Articles

ในการทำงาน คุณต้องทำงานตามที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็วลุล่วง สามารถสร้างงานให้คำตอบที่ถูกต้อง รวดเร็ว ตรงความต้องการของผู้บริหาร โดยคุณมีหน้าที่ต้องขวนขวายหาทางเอง จะใช้วิธีไหน ใช้เครื่องมืออะไร เป็นเรื่องของคุณ หาทางทำงานมาส่งเสร็จตามกำหนดเวลาก็พอ หากคุณเลือก Excel ก็ขอให้รู้เรื่องที่จะใช้ทำงานได้ ไม่มีใครสนใจหรอกว่าคุณจะเก่ง Excel แค่ไหน ... นี่เป็นสภาวะที่คุณกับอีกหลายคนกำลังประสบอยู่ใช่ไหม

วิธีใช้ Excel ของคนทำงานมีหลายแบบ แต่ละแบบก็รู้จักใช้ Excel ต่างกันไป ความเก่งก็เก่งไม่เหมือนกันอีก ซึ่งขอใช้ตัวย่อ I-C-O ย่อมาจาก Input – Calculate – Output ดังนี้

แบบ O

แบบ O เป็นการใช้ Excel เพื่อสร้างรายงาน (Output) พอหัวหน้าอยากจะได้รายงานหน้าตาแบบใด ก็จะสร้างตารางรายงานโดยลอกข้อมูลจากหน้ารายงานที่มีอยู่มาพิมพ์ลงไปในเซลล์ให้ตรงตามแบบที่ถูกสั่งมา

ผู้ใช้ Excel แบบนี้เรียกได้อีกชื่อหนึ่งว่าเป็นการใช้ Excel แบบเครื่องพิมพ์ดีด เป็นกลุ่มผู้ใช้ที่มีจำนวนมากที่สุด

แบบ I-O

แบบ I-O เป็นการใช้ Excel โดยเริ่มจากสร้างตารางฐานข้อมูล (Input) ขึ้นมาก่อนจากนั้นจึงนำมาสร้างรายงาน (Output) ซึ่งส่วนใหญ่เป็นรายงานสรุปยอดรวมแยกประเภท

ผู้ใช้ Excel แบบนี้ ถ้าเป็นกลุ่มคนที่ทำงานในบริษัทที่มีระบบข้อมูลที่ดีพออยู่แล้วจะสามารถลอกข้อมูลจากโปรแกรมสำเร็จรูปอื่นมาใช้ต่อกับ Excel ได้ทันที เพียงใช้เมาส์คลิกเลือกคำสั่งบนเมนูโดยสั่ง Sort, Filter, หรือ Pivot Table เป็นต้น

แต่ถ้าทำงานในบริษัทที่ไม่มีระบบข้อมูลอะไรเลย ก็ต้องพิมพ์ข้อมูลมาเก็บไว้เองจากนั้นจึงลอกออกมาสร้างรายงาน แต่เนื่องจากโครงสร้างตารางฐานข้อมูลทำไว้ผิดหลักจึงไม่สามารถใช้คำสั่งบนเมนูช่วยได้เลยเพราะ Excel ไม่ยอมทำให้

แบบ I-C-O

แบบ I-C-O เป็นการใช้ Excel แบบครบวงจร ตั้งแต่การสร้างตารางฐานข้อมูล (Input) แล้วต้องสร้างสูตรคำนวณ (Calculate) เพื่อดึงค่าที่ต้องการออกมาสร้างรายงาน (Output) หลากหลายแบบแล้วแต่ผู้บริหารจะต้องการ ซึ่งหน้าตารายงานไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างแบบฐานข้อมูลอีกต่อไป

ผู้ใช้ Excel แบบนี้ต้องรู้จักสูตรประเภทการจัดการฐานข้อมูล เช่น VLookup, Match, Index, Offset และสามารถใช้สูตร Array SumIF, SUMIFs, หรือ SumProduct ซึ่งหากมีปริมาณงานจำนวนมากและต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีกก็อาจถึงขั้นจำเป็นต้องนำ VBA เข้ามาช่วย

ผู้ที่มีความสามารถใช้ Excel แบบ I-C-O ได้ แสดงว่าผ่านการเรียนรู้แนวทางและหลักการใช้ Excel อย่างมีระบบที่ดีมาก่อน

