเรียงจากน้อยไปมากและไม่ซ้ำกัน
  • หลักการใช้สูตร VLookup ให้เหมาะสมกับสถานการณ์
  • วิธีป้องกันไม่ให้สูตร VLookup เพี้ยน
  • สูตร VLookup ที่ตัดตัว V ทิ้ง ยืดหยุ่นกว่าจริงไหม
  • เมื่อใดควรใช้ Match + Index แทน VLookup
  • วิธีใช้ Match ช่วยงาน Index แบบที่จะช่วยทำให้แฟ้มคำนวณเร็วขึ้น
  • ทำไมสูตร VLookup จึงทำงานช้า และจะแก้อย่างไร
  • วิธีใช้สูตร VLookup Match Index ที่ใช้ผิดกันทั่วบ้านทั่วเมือง
  • วิธีสร้าง Dynamic Range แบบควรใช้กับตัวคนเดียวกับแบบที่ใช้ได้กับทุกคน
  • ทำไมชื่อที่ Table สร้างให้จึงสู้ชื่อ Range Name ที่สร้างเองไม่ได้
  • วิธีสร้างสูตร Offset ที่จะ error ทุกครั้งแต่ทำงานได้ถูกต้อง
  • วิธีซอยย่อย Dynamic Range ตารางเดียวเพื่อแยกไปใช้แต่ละส่วน
  • วิธีใช้ Dynamic Range สร้างตารางฐานข้อมูลใหม่เฉพาะช่วงรายการที่ต้องการเพื่อลดน้ำหนักของ Big Data ที่บ่นกันว่าทำให้ Excel ทำงานช้าจนต้องหนีไปใช้โปรแกรมอื่น

ภาคที่ 3 วิธีสร้างตารางหายอดรวมอัตโนมัติและเคล็ดลับพิเศษ

  • วิธีสร้างตารางรวมตัวเลขจากหลายตารางที่อยู่ต่างชีทหรือต่างแฟ้มโดยอัตโนมัติ
  • วิธีป้องกันการบันทึกซ้ำและค้นหารายการซ้ำแต่ละรายการซึ่ง Filter ทำไม่ได้
  • วิธีปรับค่าซ้ำให้กลายเป็นค่าที่ไม่ซ้ำแล้วค้นหาได้ง่ายด้วยสูตร VLookup
  • วิธีเลือกรายการข้อมูลที่ไม่ซ้ำ เพื่อนำมาใช้เป็น Unique List
  • วิธีสร้างสูตร Multiple Match เพื่อจัดทำ Invoice หรือแสดงรายการในใบเสร็จ
  • วิธีปรับสูตร Multiple Match ให้แยกแยะรายการตามเงื่อนไขที่ซับซ้อนมากขึ้น
  • วิธีใช้สูตร SubTotal หายอดรวมสำหรับตารางที่โครงสร้างยังไม่นิ่ง
  • วิธีสร้างตารางหายอดรวมแยกประเภทที่สามารถแสดงรายละเอียดแต่ละรายการ ซึ่ง Pivot Table ทำไม่ได้
  • วิธีใช้สูตรตระกูล D Function ที่สามารถกำหนดเงื่อนไขต่างไปโดยไม่ต้องแก้ไขสูตร
  • วิธีใช้คำสั่ง Data Advanced เพื่อแสดงรายการที่มีค่าตรงกับเงื่อนไข
  • เมื่อใดที่จะโยนสูตร VLookup Match Index ทิ้งแล้วหันไปใช้สูตร SumIF หรือ SumProduct ที่หาคำตอบได้แบบเดียวกัน
  • ปกติ VLookup หรือ Match ค้นหาค่าได้จาก column แถวเดียว จะใช้สูตรอะไรหาค่าที่มีเงื่อนไขมาจากหลาย column พร้อมกัน
  • วิธีใช้คำสั่ง Goal Seek เพื่อใช้ในงาน What-IF Analysis หรือ Sensitivity Study
  • วิธีเลือกใช้ระบบการคำนวณที่จะช่วยทำให้คำนวณเร็วขึ้น
  • วิธีใช้คำสั่ง Data Table เพื่อสั่งให้ Excel คำนวณซ้ำเองโดยไม่ต้องใช้ VBA
  • ความสามารถพิเศษของ Data Table เรื่องลับที่ไม่ค่อยมีใครรู้หรือนึกไม่ถึง
  • เคล็ดการใช้ Data Table ลัดหาคำตอบสุดท้าย ให้ทำงานได้ไม่จำกัดตัวแปร จะได้เลิกสร้างสูตรซ้ำหรือสร้างชีทซ้ำกัน
  • วิธีใช้การ Change Source เพื่อเปลี่ยนฐานข้อมูลที่ลิงก์มาใช้คำนวณ จะได้เลือกนำฐานข้อมูลที่แยกเก็บไว้มาใช้คำนวณต่อได้โดยไม่ต้องสร้างสูตรคำนวณใหม่
  • ถ้าฝ่าย IT ไม่มีเวลาจัดเตรียมข้อมูลมาให้ จะดึงข้อมูลจากระบบมาใช้เองได้ยังไง
  • วิธีปรับหน้าตาตารางรายงานที่ส่งมาจากโปรแกรม SAP ให้เหลือเฉพาะข้อมูลเซลล์ที่ต้องการ
  • วิธีใช้ Pivot Table แบบง่าย
  • วิธีสร้าง HyperLink แบบลิงก์ตายตัว หรือแบบสูตร เพื่อคลิกไปเปิดแฟ้มหรือไปยังเซลล์ที่ต้องการค้นหาซึ่งมีตำแหน่งเซลล์เปลี่ยนไป
  • วิธีใช้สูตรดึงภาพมาแสดงประกอบรายการ จะได้แสดงทั้งข้อมูลพร้อมภาพสินค้าไปด้วยกัน

