การใช้สูตรป้องกันและค้นหารายการซ้ำ

Excel 97 เป็นต้นมามีเครื่องมือใหม่สามารถนำมาใช้ร่วมกันในการป้องกันและค้นหารายการข้อมูลที่ซ้ำกัน โดยใช้สูตรกำหนดในเมนูคำสั่ง Data > Validation > Allow : Custom กับ Format > Conditional Formatting > Formula Is แล้วใช้สูตร CountIF ช่วยนับจำนวนรายการ

กรณีใช้ Data > Validation > Allow : Custom ให้ใช้สูตร =CountIF( DataRange, เซลล์แรกหัวมุมซ้ายสุดของ DataRange ) <= 1 ขอให้สังเกตว่า เซลล์แรกหัวมุมซ้ายสุดของ DataRange ซึ่งกำหนดลงในสูตรนั้นไม่ได้ใส่เครื่องหมาย $ เพื่อให้ Excel ใช้เซลล์ทุกเซลล์ใน DataRange นั้นเป็นเงื่อนไขว่า จะยอมรับข้อมูลลงไปใน DataRange ก็ต่อเมื่อนับข้อมูลแล้วมีจำนวนน้อยกว่าหรือเท่ากับ 1 ซึ่งหมายถึงจะยอมรับข้อมูลลงในเซลล์ต่อเมื่อไม่ทำให้เกิดข้อมูลซ้ำนั่นเอง