ใช้ในตารางข้อมูลซึ่งมีพื้นที่ติดกันตามแนวตั้ง เมื่อเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง แล้วพิมพ์ตัวอักษรตัวแรกลงไป Excel จะช่วยเลือกคำซึ่งมีตัวอักษรนำหน้าตรงกัน นำมาต่อท้ายเติมคำให้เต็มบน Formula Bar ให้ทันที
หากต้องการรับคำที่ Excel จัดทำให้ก็ให้กด Enter แต่ถ้าไม่ต้องการใช้ ให้กดปุ่ม Backspace แล้วพิมพ์คำที่ต้องการต่อไปตามปกติ
AutoComplete สามารถกำหนดให้เลิกทำงาน โดยใช้เมนูคำสั่ง Tools > Options > Edit > ตัดกาช่อง Enable AutoComplete for cell values
Pick from List
ใช้กับตารางข้อมูลตามแนวตั้งลักษณะเดียวกับ AutoComplete แต่วิธีนี้ไม่ต้องพิมพ์อะไรนำก่อนลงไปเลย
ให้คลิกขวาลงไปในเซลล์ที่ต้องการบันทึกข้อมูล หรือกด Alt+ลูกศรลง แล้วเลือกเมนูย่อย Pick from List จะมีกล่องตัวเลือกข้อมูล ปรากฏขึ้นด้านล่างติดกับเซลล์ ให้เลือกคำที่ต้องการเป็นอันเสร็จสิ้นการบันทึก
Custom Lists
วิธีนี้ต้องจัดเตรียมรายการของข้อมูลเรียงไว้ก่อน โดยพิมพ์ลำดับข้อมูลลงในตาราง แล้วใช้เมนูคำสั่ง Tools > Options > Custom Lists เลือกตารางเก็บรายการข้อมูล นำตำแหน่งตารางมาใส่ลงในช่อง Import list from Cells แล้วกดปุ่ม Import
วิธีนำข้อมูลจาก Custom Lists มาใช้ ให้พิมพ์ข้อมูลรายการหนึ่งลงไปในเซลล์ แล้วใช้วิธี Copy โดยลาก Mouse ลง Excel จะนำข้อมูลตามลำดับมาเรียงให้ตามแบบที่ Import ไว้ทุกประการ
หากต้องการใช้เมนูคำสั่ง Data > Sort แต่ให้จัดเรียงลำดับตาม Custom Lists แทนที่จะเรียงลำดับจากน้อยไปมาก หรือจากมากไปน้อยตามปกติ ให้เลือก Data > Sort > Options > เลือก Custom Lists ซึ่งจะปรากฏอยู่ในช่อง First key sort order
Data Validation
Data Validation เป็นเครื่องมือใหม่มีใน Excel 97 เป็นต้นมา สามารถนำรายการข้อมูลไม่จำกัดทั้งตัวเลขและตัวอักษร มาเป็นตัวเลือกปรากฏขึ้นในเซลล์ให้คลิก ต่างจากเครื่องมือ Custom Lists ข้างต้นซึ่งใช้กับรายการซึ่งเป็นได้เฉพาะตัวอักษรเท่านั้น
ให้เริ่มต้นจากพิมพ์รายการข้อมูลที่ต้องการลงในตาราง แล้วสั่ง Data > Validation > Settings เปลี่ยนช่อง Allow เป็น List แล้วกำหนดช่อง Source เป็นตำแหน่งตารางรายการข้อมูล เพียงแค่นี้จะปรากฏปุ่มลูกศรขึ้นเมื่อคลิกเลือกเซลล์ซึ่งมี Validation กำหนดไว้ แต่ถ้าพิมพ์ข้อมูลอื่นซึ่งไม่ได้อยู่ใน List ลงไปในเซลล์ จะพบว่าไม่สามารถบันทึกข้อมูลอื่นๆลงไปได้เลย
Data Validation จะช่วยตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกด้วยมือเท่านั้น ไม่สามารถป้องกันเมื่อ Copy ข้อมูลเข้ามา Paste หรือใช้สูตร Link ข้อมูลซึ่งผิดจากที่กำหนดไว้ จึงแนะนำให้ใช้ Conditional Formatting ช่วยอีกต่อหนึ่ง เพื่อเปลี่ยนสีเซลล์ให้เห็นเมื่อมีค่าที่ผิดจากความต้องการ
นอกจากตัวเลือกแบบ List แล้วยังมีตัวเลือกอื่นๆ ช่วยคุมให้เซลล์นั้นๆ รับเฉพาะข้อมูลตรงตามประเภทซึ่งกำหนดไว้เท่านั้น เช่น
Whole number รับเฉพาะตัวเลข
Decimal รับเฉพาะเลขทศนิยม
Date รับเฉพาะวันที่
Time รับเฉพาะเวลา
Text length รับเฉพาะคำซึ่งยาวตามกำหนด
Custom ใช้กำหนดสูตรให้ทำหน้าที่คุมพิเศษ
Tab Input Message ด้านหลัง Settings ทำหน้าที่กำหนดคำอธิบาย ซึ่งต้องการให้ปรากฏขึ้น เพื่อช่วยชี้แจงวิธีหรือข้อมูลที่เลือกได้
Tab Error Alert ทำหน้าที่กำหนดคำเตือน หากมีการฝ่าฝืนบันทึกข้อมูลต่างจากที่กำหนดไว้
Forms Toolbox
