หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า

หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า

หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า

“ขอโทษนะครับ ทำแบบนี้ไม่ได้หรอก”

กว่ายี่สิบปีที่ผมสอน Excel ต้องเตือนแบบนี้นับครั้งไม่ถ้วน ทำผิดกันทั้งคนเก่งและคนไม่เก่ง หาคนที่ใช้ Excel ถูกต้องได้น้อยเหลือเกิน

  • พอเปิดแฟ้มขึ้นมา เจอตารางสวยดี แต่นำไปใช้ต่อไม่ได้เลย ต้องสร้างใหม่ทุกครั้ง
  • พอหัวหน้าให้หายอดใหม่ ต้องมองหาด้วยตาว่าอยู่ตรงไหน แล้ว copy มา paste
  • พอจะกรอกข้อมูลใหม่ ต้องตามหาเจ้าของแฟ้ม เพราะเป็นคนเดียวที่รู้ว่าต้องกรอกตรงไหน
  • พอจะแก้สูตรใหม่ ต้องไล่แก้สูตรทุกชีทให้เหมือนกัน เสร็จแล้วยังสงสัยว่าแก้ครบไหม
  • พอคลิกดูสูตร เจอสูตรซ้อนกันยาวเหยียด คนสร้างยิ้มหน้าบานด้วยความภาคภูมิใจว่าข้าเก่ง แต่ยิ้มไม่ออกพอถูกถามว่า ต้องรอนานไหมกว่าแฟ้มจะคำนวณเสร็จ

----------------------------------- พอกันทีดีไหม -----------------------------------

ปัญหาคล้ายแบบนี้หรือแย่กว่ายังมีอีกมากมาย ยุคนี้ยิ่งตรงกับคำพังเพยที่ว่าร้อยพ่อพันแม่มากขึ้น เพราะส่วนใหญ่เรียนรู้กันเองจากอินเตอร์เน็ต ฝึกทำตามที่เขาบอกมา ลองผิดลองถูก ใช้ที่ทำงานเป็นห้องทดลองไปเรื่อย ๆ ไม่มีโอกาสเรียน Excel อย่างเป็นระบบ ส่วนที่ไปเรียนมาก็ไม่ได้เรียนวิธีใช้ Excel ทำงาน ไม่เคยมีใครบอกมาก่อนว่าจะต้องจัดการงานที่ใช้ Excel อย่างไร คิดแก้ไขหรือป้องกันที่ต้นเหตุไม่เป็น ไม่เคยทราบว่า Excel มีกฎกติกาวิธีใช้งานที่ถูกต้องของเขาด้วย

หวังว่าหลักสูตรนี้จะช่วยทำให้ลืม Access หรือโปรแกรมจัดการข้อมูลอื่น คุณจะสามารถใช้ Excel สร้างสรรค์งานได้สารพัด ไม่ได้จำกัดที่ตัว Excel แต่ขึ้นกับตัวคุณต่างหาก

เหมาะสำหรับผู้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นประจำ ต้องการเรียนรู้วิธีจัดการงานที่ใช้ Excel อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ขั้นตอนการจัดเก็บ เรียกดู แก้ไข นำไปสร้างรายงานหลากหลายประเภท

คุณสมบัติของของผู้เข้าเรียนออนไลน์

  • ทุกคนที่ทำงานเกี่ยวข้องกับการนำข้อมูลไปจัดทำรายงาน
  • ไม่จำเป็นต้องเคยใช้ Access หรือโปรแกรมฐานข้อมูลอื่น
  • เคยสร้างสูตร รู้จักการใช้ $ และใช้คำสั่งบนเมนู คุ้นเคยกับการใช้เมาส์และแป้นพิมพ์
  • แนะนำให้เรียนหลักสูตร Fast and Easy และเตรียมพร้อม Excel มาก่อน

วิธีการเรียนออนไลน์

ชมวิดีโอจากหน้าเว็บ ExcelExpertTraining.com ซึ่งเปิดให้เฉพาะสมาชิกเท่านั้นสามารถเข้ามาเรียนรู้ได้ทุกที่ทุกเวลาที่คุณสะดวก

เนื้อหามี 3 ภาคเป็นวิดีโอ 78 ตอน รวมเวลา 13 ชั่วโมง 55 นาที พร้อมบทความและตัวอย่างประกอบ

  • ภาคที่ 1 จะไปได้ไกลต้องเริ่มต้นจากเตรียมฐานข้อมูลและบันทึกข้อมูล
  • ภาคที่ 2 วิธีค้นหา ดึงข้อมูล และสร้าง Dynamic Range
  • ภาคที่ 3 วิธีสร้างตารางหายอดรวมอัตโนมัติและเคล็ดลับพิเศษ

รายละเอียดเนื้อหา (บางหัวข้อจัดลำดับต่างจากวิดีโอ)