แบบ O-C-O

แบบ O-C-O เป็นการใช้ Excel สร้างรายงานตัวใหม่ขึ้นมาเพื่อสรุปข้อมูลหรือวิเคราะห์ข้อมูลจากรายงานเดิมที่มีอยู่ ซึ่งหน้าตารายงานตัวเดิมนั้นไม่ได้อยู่ในโครงสร้างที่จะใช้คำสั่งจากเมนู และไม่สามารถใช้สูตร VLookup, Match, Index, Offset หรือสูตร Array SumIF, SUMIFs, SumProduct ตามวิธีปกติ ช่วยในการสร้างรายงานตัวใหม่ได้แม้แต่น้อย

ผู้ใช้ Excel แบบนี้ส่วนใหญ่ใช้ Excel ในการวางแผน วิเคราะห์ วิจัย ต้องรอบรู้และเชี่ยวชาญเครื่องมือต่างๆของ Excel อย่างมาก

โง่ แล้ว อวดฉลาด

หลังจากที่ผมจบ MBA มาทำงานที่ฝ่ายวิจัยและวางแผน ธนาคารไทยพาณิชย์ หัวหน้ามอบงานชิ้นแรกกำหนดให้คำนวณดอกเบี้ยเงินฝากว่า ถ้าอัตราดอกเบี้ยเปลี่ยนแปลงจาก 5% เป็น 5.25% 5.5% 5.75% 6% เพิ่มครั้งละ 0.25% ไปเรื่อยๆจนถึง 10% จะมียอดดอกเบี้ยที่ธนาคารต้องรับภาระเป็นค่าใช้จ่ายในช่วงระยะเวลา 5 ปีเท่ากับเท่าใด

ยุคนั้นในธนาคารเพิ่งเริ่มมีการใช้คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะกันบ้างแล้ว แต่มีแค่ฝ่ายวิจัยของผมกับฝ่ายคอมพิวเตอร์เท่านั้นที่มีเครื่องให้ใช้กัน ผมต้องแสดงฝีมือใช้ Lotus 1-2-3 ซึ่งเป็นโปรแกรมเปรดชีทยอดนิยม (ตอนนั้น Excel ยังเป็นแค่วุ้นอยู่เลย) วางแผนว่าจะใช้ Macro (เทียบได้กับ Excel VBA) คำนวณแบบวนซ้ำหลายๆรอบ แต่ละรอบให้ส่งตัวเลขอัตราดอกเบี้ยไปใช้คำนวณ พอได้ผลลัพธ์ก็จัดการ copy มาสร้างเป็นรายงานสรุปให้ดูเลยว่าด้วยอัตราดอกเบี้ยเท่านั้นเท่านี้ในแต่ละปีมียอดค่าใช้จ่ายดอกเบี้ยรวมเป็นเงินเท่าใด

ผมใช้เวลาหลายอาทิตย์เขียน Macro ขึ้นมา พอนำมาสั่งรันบนเครื่อง IBM AT ซึ่งเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทันสมัยที่สุดในโลก ยังต้องใช้เวลากว่าครึ่งวัน กว่าจะสร้างรายงานตามต้องการขึ้นมาได้ หัวหน้าดูแล้วก็ยังต้องกดเครื่องคิดเลขตรวจสอบซ้ำว่าถูกต้องทั้งหมด

ผลงานครั้งนั้นทำให้ผมได้รับยกย่องจากหัวหน้าว่า “สมเกียรติ เก่งมาก”

นี่ถือเป็นความภูมิใจอย่างมากเลยครับ สมัยนั้นไม่มีใครเคยใช้ Macro กันเลย ผมถือเป็นคนแรกที่นำวิธีการนี้มาใช้ ใครๆก็ยกนิ้วให้

หลายปีต่อมาพอผมจะลาออก รุ่นน้องที่ทำงานด้วยกันคุยให้ฟังว่า งานแบบที่ผมได้รับมอบหมายให้คิดดอกเบี้ยนั้นแหละ ทำไมพี่ไม่ใช้ Data Table ล่ะ

Data Table คือ อะไร ผมลองอ่านคำอธิบายจากคู่มือก็ไม่เข้าใจ แต่พอทดลองทำตามดูเท่านั้น เจ้านิ้วโป้งที่ยกขึ้นต้องชี้ลงแทน ความภูมิใจที่ผมภาคภูมิหนักหนาว่าเก่งกลับต้องคิดใหม่ว่า ผมเนี่ย โง่แล้วอวดฉลาดมาตั้งนาน เพราะถ้าใช้ Data Table เป็น ไม่ต้องเสียเวลาคิดเขียน Macro หรอก เจ้า Lotus 1-2-3 มันจะทำงานให้เองทั้งหมด คำนวณเสร็จพร้อมทำเป็นตารางสรุปให้ในเวลาเพียงนิดเดียว

