อยากเก่ง แต่หาเมนูตัวเก่งไม่เจอ

สำหรับผู้ที่เพิ่งจับ Excel เป็นครั้งแรก ปัญหานี้จะยากกว่าเดิมหลายร้อยหลายพันเท่า เรียกว่าไม่มีทางหาเมนูเจอเสียด้วยซ้ำ เพราะ Excel ตั้งแต่รุ่น 2000 เป็นต้นมา สามารถกำหนดให้เก็บเมนูที่ไม่ได้ใช้งานออกไป ไม่ให้แสดงบนเมนูให้เห็นเลย จนกว่าจะคลิกที่เมนูตรงเครื่องหมาย Expand >>

ประโยชน์จากการที่ Excel เก็บเมนูที่ไม่ได้ใช้งานออกไป จะช่วยให้คุณค้นหาเมนูที่ใช้งานประจำได้ง่ายขึ้น เพราะไม่มีเมนูซึ่งไม่เคยเรียกใช้งานมาปรากฏให้เกะกะสายตา แต่กลายเป็นปัญหาสำหรับสำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้ Excel กว่าจะหาเมนูเจอก็ต้องคลิก Expand ไล่เปิดเมนูไปทีละอัน ซึ่งระบบการเก็บเมนูที่ไม่ได้ใช้งานนี้ ไมโครซอฟท์ถูกตำหนิว่าทำให้ Excel ฉลาดเกินไป ฉลาดเสียจนทำให้ผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้ Excel หมดโอกาสที่จะเก่งไปหลายคนทีเดียว เนื่องจากหมดความพยายามที่จะใช้หาเมนูที่ต้องการไปก่อน

นอกจาก Excel จะการเก็บเมนูที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว Excel ยังเก็บแถบเครื่องมือซึ่งอยู่ใต้แถบเมนูให้เหลือแค่แถบเดียว เพื่อทำให้เรามองเห็นพื้นที่ใช้งานได้ใหญ่ขึ้น เวลาจะใช้เครื่องมือที่ซ่อนไว้ต้องคลิกที่ปุ่ม Expand เพื่อแสดงปุ่มเครื่องมืออื่นๆให้เห็นอีกหลายปุ่ม

วิธีปรับแต่งเมนู Excel ให้เหมาะสมกับคุณ

แทนที่จะมาเสียเวลาคลิกปุ่ม Expand เพื่อค้นหาเมนูหรือปุ่มเครื่องมือที่ต้องการ ถ้าคุณใช้เมนูคำสั่งบ่อยๆ จนสามารถจำที่อยู่ของเมนูแต่ละอันที่ต้องการได้ชัดเจน คุณย่อมรู้อยู่แล้วว่าจะไปที่ไหน หาเมนูอะไร ซึ่งอยู่ตรงไหนได้อย่างคล่องแคล่วอยู่แล้ว ขอแนะนำวิธีปรับแต่ง Excel ให้เหมาะกับการใช้งานของคุณ จะได้ไม่ต้องมาเสียเวลาคลิก Expand เปิดหาเมนูต่อไปอีก โดยสั่งให้ Excel เลิกเก็บเมนูที่ไม่ได้ใช้งาน

คลิกเมนู View > Toolbars > Customize > Options แล้วคลิกเลือกช่อง Always show full menus จะทำให้จากนี้ไป Excel จะแสดงเมนูทั้งหมดให้เห็นตลอดเวลา และหากต้องการให้ Excel เลิกแสดงแถบเครื่องมือเพียงแถบเดียว ให้คลิกเลือกช่อง Show Standard and Formatting toolbars on two rows ด้วยก็ได้

สร้างแถบเมนูใหม่เก็บเมนูยอดนิยม

คุณสามารถสร้างแถบเมนูอันใหม่เพื่อเก็บปุ่มคำสั่งต่างๆหรือแม้แต่มีเมนูซ้อนอยู่ในเมนูอันใหม่นี้ เวลาจะใช้งานก็เรียกใช้เมนูคำสั่งจากเมนูนี้เพียงแถบเดียวได้อย่างรวดเร็ว แล้วจัดเก็บแถบเมนูชุดอื่นๆออกไป เพื่อเปิดหน้าจอให้กว้างมากที่สุดจะได้เห็นพื้นที่ตารางได้ใหญ่ขึ้น

วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้ที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง สามารถจัดแจงแปลงหน้าจอของ Excel ตามแบบที่ตนต้องการ แต่ไม่เหมาะกับการใช้ Excel ร่วมกันหลายคน เพราะจะทำให้ผู้อื่นเปิด Excel เข้ามาแล้วหาเมนูที่เขาเคยใช้งานไม่พบ ผู้ใช้ Excel ต้องรู้จักวิธีเรียกเมนูมาตรฐานกลับมาใช้งานได้ตามเดิมจึงจะทำงานต่อไปได้

เริ่มจากคลิกเมนู View > Toolbars > Customize > Toolbars แล้วคลิกปุ่ม New จากนั้นตั้งชื่อเมนูที่คุณต้องการแล้วกดปุ่ม OK