นอกจากเครื่องมือข้างต้นนี้ ยังมีเครื่องมืออื่นๆอีก เช่น Forms > Check Box, Options Button ใช้คู่กับ Group Box, Combo Box, Scroll Bar, หรือ Spinner
เริ่มจากเรียกใช้เมนู Forms จากเมนู View > Toolbars > Forms หรือคลิกขวาบน Toolbar แล้วเลือกใช้เครื่องมือที่ต้องการ นำไปสร้างลงในตาราง โดยการคลิกลากจนได้ขนาดที่ต้องการแล้วปล่อย Mouse ทั้งนี้ควรกดปุ่มแป้นพิมพ์พร้อมไปกับการลากด้วย เช่น กดปุ่ม Alt ทำให้มีขนาดพอดีกับขนาดเซลล์ หรือกดปุ่ม Shift ทำให้มีขนาดด้านเท่ากัน หรือกดปุ่ม Ctrl ทำให้ขยายตัวจากจุดศูนย์กลาง
เมื่อสร้างเครื่องมือได้ขนาดและตำแหน่งตรงที่ต้องการแล้ว ให้คลิกขวาไปที่ขอบของเครื่องมือนั้นๆ แล้วเลือกเมนู Format Control แต่ละเครื่องมือจะมีตัวเลือกต่างกันไป แต่ตัวเลือกซึ่งสำคัญที่สุดและมีเหมือนๆกันทุกเครื่องมือก็คือ ช่อง Cell link ให้กำหนดตำแหน่งเซลล์ ซึ่งต้องการให้คืนค่าที่ต้องการ อันเป็นผลจากการคลิกเครื่องมือเหล่านี้
Option Button ต่างจาก Check Box ตรงที่ Option Button เมื่อนำ Group Box มาล้อมกรอบแล้ว เครื่องมือ Option Button จะถูกเลือกได้เพียงตัวเดียว และคืนค่าเป็นเลขลำดับของ Option Button ส่วนเครื่องมือ Check Box แต่ละตัวยังสามารถทำงานเป็นอิสระ ยังถูกเลือกพร้อมกันทั้งหมดได้เช่นเดิม
Data Form
เพียงคลิกเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตารางข้อมูลซึ่งออกแบบไว้ถูกต้อง จะสามารถเรียกใช้เมนูคำสั่ง Data > Form ใช้สำหรับแสดงข้อมูลแต่ละรายการ ช่วยบันทึก แก้ไข ลบรายการ และค้นหาข้อมูลที่ต้องการ
· กดปุ่มลูกศรขึ้นลงบนแป้นพิมพ์หรือคลิกลูกศรที่ Scroll Bar ภายใน Data Form Dialog เพื่อแสดงรายการ
· ช่องข้อมูลซึ่งมีพื้นสีขาว สามารถแก้ไขข้อมูลลงไปได้เลย ส่วนช่องซึ่งเป็นสีเทาแก้ไขไม่ได้เนื่องจากเป็นสูตร เมื่อแก้ไขข้อมูลแล้วให้บันทึกรายการนั้นโดยกดเลื่อนไปดูรายการถัดไป
· หากต้องการใช้ Data Form เรียกดูข้อมูลโดยไม่ให้แก้ไข ให้สั่ง Tools > Protection > Protect Sheet ซึ่งจะพบว่าทุกช่องใน Data Form กลายเป็นสีเทาทั้งหมด
· Data Form สามารถแสดงช่องรับข้อมูลได้สูงสุด 32 Field และปรับขนาดแต่ละช่องให้มีขนาดเท่ากันทั้งหมดตามขนาดของ Column ซึ่งกว้างที่สุดในตารางข้อมูล
· เมื่อต้องการบันทึกรายการถัดไปให้กดปุ่ม New จะพบว่าช่องทั้งหมดกลายเป็นช่องว่างสำหรับบันทึกข้อมูลลงไป จากนั้นให้กดปุ่ม New เพื่อบันทึกข้อมูลและรอรับรายการถัดไปอีก หากต้องการบันทึกรายการเดียวให้กดลูกศรขึ้นลงบนแป้นพิมพ์หรือคลิกลูกศรที่ Scroll Bar หากรายการนั้นมีสูตรจะพบว่า Data Form ช่วยสร้างสูตรในรายการถัดไปให้เองตามแบบสูตรของรายการก่อนหน้านั้น
· ระวังการกดปุ่ม Delete จะลบรายการทิ้งโดยไม่สามารถ Undo
· แสดงรายการข้อมูลซึ่งต้องการค้นหาโดยกดปุ่ม Criteria แล้วพิมพ์ข้อมูลซึ่งต้องการค้นหาแต่ละเรื่องลงไป กรณีเป็นตัวเลขสามารถกำหนดค่ามากน้อยจากที่ต้องการได้ กรณีเป็นตัวอักษรสามารถพิมพ์แค่ตัวอักษรตัวแรก หรือใช้เครื่องหมาย Wildcard * แทนตัวอักษรทุกตัว หรือใช้ ? แทนตัวอักษรแต่ละตัวที่ไม่ทราบก็ได้ จากนั้นกดปุ่ม Find Prev หรือ Find Next ต่อไปเรื่อยๆเพื่อแสดงรายการที่ค้นหา
แนะนำ Enhanced Data Form ของ John Walkenbach ซึ่งมีความสามารถเหนือกว่า Data Form ของ Excel โดย Download ฟรีได้จาก
www.j-walk.com/ss/dataform/dataform2.exe