หยุดหลงกล ตกเป็นทาส Excel

สมัยที่มีโปรแกรมสเปรดชีทออกมาวางตลาดเป็นครั้งแรก พอนักบัญชีคนหนึ่งเดินมาเห็นว่าโปรแกรมทำงานนี้ทำงานได้อย่างไร เขาก็หยิบกระเป๋าเงินออกมาด้วยมือที่สั่นด้วยความดีใจพร้อมกับพูดว่า “ผมขอซื้อโปรแกรมนี้ไปใช้ สิ่งที่โปรแกรมนี้ทำเสร็จในพริบตานั้น ผมต้องใช้เวลาทำเป็นชั่วโมงกว่าจะเสร็จ”

ทุกวันนี้เรามีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำงานได้เร็วกว่ายุคก่อนหลายเท่า เครื่องคอมพิวเตอร์ก็มีราคาถูกลงมามากต่างจากสมัยแรกๆที่เครื่องหนึ่งๆอย่างต่ำก็ราคาเป็นแสน ทุกคนที่ทำงานล้วนมีคอมพิวเตอร์ใช้และใช้โปรแกรมสเปรดชีทยอดนิยมที่มีชื่อว่า Excel แต่แทนที่ชีวิตจะมีความสุขมากกว่าเดิม ทำงานสบายขึ้น สามารถกลับบ้านตรงเวลา วันหยุดเป็นเวลาส่วนตัวได้พักผ่อน ใช้ชีวิตกับครอบครัว กลับกลายเป็นว่าต้องมานั่งหลังขดหลังแข็งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ กลับบ้านแล้วก็ยังต้องทำงานต่อทุกวัน ดึกดื่นก็ต้องตื่นขึ้นมารับโทรศัพท์ เปิด Excel ขึ้นมาใช้…อีก

วิธีใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์

แน่ล่ะ Excel ต้องทำงานบนคอมพิวเตอร์ หลายคนเข้าใจผิดไปว่าพอมีคอมพิวเตอร์ใช้แล้ว พอมี Excel ซึ่งเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้ใช้แล้ว นั่นแหละสามารถใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์แล้ว

หากคุณสามารถใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ได้จริง  Excel ต้องเป็นทาสของคุณ ไม่ใช่คุณเป็นทาสของ Excel ซึ่งหลายๆคนกำลังเป็นกันอยู่ และยอมเป็นทาส Excel อย่างเต็มใจเสียด้วย ยิ่งได้เห็น Excel ทำงานเสร็จในพริบตา ยิ่งถูกหลอก ลืมตัว หลงกล ยอมเป็นทาสต่อไปเรื่อยๆ

แทนการจับเวลาว่า Excel ทำงานเสร็จหรือคำนวณเสร็จเร็ว ขอให้จับเวลาของมนุษย์ที่ต้องมานั่งทำงานอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ว่าเสียเวลามากน้อยเพียงใด งานเดิมแฟ้มเดิมที่สร้างไว้เมื่อต้องนำกลับมาทำรายงานใหม่ซ้ำ ยังต้องเสียเวลานานแบบเดิมอยู่อีกหรือไม่ ถ้าใครใช้ Pivot Table หรือใช้คำสั่งใดจากเมนูสร้างรายงานเอาไว้ พอจะต้องหาคำตอบรอบใหม่ ยังมีขั้นตอนแบบเดิมๆที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีกอยู่หรือเปล่า

หลายๆคนคงนึกคำตอบว่า วิธีใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ นั่นหมายถึงต้องแสดงฝีมือถึงขั้นต้องเขียนโปรแกรม VBA ขึ้นมาช่วย ... ไม่ใช่หรอก ยังไม่จำเป็นถึงขั้นจำเป็นจะต้องใช้ VBA

ในการทำงานต้องรู้จัก Excel อะไรบ้าง ต้องเก่ง Excel แค่ไหนจึงจะพอ ต้องเริ่มต้นจากแยกแยะระหว่างการสร้างงานโดยใช้คำสั่งบนเมนูกับการใช้สูตรคำนวณว่าต่างกันอย่างไรก่อน