คลิกที่ Tab Command เพื่อคลิกเลือกเมนูที่ต้องการ แล้วคลิกลากปุ่มเมนูไปปล่อยบนแถบเมนูอันใหม่ซึ่งมีชื่อเมนูตามที่คุณตั้งชื่อไว้ ให้คลิกลากปุ่มที่ต้องการมาเรียงต่อกันไปเรื่อยๆ หากต้องการให้มีเส้นแบ่งปุ่มเป็นช่วงๆให้คลิกลากปุ่มบนแถบเมนูอันใหม่ให้ขยับห่างออกไปทางขวา จะเกิดเส้นแบ่งแนวตั้งขึ้นทางซ้ายของปุ่มนั้น ถ้าไม่ต้องการปุ่มใด ขอให้ลากปุ่มออกมาปล่อยข้างนอกแถบเมนู เสร็จแล้วให้กดปุ่ม Close

เมนูที่สร้างขึ้นใหม่นี้จะมีอยู่ให้ใช้งานได้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้สร้างเมนูนี้เท่านั้น หากต้องการนำเมนูใหม่ไปใช้ที่เครื่องอื่น คุณสามารถสั่งให้เมนูติดไปกับ file ที่ต้องการได้ โดยเริ่มจากเปิด file ที่ต้องการก่อน แล้วคลิกเมนู View > Toolbars > Customize > Toolbars เช่นเดียวกับวิธีสร้างเมนูข้างต้น แล้วคลิกปุ่ม Attach จากนั้นคลิกเลือกชื่อแถบเมนูของคุณ ซึ่งปรากฏเรียงชื่อตามตัวอักษรอยู่ในช่อง Custom toolbars ด้านซ้าย แล้วกดปุ่ม Copy ตรงกลาง เพื่อนำชื่อเมนูที่คุณเลือกไปแสดงในช่อง Toolbars in workbook ด้านขวา เสร็จแล้วกดปุ่ม OK แล้ว Close ออกมาเป็นจบขั้นตอน

ถ้าอยากทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นมีเมนูทั้งหมดเหมือนกับเครื่องที่คุณใช้งานอยู่ ให้ค้นหา file ซึ่งมีนามสกุล .xlb แล้ว copy ไปทับ file .xlb ในเครื่องอื่นที่ต้องการ

ปรับแต่งเมนูมาตรฐานตามใจ

ระหว่างที่คุณอยู่ในเมนู View > Toolbars > Customize เมนูมาตรฐานทุกอันของ Excel สามารถปรับแต่ง ถอดเมนูเก่าออก เพิ่มเมนูใหม่ ย้ายตำแหน่งเมนู หรือจะสลับที่ได้ตามต้องการ โดยใช้วิธีเช่นเดียวกันกับการสร้างเมนูใหม่ข้างต้น

ถ้าคุณเผลอไปคลิกลากปุ่มเมนูออกจากเมนูมาตรฐาน ทำให้ปุ่มเมนูหายไป หรือหากคุณต้องการปรับเมนูมาตรฐานให้กลับคืนสู่สภาพเดิม ให้คลิกเมนู View > Toolbars > Customize > Toolbars แล้วคลิกเลือกชื่อเมนูมาตรฐานทีละอัน จากนั้นกดปุ่ม Reset

คลิกขวาหาเมนู

วิธีซึ่งง่ายที่สุด ทำให้ไม่ต้องปรับแต่งเมนูให้เสียเวลา และไม่ต้องจดจำว่าเมนูคำสั่งอยู่ที่ไหน ขอแต่เพียงคลิกขวาไปยังตำแหน่งงานซึ่งคุณทำงานค้างอยู่ ไม่ว่าที่ใดในโปรแกรม Excel จะปรากฏเมนูย่อยขึ้นมาให้เลือกใช้งาน ซึ่ง Excel จัดเตรียมเมนูที่ตรงกับความต้องการส่วนใหญ่ไว้แล้ว ช่วยลัดขั้นตอนทำงานและลดความเหนื่อยยากในการใช้ Excel ออกไปได้มากทีเดียว

ยกตัวอย่างเช่น คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ sheet ใหม่ แต่จำไม่ได้ว่าต้องคลิกเมนู Insert > Sheet > Rename ให้เริ่มจากชี้ไปที่ชื่อ sheet แล้วคลิกขวา จะมีเมนูย่อย Rename ให้เลือกใช้ต่อไป

แนะนำให้ทดลองคลิกขวาไปยังตำแหน่งต่างๆบนหน้าจอของ Excel จะพบว่ามีเมนูย่อยเปิดขึ้นมาให้เรียกใช้อีกเยอะแยะ จนกล่าวได้ว่า ถ้าคุณจำเมนูไม่ได้ ก็ไม่ต้องจำ ขอแต่เพียงคลิกขวาเป็น จะใช้ Excel ทำงานได้แล้วด้วยวิธีคลิกขวาง่ายๆนี่แหละ