ใน Workbook หรือ File สามารถแบ่งเป็น Sheet ได้ไม่จำกัด ขึ้นกับหน่วยความจำของ PC ที่ใช้ ซึ่งช่วยจัดแบ่งฐานข้อมูลออกเป็นเรื่องต่างๆแยกออกจากกัน ตารางข้อมูลต่างเรื่องแยกเก็บลงในต่าง Sheet กัน ถ้า File ที่จัดเก็บข้อมูลมีขนาดใหญ่มาก ก็สามารถแยกเก็บใน Sheet ของต่าง File กัน ผู้ที่คุ้นเคยกับการ Link ข้อมูลใน Excel จะทราบดีว่า ไม่ว่าข้อมูลจะเก็บไว้ในต่าง Sheet หรือต่าง File กันก็ตาม เราสามารถใช้ข้อมูลเหล่านั้นและสร้างสูตร Link กันได้เหมือนกับว่าข้อมูลทั้งหมดอยู่ใน Sheet เดียวกันนั่นเอง
เมื่อใดจะแยกเก็บข้อมูลต่าง Sheet กัน และเมื่อใดจะแยกขึ้น File ใหม่ ขอให้พิจารณาดังนี้
1. เก็บตารางข้อมูลลงไปใน Sheet แยกกันตามตารางฐานข้อมูลซึ่งจำเป็นตามหลัก Relational Database ให้ใช้ Sheet หนึ่งสำหรับเก็บตารางข้อมูลเรื่องเดียวเท่านั้น
2. อย่าแยก File ถ้าไม่จำเป็น ให้รวมตารางที่ต้องคำนวณพร้อมกันไว้ใน File เดียวกัน
3. บันทึกข้อมูลติดต่อกันลงไปในตารางข้อมูลเรื่องหนึ่งใน Sheet หนึ่งๆเรื่อยไป อย่าแยก Sheet ถ้าไม่จำเป็น เช่น บันทึกรายการขายสินค้าทั้งปีลงไปใน Sheet เดิม โดยไม่จำเป็นต้องแบ่งแยก Sheet จัดเก็บข้อมูลออกเป็นรายเดือน เป็น Sheet ละเดือนแต่อย่างใด
4. ถ้าข้อมูลในตารางข้อมูลเรื่องหนึ่งๆมีปริมาณมาก ให้เลือกแยก File ดีกว่าแยก Sheet เพื่อช่วยลดปริมาณข้อมูลซึ่งต้องเปิดขึ้นมาใช้งานพร้อมกันในแต่ละครั้ง
Access 2000/XP สามารถรองรับข้อมูลใหญ่สุดถึง 2 กิกะไบต์ โดยใช้พื้นที่ของ Hard disk ในการจัดการฐานข้อมูลและประมวลผล ส่วน Excel นั้นจะต้องเปิด File ขึ้นมาใช้หน่วยความจำ RAM หาก RAM มีขนาดความจำใหญ่ไม่พอ โปรแกรม Windows ก็จะใช้พื้นที่ใน Hard disk ส่วนที่เรียกว่า Swap File กันไว้ทำงานแทนหน่วยความจำโดยเฉพาะ ซึ่งทำงานช้ากว่า RAM และจะทำให้ Excel ทำงานช้าลงไปอย่างมากเมื่อใช้กับ File ที่มีขนาดใหญ่ พอเริ่มขนาดเมกกะไบต์ขึ้นไป Excel จะทำงานช้าลงอย่างเห็นได้ชัด และจะเห็นไฟของ Hard disk กระพริบบ่อยครั้งขึ้น นานขึ้น
แทนที่จะต้องจ่ายเงินเพิ่มขนาดความจำส่วนของ RAM แม้ในปัจจุบันจะมีราคาถูกลงมาก เราสามารถใช้การแบ่ง File ใหญ่ๆออกเป็น File ย่อยหลายๆ File ที่ Link กัน แล้วเปิด File เฉพาะส่วนที่ Link ในแต่ละลำดับ ทยอยส่งค่าไปใช้คำนวณระหว่าง File ทีละขั้น ซึ่งช่วยให้ไม่จำเป็นต้องเปิด File ทั้งหมดพร้อมกัน ช่วยลดขนาดหน่วยความจำ RAM ที่ต้องสิ้นเปลืองในการเปิดใช้ File แต่ละครั้ง
ยกตัวอย่าง เช่น แบ่ง File ออกเป็น File A Link ไป File B, File B Link ไป File C, File C Link ไป File D จากนั้นเวลาใช้งานจึงทยอยเปิด File A และ B ก่อนเพื่อให้ส่งค่าเก็บไว้ใน File B จากนั้นปิด File A แล้วเปิด File C เพื่อให้ส่งค่าจาก File B ไปเก็บไปไว้ใน File C จากนั้นปิด File B แล้วเปิด File D เพื่อให้ส่งค่าจาก File C ไปเก็บไปไว้ใน File D
นอกจากการเปิด File ที่ Link กันเพื่อใช้งาน เรายังสามารถจัดการฐานข้อมูลได้โดยไม่จำเป็นต้องเปิด File ต้นทาง (เรียกว่า Source File) เพียงเปิด File ปลายทางขึ้นมา (เรียกว่า Target File) จากนั้นใช้เมนูคำสั่ง Edit > Links > Update Values (หรือ Update Links ใน Excel รุ่นก่อน XP) เพื่อเรียกใช้ข้อมูลจาก File ที่เก็บไว้ใน Folder หรือจะใช้คำสั่ง Edit > Links > Change Source เพื่อเปลี่ยน Link ทั้งหมดไปที่ File อื่นก็ยังได้