งานใดก็ตามที่สร้างผ่านคำสั่งบนเมนู กว่าจะเสร็จยังต้อง “ใช้มือ” จับเมาส์หรือกดปุ่มบนแป้นพิมพ์เพื่อสั่งซ้ำอยู่อีก นั่นยังไม่เรียกว่าเป็นการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ ถ้าคุณใช้ Excel ทำงานแบบนี้เป็นหลัก ก็ยังตกเป็นทาสของ Excel และจะถูกสั่งให้ใช้มือทำงานซ้ำแบบเดิมๆต่อไปชั่วชีวิต

Excel จะทำงานแบบคอมพิวเตอร์และ Excel เป็นทาสของคุณได้ ก็ต่อเมื่อหลีกหนีจากการใช้คำสั่งบนเมนูแล้วหันไปใช้สูตรคำนวณแทน

เชิญดูวิดีโอจากยูทูปเปรียบเทียบวิธีใช้ Pivot Table แบบปกติกับวิธีใช้ Advanced Pivot Table ได้จากลิงก์ https://youtu.be/runsY_OfNxo หรือจาก facebook ที่ลิงก์ https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/1995526354050506/

ดูออกไหมว่า วิธีไหนที่ยังหลงกล ตกเป็นทาสของ Excel

“สมเกียรติ ผู้จัดการฝ่ายเขาโทรมาตำหนิคุณใหญ่เลยว่า คุณขี้เกียจ คุณไม่ทำงาน”

พี่เปี๊ยก หัวหน้าแผนกวางแผนธุรกิจของผมโทรมาหาที่บ้านพร้อมกับเล่าว่า ผู้จัดการฝ่ายท่านไม่พอใจผมอย่างมาก ไม่เห็นว่าผมทำงานตามที่ท่านมอบหมายให้ทำ ซึ่งท่านมอบงานให้คำนวณหาว่า ถ้าราคาค่าไฟฟ้าปรับขึ้นจากเดิมไปเรื่อยๆครั้งละ 5 สตางค์ จะมีผลกระทบต่อยอดกำไรขาดทุนของบริษัทในช่วง 24 เดือนมากน้อยอย่างไรบ้าง

เนื่องจากผมต้องใช้แฟ้มที่เจ้าหน้าที่วางแผนคนเก่าทำไว้ ผมจึงขอเวลาผู้จัดการฝ่ายว่า ผมขอเวลา 2 อาทิตย์แล้วผมจะใช้ Data Table ช่วยสร้างรายงานสรุปให้ตามที่ท่านกำหมดมา แต่ละวันที่ผมทำงานก็ต้องใช้เวลาไปกับการไล่ที่ไปที่มาในแฟ้มว่าคนเก่าเขาสร้างไว้ยังไง ไม่มีใครมาช่วยบอกช่วยแกะหรอก ทั้งหมดจะพึ่งตัวเอง สูตรใดที่ไม่ดีผมก็ต้องปรับแก้ไขสร้างใหม่ วันเสาร์วันหยุดที่ไม่ต้องทำงาน ผมก็ไปทำงาน จึงน่าแปลกใจเหลือเกินว่า ทำไมจึงเห็นว่าผมไม่ทำงาน

งานนี้เป็นงานแรกครับ ผมตามพี่เปี๊ยกย้ายงานจากธนาคารไทยพาณิชย์มาอยู่บริษัทนี้ แค่ยังไม่ถึงเดือนก็ถูกตำหนิเรื่องการทำงานเสียแล้ว ขออุบไม่บอกชื่อบริษัทก็แล้วกัน เพราะอยู่ได้แค่เดือนเดียว

พอถึงตอนเช้าวันรุ่งขึ้น ผมก็รีบทำรายงานสรุปหน้าเดียวส่งให้ผู้จัดการฝ่าย ไม่ต้องสนใจความถูกต้องแล้วล่ะว่าสูตรของคนเก่าเขาจะถูกหรือผิดอย่างไร

พอท่านหยิบรายงานขึ้นมาดูก็พูดว่า “นี่น่ะเหรอ รายงานที่คุณว่าจะใช้ Data Table ทำมาให้” พอพูดจบท่านก็โยนรายงานทิ้ง ผมจึงยื่นกระดาษอีกใบหนึ่งให้ท่านดู ... ใบลาออกไงครับ