ภาคที่ 1 วิธีจัดเตรียมฐานข้อมูลและบันทึกข้อมูล

  • ถ้ามีพนักงานเหลืออยู่ไม่กี่คน จะเลือกใช้ Excel หรือโปรแกรมอะไรดีมาช่วยทำงาน
  • ข้อเสียของตารางที่สร้างตามใจเธอ ตามใจฉัน ตามใจหัวหน้า
  • ตารางรายงานต่างกับตารางฐานข้อมูลตรงไหน
  • ตารางฐานข้อมูลจะมีประโยชน์เมื่อทำตามเงื่อนไขอะไรบ้าง
  • วิธีตรวจสอบขอบเขตตารางฐานข้อมูล
  • ข้อห้ามสำหรับตารางฐานข้อมูล
  • ขนาดแฟ้มขึ้นกับอะไรบ้าง
  • ตาราง 3 แบบที่ลำดับการสร้างต่างจากลำดับตอนคิด
  • ชมตัวอย่างฐานข้อมูลเพื่อออก Invoice
  • สูตรที่ใช้ตรวจสอบข้อมูลที่บันทึก
  • มาดูกันว่าตารางในชีทเดียวใช้ทำอะไรได้บ้าง
  • ตารางเรื่องอะไรเอ่ยเป็นตารางชุดแรกที่ต้องสร้าง
  • หลากหลายวิธีบันทึกข้อมูล
  • วิธีใช้ Form Controls สร้างปุ่มเป็น User Interface (UI) ช่วยบันทึกข้อมูล
  • เคล็ดการบันทึกข้อมูล
  • เคล็ดการบันทึกข้อมูลตามลำดับเซลล์ที่ต้องการ (ไม่มีใครที่ไหนทำได้)
  • พอแก้จุดอ่อนของ Data Validation แบบนี้แล้ว อย่ามัวใช้วิธีคลิกหาอีกเลย

ภาคที่ 2 วิธีค้นหา ดึงข้อมูล และสร้าง Dynamic Range

  • วิธีสร้างสัญญาณเตือนภัยว่าสูตรที่ใช้อยู่ยังคงน่าเชื่อถือหรือไม่
  • วิธีควบคุมการบันทึกรายการที่ต้องเรียงจากน้อยไปมากและไม่ซ้ำกัน
  • หลักการใช้สูตร VLookup ให้เหมาะสมกับสถานการณ์
  • วิธีป้องกันไม่ให้สูตร VLookup เพี้ยน
  • สูตร VLookup ที่ตัดตัว V ทิ้ง ยืดหยุ่นกว่าจริงไหม
  • เมื่อใดควรใช้ Match + Index แทน VLookup
  • วิธีใช้ Match ช่วยงาน Index แบบที่จะช่วยทำให้แฟ้มคำนวณเร็วขึ้น
  • ทำไมสูตร VLookup จึงทำงานช้า และจะแก้อย่างไร
  • วิธีใช้สูตร VLookup Match Index ที่ใช้ผิดกันทั่วบ้านทั่วเมือง
  • วิธีสร้าง Dynamic Range แบบควรใช้กับตัวคนเดียวกับแบบที่ใช้ได้กับทุกคน
  • ทำไมชื่อที่ Table สร้างให้จึงสู้ชื่อ Range Name ที่สร้างเองไม่ได้
  • วิธีสร้างสูตร Offset ที่จะ error ทุกครั้งแต่ทำงานได้ถูกต้อง
  • วิธีซอยย่อย Dynamic Range ตารางเดียวเพื่อแยกไปใช้แต่ละส่วน
  • วิธีใช้ Dynamic Range สร้างตารางฐานข้อมูลใหม่เฉพาะช่วงรายการที่ต้องการเพื่อลดน้ำหนักของ Big Data ที่บ่นกันว่าทำให้ Excel ทำงานช้าจนต้องหนีไปใช้โปรแกรมอื่น

