วิธีเลือกใช้สูตรในงานตัดสินใจ

วิธีเลือกใช้สูตรเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ผู้ใช้ Excel จะต้องเข้าใจประโยชน์ ข้อดี และข้อเสีย ตลอดจนข้อจำกัดของแต่ละสูตร จากนั้นจึงคิดเลือกใช้สูตรที่เหมาะสมที่สุด ซึ่งในบทความนี้จะขอนำสูตรที่เกี่ยวข้องกับงานตัดสินใจ เช่น If, Choose, Vlookup, Match, และ Index มาเล่าสู่กันฟัง

(ขอข้ามรายละเอียดพื้นฐานเกี่ยวกับโครงสร้างของแต่ละสูตร ซึ่งสามารถค้นคว้าศึกษาได้จาก Excel Help และขอข้ามลูกเล่นพิสดารในการดัดแปลงสูตรให้ทำงานเกินกว่าที่ทราบกันไปก่อน เพื่อทำให้บทความนี้ง่ายต่อการเปรียบเทียบสูตรต่างๆและไม่เยิ่นเย้อเกินควร)

สูตร If

สูตร If เป็นสูตรแรกที่ควรคิดถึง ถ้าเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องมีความสลับซับซ้อนไม่มาก เพราะสูตรทุกสูตรมีข้อจำกัดว่า ภายในวงเล็บหนึ่ง จะมีสูตรอยู่ภายในวงเล็บได้ไม่เกิน 7 สูตร ดังนั้นสูตร If จึงสามารถสร้างสูตร If ซ้อนกันได้ไม่เกิน 7 ชั้น รวมสูตร If นอกวงเล็บด้วยจึงนับ If ได้ 8 If

=IF(A1=1,"A",

 IF(A1=2,"B",

 IF(A1=3,"C",

 IF(A1=4,"D",

 IF(A1=5,"E",

 IF(A1=6,"F",

 IF(A1=7,"G",

 IF(A1=8,"H","I"))))))))

หากพยายามนำสูตรซ้อนเข้าไปอีก จะพบคำเตือนว่า The formula you typed contains error โดย Excel จะไม่บอกหรอกว่าสาเหตุเป็นเพราะเราซ้อนสูตรหลายชั้นเกินกว่าที่จะรับได้ ผู้ที่สร้างสูตรต้องเข้าใจเองว่าเป็นเพราะมีสูตรเกินกว่า 7 สูตรในวงเล็บ

ประเด็นที่ต้องคำนึงเวลาซ้อนสูตร If ก็คือ เราต้องกำหนดเงื่อนไขในสูตร If ที่เปิดโอกาสให้เงื่อนไขทั้งหมดมีโอกาสได้ใช้งาน เช่น ถ้าเงื่อนไขของ If ตัวแรก ใช้ตรวจสอบตัวเลขที่มากกว่าหรือเท่ากับ 5 เราสามารถกำหนดเงื่อนไขของ If ตัวถัดไป ใช้ตรวจสอบตัวเลขที่มากกว่าหรือเท่ากับ 4, 3, 2, 1 ได้ตามลำดับ

แต่ถ้ากำหนดเงื่อนไขแรกให้ตรวจสอบตัวเลขที่มากกว่าหรือเท่ากับ 1 เสียแล้ว จะปิดโอกาสกันไม่ให้เงื่อนไขใน If ที่ซ้อนตัวถัดไปได้ใช้งาน

สูตร Choose

สูตร Choose สามารถใช้แทนสูตร If ได้ในกรณีที่ใช้ตัวเลข 1 - 29 เป็นเงื่อนไข เช่น

=CHOOSE(A1,"A","B","C","D","E","F","G","H","I","J","K")

เมื่อใช้ Choose แทนสูตร If จะช่วยทำให้สูตร If สั้นลงไปมากและสามารถเลือกค่าที่ต้องการได้ถึง 29 ค่า แต่อย่างไรก็ตาม A1 สามารถเป็นตัวเลขตั้งแต่ 1 - 29 ได้เท่านั้น ไม่สามารถใช้เงื่อนไขที่เป็นตัวเลขค่าอื่นๆหรือเป็นตัวอักษรเช่นที่สูตร If ทำได้ยืดหยุ่นกว่า

สูตร Vlookup

สูตร Vlookup อาศัยตารางที่ติดต่อกันและใช้ Column ซ้ายสุดเก็บค่าที่ใช้ค้นหา จึงช่วยให้ใช้เงื่อนไขได้มากเท่าที่ต้องการโดยอาศัยค่าใน Column ซ้ายสุดเป็นค่าที่ใช้เทียบกับเงื่อนไขโดยอัตโนมัติในเงื่อนไขประเภทเท่ากับ มากกว่าหรือเท่ากับ และน้อยกว่าหรือเท่ากับได้เท่านั้น ไม่สามารถปรับเงื่อนไขให้ใช้แตกต่างกันเช่นที่สูตร If ทำได้

ควรเลือกใช้สูตร Vlookup เท่าที่จำเป็น เพราะสูตรนี้จะทำงานช้าลงเมื่อตารางฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีการใช้สูตร Vlookup ซ้ำกัน อีกทั้งผู้ใช้ต้องคอยควบคุมลำดับ Column ในโครงสร้างของตารางไม่ให้แตกต่างไปจากเดิม

สูตร Match และ Index

ในกรณีที่ตารางฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่ และอาจแยกตารางไว้ต่างชีทหรือแฟ้ม แนะนำให้ใช้สูตร Match เพื่อค้นหาลำดับที่ของข้อมูลว่าเป็นรายการที่เท่าใด จากนั้นจึงใช้สูตร Index เพื่อค้นหารายละเอียดอื่นๆของรายการนั้นต่อไป

เนื่องจากสูตร Match ทำงานเพียงครั้งเดียว เพื่อส่งค่าเลขที่รายการไปยังสูตร Index ซึ่งอาจใช้ Index ค้นหาค่าใน Column ที่ต้องการแทนที่จะใช้ตารางขนาดใหญ่ จึงคำนวณให้ผลลัพธ์ได้รวดเร็วกว่าการใช้สูตร Vlookup แต่ผู้ใช้งานต้องคอยระวังลำดับที่ของรายการซึ่งอาจไม่ได้อยู่ในตารางติดต่อกัน ให้อยู่ในลำดับรายการเดียวกันทุกตารางเสมอ