 

คุณรู้จักวิธีการจัดเก็บข้อมูลไหม

ผู้ที่ทำงานด้าน database คงมองว่า Excel ไม่เหมาะหรอกที่จะใช้ Excel จัดเก็บเป็นฐานข้อมูล แม้แต่เจ้าหน้าที่ไมโครซอฟท์ที่สร้าง Excel ขึ้นมา ตั้งใจแค่ว่าให้ใช้ Excel สำหรับวิเคราะห์ตัวเลข ไม่ได้คิดเลยว่า คนทั้งโลกจะหาทางใช้ Excel เลยเถิดกันอย่างเช่นทุกวันนี้

ผมเชื่อว่าเกือบจะร้อยทั้งร้อยของผู้ใช้ Excel ไม่เคยทราบหรอกว่าจะต้องจัดเก็บข้อมูลใน Excel ในโครงสร้างตารางหน้าตาแบบไหน จะแยกตาราง แยกชีท หรือแยกแฟ้มดี จึงจะสามารถนำสูตรหรือคำสั่งบนเมนูมาใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ทันที

พอเวลาผ่านไป ใช้ไปใช้มา ข้อมูลที่เก็บไว้เริ่มมากขึ้น แฟ้มใหญ่ขึ้น ครั้นจะค้นหาข้อมูลที่เก็บไว้ก็ทำได้ยากเสียแล้ว

ส่วนคนที่พอจะรู้วิธีจัดเก็บข้อมูล ก็มักไม่รอบรู้ว่า Excel มีเครื่องมืออะไรไว้ให้ใช้บ้าง มัวแต่ติดอกติดใจกับ Pivot Table VLookup โดยหารู้ไม่ว่ายังมีทางอื่นที่จะสร้างรายงานได้ง่ายหรือดีกว่าอยู่อีก

ส่วนคนที่ถนัดใช้โปรแกรมฐานข้อมูลก็มักคิดแต่ว่าจะใช้โปรแกรมที่ตัวเองถนัด แต่ลืมนึกไปว่าเพื่อนร่วมงานเขาถนัดโปรแกรมนั้นๆด้วยหรือไม่ พอตนเองย้ายงานหรือลาออกไป จะหาคนอื่นมารับงานแทนได้ยากยิ่ง

นี่คือสาเหตุของหลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลว่าทำไมต้องมีคำต่อท้ายว่า แทน Access กันดีกว่า

หลักสูตรเรียนออนไลน์

ว่างเมื่อไหร่ สะดวกตอนไหน เชิญเข้าเรียนออนไลน์เพื่อเรียนรู้วันละนิดได้ตามสบาย

คลิกที่นี่เพื่อดูรายชื่อหลักสูตรและสมัครเรียนออนไลน์ 

SFK MVPLogoH55