ที่พึ่งยามยาก ยากไปเลย

เป็นปกติวิสัย เมื่อเราติดปัญหา ไม่สามารถหาทางออก เราจะไปพึ่ง ไปขอความช่วยเหลือจากคนอื่นเขา

หน่วยงานซึ่งมักจะเป็นที่พึ่งของทุกท่านก็คือ ฝ่ายคอมพิวเตอร์ หรือฝ่าย IT ใช่ไหมครับ บางบริษัทอาจใช้ฝ่ายฝึกอบรม ทำหน้าที่อบรมคอมพิวเตอร์ ฝ่ายนี้จึงอาจเป็นอีกแห่งหนึ่งที่เราจะวิ่งเข้าไปขอความช่วยเหลือ

ขอถามหน่อยว่า ฝ่ายอะไรเอ่ย รู้จัก Excel น้อยที่สุด

ฝ่ายคอมพิวเตอร์ กับ ฝ่ายฝึกอบรม นั่นแหละครับ

ทุกวันนี้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ทั้งด้าน Hardware Software ก้าวไปเร็วมาก ก้าวไปกระโดดไป บางเรื่องจะพัฒนาแบบวิ่งไปทีเดียว แถมยังมีเทคโนโลยีใหม่ๆผุดขึ้นตลอดเวลา ยากที่ใครคนใดคนหนึ่งจะติดตามเรียนรู้ความรู้ใหม่ๆเหล่านี้ได้ทัน

แค่จะเรียนรู้เฉพาะโปรแกรมที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายคอมพิวเตอร์ใช้งานอยู่ ให้ได้ทั้งรู้ลึก รู้รอบ และเชี่ยวชาญ ยังยากแล้ว ไฉนเลยจะสามารถติดตามเรียนรู้โปรแกรมอื่นๆได้พอๆกัน

ส่วนฝ่ายฝึกอบรม ยิ่งต้องรับภาระหนักเข้าไปอีก เพราะต้องคอยให้ความรู้ ฝึกฝนวิธีใช้โปรแกรมต่างๆมากมาย จำเป็นต้องเลือกที่จะรอบรู้มาก่อนการรู้ให้ลึก เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจึงค่อนข้างจะรู้รอบไปหมด สามารถใช้โปรแกรมต่างๆได้ทั่วทีเดียว

ทั้งสองฝ่ายซึ่งเรากะจะขอเป็นที่พึ่งยามยากนี้ ย่อมจะหาทาง ช่วยเหลือเราอย่างเต็มที่ โดยใช้ความรู้ความชำนาญที่ตนมีอยู่นั่นแหละ พยายามใช้แก้ปัญหา

ถ้าปัญหาที่ได้รับร้องขอให้ช่วยเหลือ ดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องที่เกินกว่า Excel จะทำให้ได้ มักจะใช้ VBA นี่แหละครับ เป็นทางออกสุดท้าย

ขอยกตัวอย่างงานง่ายๆ แม้จะดูไม่สมเหตุสมผลเท่าใดนัก แต่จะช่วยให้พวกเราเห็นภาพปัญหาของที่พึ่งยามยากได้ง่ายขึ้น

สมมติว่า เราต้องการจัดเรียงข้อมูลจากมากไปน้อย ซึ่ง Excel มีคำสั่ง Data > Sort อยู่แล้ว แต่เราต้องการจัดเรียง ตามวันที่ ตามชื่อลูกค้า ตามยอดซื้อ และตามกลุ่มของสินค้า ซึ่งปัญหานี้ดูเผินๆจะไม่สามารถใช้ Data > Sort ได้ครบ เพราะ Excel สั่ง sort จัดเรียงได้แค่ 3 กลุ่มเท่านั้น เราจึงต้องไปหาฝ่ายคอมพิวเตอร์ให้ช่วยหน่อยเถอะ

ฝ่ายคอมพิวเตอร์เห็นปัญหานี้แล้วยิ้มเลยครับ เพราะเป็นเรื่องหมูมากๆ ใช้ VBA สั่งจัดเรียงข้อมูลเป็น loop ก็ได้แล้ว ว่าแล้วเริ่มเตรียม เขียนรหัสคำสั่งให้เราทีเดียว ขอเวลาสักวันสองวันเท่านั้น

ปัญหานี้ดูเผินๆก็ไม่เห็นเป็นปัญหาอะไร แต่เมื่อขาดฝ่ายคอมพิวเตอร์ หรือเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์คนนั้นลาออกไปล่ะ เกิดงานที่เราต้องการนั้นมีเงื่อนไขแปลกไปจากเดิม คงจะไม่มีใครช่วยเราได้อีกล่ะทีนี้ ถ้าจะหันกลับไปดูรหัส VBA ที่ได้มาก็งง เพราะเราไม่ได้เขียนเอง จะแก้ไขเองก็ไม่แน่ใจว่าจะไปกระทบกับรหัสส่วนอื่นๆหรือไม่ สุดท้ายเลยต้องทิ้งงานทิ้งปัญหานั่นไป ทิ้ง File ที่ใช้งานเพราะไม่แน่ใจแล้วว่า จะใช้งานแก้ไขอย่างไรดี

ทั้งหมดที่เขียนมานี้ อยากขอให้เราพึ่งตัวเองให้ถึงที่สุดจริงๆก่อน ขอให้นึกไว้เสมอว่า ถ้าเราเป็นไมโครซอฟต์ เราจะขาย Excel ให้กับคนอื่นๆใช้ เราจะต้องสร้าง Excel ให้ช่วยใช้งานได้สารพัดก่อนล่ะ จึงมีน้อยปัญหามากๆ ที่จะใช้ Excel ไม่ได้

ที่ได้ลองแก้ปัญหาหากันแล้ว แต่ทำไม่ได้ อย่าตอบว่า Excel ทำไม่ได้

แต่ขอให้ตอบว่า ตนเองยังไม่รู้ว่าจะใช้ Excel อย่างไรต่างหาก ขอให้ลองเปิดตำราหน้าแรกกับหน้าสุดท้ายดู หน้าแรกเป็นสารบัญ หน้าสุดท้ายเป็นดัชนี Index ลองค้นคว้าดูเรื่องใกล้เคียงกับปัญหาของตน

ขอให้ตนเป็นที่พึ่งของตนก่อน แล้วใช้ VBA เป็นทางออกสุดท้าย.. สุดท้ายจริงๆ