ขนาด File Excel ขึ้นกับเซลล์ที่ใช้งาน เซลล์ที่ถูกอ้าง และ Format ที่ใช้ เช่น ในเซลล์ A1 สร้างสูตร =A2 แล้วกำหนดสีลงไปให้แสดงตัวอักษรสีแดง ซึ่ง Excel ยังถูกออกแบบมาอย่างดีให้ File ไม่ใหญ่ขึ้นตามปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นตลอดเวลา และหากใช้ข้อมูลซ้ำๆกันหลายๆเซลล์ File ก็จะไม่ใหญ่ขึ้นอย่างที่เราคิดกัน
เมื่อใดที่มีการสร้างสูตร Link ข้าม File จะมีการจำลองข้อมูลจากต้นทางมาเก็บไว้ที่ File ปลายทางในส่วนที่เรียกว่า Cache Data ซึ่งเราจะมองไม่เห็นว่าอยู่ใน Sheet ใด แต่จะทำให้ File ปลายทางซึ่งมีสูตร Link นั้นมีขนาดใหญ่ขึ้น แม้ใช้เซลล์เดียวแต่สร้างสูตรอ้างอิงดึงข้อมูลจาก File ต้นทางมาทั้งตาราง ก็จะทำให้ File ปลายทาง ซึ่งมีแค่เซลล์เดียวที่ใช้งานนั้นมีขนาด File ใหญ่ขึ้นอย่างชัดเจนทีเดียว
Cache Data ซึ่งทำให้ File ปลายทางมีขนาดเพิ่มขึ้นนี้ ช่วยทำให้เราสามารถเปิด File ปลายทางขึ้นมาใช้งานได้โดยไม่จำเป็นต้องเปิด File ต้นทางขึ้นมาใช้พร้อมกัน เพียงเลือกว่าจะต้องการ Update Link ตอนที่เปิด File ปลายทางขึ้นมาใช้ Excel จะแอบนำข้อมูลของ File ต้นทางมาปรับปรุงข้อมูลใน Cache ใหม่ทันที แต่ถ้าไม่ต้องการ Update Link ก็ยังสามารถใช้ File ปลายทางค้นหาข้อมูลจาก File ต้นทางได้ตามปกติ เพียงแต่จะเป็นข้อมูลเก่าที่ยังไม่ได้ Update เท่านั้น
ถ้ากดปุ่ม Update จะนำข้อมูลจาก File ต้นทางมาใช้งาน แต่ถ้าเลือกกดปุ่ม Don't Update จะใช้ข้อมูลเก่าที่มีอยู่ใน Cache Data ไปก่อน ซึ่งใน Excel รุ่นก่อน XP จะมี Dialog เปิดขึ้นมาถามคล้ายคลึงกัน ถ้ากด Yes จึงจะ Update Link
Dialog ซึ่งจะเปิดขึ้นมาถามทุกครั้งที่เราเปิด File ปลายทาง นับเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง จะช่วยให้ตัดสินใจได้ถูกว่า อยากจะใช้ข้อมูลเก่าหรือข้อมูลใหม่จาก File ต้นทาง ซึ่งตามปกติจะถูกเลือกให้ถามเสมอจากเมนู Tools > Options > Edit > Ask to update automatic links
หากมีข้อจำกัดในเรื่องขนาดหน่วยความจำ RAM หรือพื้นที่เก็บข้อมูลไม่เพียงพอ เราอาจลดขนาด File ลงโดยเลิกใช้ Cache Data จากเมนูคำสั่ง Tools > Options > Calculation > ตัดกาช่อง Save external link values แต่ทุกครั้งที่เปิด File ปลายทางขึ้นมาใช้งาน จะต้องเลือก Update Link ด้วยเสมอ มิฉะนั้นจะไม่สามารถค้นหาค่าอื่นจาก File ต้นทาง