เช้าวันนั้นก่อนที่ผมจะเข้าไปเสนอรายงานกับผู้จัดการฝ่าย ผมโทรกลับมาถามซีพีว่า ซีพียังรับผมอยู่ไหม เจ้าหน้าที่บุคคลของซีพีบอกว่ายังเปิดรับผมอยู่ ผมจึงเตรียมใบลาออกเผื่อไว้ คอยดูว่างานชิ้นแรกของผมจะออกหัวหรือออกก้อย กันเหนียวเอาไว้ก่อน

หลังจากที่ผมลาออกมาได้ไม่นานก็ทราบข่าวมาว่า ผู้จัดการฝ่ายเสียหน้าอย่างมาก ลาออกไปแล้ว เพราะถูกล้อว่าชอบ Work Hard แต่ไม่ชอบ Work Smart แบบสมเกียรติ

คนในบริษัทเขาสงสัยแล้วสืบกันว่าทำไมผมจึงลาออกเร็วเหลือเกิน เจ้าหน้าที่วางแผนคนเก่าที่กลับมารับงานเขาใช้ Data Table ไม่เป็น เขาต้องสร้างแฟ้มขึ้นมาอีกหลายแฟ้มเพื่อคำนวณค่าไฟฟ้าแต่ละอัตรา จากนั้นต้องพิมพ์ออกมาลงในกระดาษแล้วลอกยอดกำไรขาดทุนจากแต่ละแฟ้มมาสรุปเป็นรายงานอีกที ต้องทำงานตั้งแต่เช้าจนเย็น ต้องทำโอที แต่ผมสามารถทำเสร็จได้ทันทีโดยใช้ Data Table

น่าเสียดายที่ยุคนั้นผมค่อนข้างใจร้อนไฟแรง จึงตัดสินใจลาออก ถ้าเป็นยุคนี้ ผมจะใช้ Data Table ทำให้ผู้จัดการฝ่ายท่านดูทีละขั้น จะได้มั่นใจว่าตัวเลขคำตอบแต่ละตัวที่ได้มานั้นรับรองว่า ถูกต้องแน่นอนครับ

work hard work smart

“กิ้ก กิ้ก ๆๆ แก้ก แก้ก ๆๆ”

ยังมีเสียงกิ้ก ๆ แก้ก ๆ ที่ดังมาจากการคลิกเม้าส์หรือกดปุ่มบนแป้นพิมพ์อยู่เลย เสียงนี้เป็นสัญญาณเตือนบอกกับผมที่เป็นอาจารย์สอนอยู่หน้าห้องให้ทราบว่า รอก่อน อย่าเพิ่งสอนเรื่องต่อไป ยังมีลูกศิษย์ที่ยังทำตัวอย่างไม่เสร็จ

“กิ้ก กิ้ก ๆๆ แก้ก แก้ก ๆๆ”

รอก่อน รอ รอ รอ รอแล้วก็ยังมีเสียงดังแบบเดิมต่อไปอีก ผู้เข้าอบรมคนอื่นๆทั้งห้องเขาทำกันเสร็จกันหมดแล้ว คราวนี้ผมเดินเข้าไปดูเลยว่าทำไมยังทำไม่ทันอีกหรือ จึงถึงบางอ้อว่า เสียงคลิกเมาส์กับเสียงแป้นพิมพ์ยังดังอยู่นั้นน่ะเพราะผู้เข้าอบรมคนนี้จดบันทึกแบบละเอียดมาก เขียนบันทึกในสมุดไว้ยังไม่พอ กำลังถ่ายภาพจอ ทำเป็นหนัง และพิมพ์คำอธิบายประกอบภาพไว้อีกด้วย เรียกว่าพร้อมที่จะนำไปใช้เป็นสื่อการสอนได้เลย

“ว้าว เยี่ยมมากเลยครับ เก่งจังที่ทำได้แบบนี้” เริ่มต้น ผมชมไว้ก่อนล่ะ

จากนั้นก็ต้องเรียนให้ทราบว่า ผมไม่สามารถรอคุณคนเดียวได้นะครับ คนอื่นๆเขาทำเสร็จกันหมดแล้ว ขอให้ดูในคู่มือที่ผมแจกไปจะพบว่า ผมพยายามถอดเทปทุกอย่างที่ผมสอนไว้ให้อยู่แล้ว ละเอียดยิ่งกว่าที่ผมพูดอธิบายให้ฟังเสียอีก เพียงแต่ว่าขอให้ไปเปิดอ่านดูที่บ้าน ขอให้ใช้เวลาในห้องอบรมทำตามที่ผมบอกก็พอครับ

Go to top