ภาคที่ 3 วิธีสร้างตารางหายอดรวมอัตโนมัติและเคล็ดลับพิเศษ

  • วิธีสร้างตารางรวมตัวเลขจากหลายตารางที่อยู่ต่างชีทหรือต่างแฟ้มโดยอัตโนมัติ
  • วิธีป้องกันการบันทึกซ้ำและค้นหารายการซ้ำแต่ละรายการซึ่ง Filter ทำไม่ได้
  • วิธีปรับค่าซ้ำให้กลายเป็นค่าที่ไม่ซ้ำแล้วค้นหาได้ง่ายด้วยสูตร VLookup
  • วิธีเลือกรายการข้อมูลที่ไม่ซ้ำ เพื่อนำมาใช้เป็น Unique List
  • วิธีสร้างสูตร Multiple Match เพื่อจัดทำ Invoice หรือแสดงรายการในใบเสร็จ
  • วิธีปรับสูตร Multiple Match ให้แยกแยะรายการตามเงื่อนไขที่ซับซ้อนมากขึ้น
  • วิธีใช้สูตร SubTotal หายอดรวมสำหรับตารางที่โครงสร้างยังไม่นิ่ง
  • วิธีสร้างตารางหายอดรวมแยกประเภทที่สามารถแสดงรายละเอียดแต่ละรายการ ซึ่ง Pivot Table ทำไม่ได้
  • วิธีใช้สูตรตระกูล D Function ที่สามารถกำหนดเงื่อนไขต่างไปโดยไม่ต้องแก้ไขสูตร
  • วิธีใช้คำสั่ง Data Advanced เพื่อแสดงรายการที่มีค่าตรงกับเงื่อนไข
  • เมื่อใดที่จะโยนสูตร VLookup Match Index ทิ้งแล้วหันไปใช้สูตร SumIF หรือ SumProduct ที่หาคำตอบได้แบบเดียวกัน
  • ปกติ VLookup หรือ Match ค้นหาค่าได้จาก column แถวเดียว จะใช้สูตรอะไรหาค่าที่มีเงื่อนไขมาจากหลาย column พร้อมกัน
  • วิธีใช้คำสั่ง Goal Seek เพื่อใช้ในงาน What-IF Analysis หรือ Sensitivity Study
  • วิธีเลือกใช้ระบบการคำนวณที่จะช่วยทำให้คำนวณเร็วขึ้น
  • วิธีใช้คำสั่ง Data Table เพื่อสั่งให้ Excel คำนวณซ้ำเองโดยไม่ต้องใช้ VBA
  • ความสามารถพิเศษของ Data Table เรื่องลับที่ไม่ค่อยมีใครรู้หรือนึกไม่ถึง
  • เคล็ดการใช้ Data Table ลัดหาคำตอบสุดท้าย ให้ทำงานได้ไม่จำกัดตัวแปร จะได้เลิกสร้างสูตรซ้ำหรือสร้างชีทซ้ำกัน
  • วิธีใช้การ Change Source เพื่อเปลี่ยนฐานข้อมูลที่ลิงก์มาใช้คำนวณ จะได้เลือกนำฐานข้อมูลที่แยกเก็บไว้มาใช้คำนวณต่อได้โดยไม่ต้องสร้างสูตรคำนวณใหม่
  • ถ้าฝ่าย IT ไม่มีเวลาจัดเตรียมข้อมูลมาให้ จะดึงข้อมูลจากระบบมาใช้เองได้ยังไง
  • วิธีปรับหน้าตาตารางรายงานที่ส่งมาจากโปรแกรม SAP ให้เหลือเฉพาะข้อมูลเซลล์ที่ต้องการ
  • วิธีใช้ Pivot Table แบบง่าย
  • วิธีสร้าง HyperLink แบบลิงก์ตายตัว หรือแบบสูตร เพื่อคลิกไปเปิดแฟ้มหรือไปยังเซลล์ที่ต้องการค้นหาซึ่งมีตำแหน่งเซลล์เปลี่ยนไป
  • วิธีใช้สูตรดึงภาพมาแสดงประกอบรายการ จะได้แสดงทั้งข้อมูลพร้อมภาพสินค้าไปด้วยกัน

คุณรู้จักวิธีการจัดเก็บข้อมูลไหม
 
ผู้ที่ทำงานด้าน database คงมองว่า Excel ไม่เหมาะหรอกที่จะใช้ Excel จัดเก็บเป็นฐานข้อมูล แม้แต่เจ้าหน้าที่ไมโครซอฟท์ที่สร้าง Excel ขึ้นมา ตั้งใจแค่ว่าให้ใช้ Excel สำหรับวิเคราะห์ตัวเลข ไม่ได้คิดเลยว่า คนทั้งโลกจะหาทางใช้ Excel เลยเถิดกันอย่างเช่นทุกวันนี้

ผมเชื่อว่าเกือบจะร้อยทั้งร้อยของผู้ใช้ Excel ไม่เคยทราบหรอกว่าจะต้องจัดเก็บข้อมูลใน Excel ในโครงสร้างตารางหน้าตาแบบไหน จะแยกตาราง แยกชีท หรือแยกแฟ้มดี จึงจะสามารถนำสูตรหรือคำสั่งบนเมนูมาใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ทันที

พอเวลาผ่านไป ใช้ไปใช้มา ข้อมูลที่เก็บไว้เริ่มมากขึ้น แฟ้มใหญ่ขึ้น ครั้นจะค้นหาข้อมูลที่เก็บไว้ก็ทำได้ยากเสียแล้ว

ส่วนคนที่พอจะรู้วิธีจัดเก็บข้อมูล ก็มักไม่รอบรู้ว่า Excel มีเครื่องมืออะไรไว้ให้ใช้บ้าง มัวแต่ติดอกติดใจกับ Pivot Table VLookup โดยหารู้ไม่ว่ายังมีทางอื่นที่จะสร้างรายงานได้ง่ายหรือดีกว่าอยู่อีก

ส่วนคนที่ถนัดใช้โปรแกรมฐานข้อมูลก็มักคิดแต่ว่าจะใช้โปรแกรมที่ตัวเองถนัด แต่ลืมนึกไปว่าเพื่อนร่วมงานเขาถนัดโปรแกรมนั้นๆด้วยหรือไม่ พอตนเองย้ายงานหรือลาออกไป จะหาคนอื่นมารับงานแทนได้ยากยิ่ง

นี่คือสาเหตุของหลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลว่าทำไมต้องมีคำต่อท้ายว่า แทน Access กันดีกว่า

 
สมาชิกแบบ: 1 ปี
ราคา: 495.00