เรียน VBA ไปแล้ว ไม่รู้ว่าจะเอาไปใช้ทำอะไร

การเปิดแฟ้ม

พอเราสร้างแฟ้มงานไว้หลายแฟ้ม ผมเชื่อว่า เราคงพยายามตั้งชื่อแฟ้มให้ยาวๆเพื่อช่วยบอกให้ทราบว่า แฟ้มนั้นเป็นเรื่องใดใช่ไหม หรือทุกสิ้นเดือนจะต้องคอยไล่เปิดแฟ้มนับสิบแฟ้มที่สาขาส่งมาให้

เมื่อใช้ VBA เป็น เราสามารถกดปุ่มเดียวเพื่อสั่งให้ Excel ไล่เปิดแฟ้มที่ต้องการให้เอง ชื่อแฟ้มไม่ต้องยาวแบบแต่ก่อนหรือใช้ชื่อเป็นอะไรก็ได้เพราะ VBA จำชื่อแฟ้มแทนเรา แล้ว VBA ก็จะไล่เปิดแฟ้มทั้งหมดให้เอง

การกำหนด Format

เราควรใช้ VBA ช่วยในการกำหนด Format มาตรฐานของรายงาน ซึ่งทั้งบริษัทควรหาทางใช้ Format เดียวกัน โดยเฉพาะส่วนที่เป็นชื่อบริษัท ควรใช้ VBA ควบคุมให้ใช้สี ตัวอักษร และขนาดตัวอักษรเดียวกัน เวลาเอารายงานไปอวดใคร เขาอ่านดูแล้วพบการใช้ Format เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหมด เขาจะเกิดความมั่นใจว่า บริษัทนี้น่าเชื่อถือดีนะ

การลดขนาดแฟ้ม

แฟ้มที่เต็มไปด้วยสูตรจะมีขนาดใหญ่กว่าแฟ้มที่มีข้อมูลเป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ดังนั้นพอสูตรในแฟ้มคำนวณได้คำตอบเรียบร้อย บางคนจะต้องเสียเวลามาสั่ง Copy แล้ว Paste Value ทับในตารางเดิมของทุกชีทเพื่อทำลายสูตรให้เป็นค่าคำตอบแทนไปแล้วจะทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กลง

แทนที่จะต้องวุ่นวาย Copy แล้ว Paste Value เอง เราก็ใช้ VBA นี่แหละช่วยทำงานนี้แทน โดยอาจเก็บเซลล์สูตรไว้แค่เซลล์เดียว จากนั้นพอเปิดแฟ้มก็สั่งให้ Copy สูตรไปทับตารางทั้งหมดให้กลายเป็นสูตรคำนวณตามปกติ แล้วพอจะปิดแฟ้มก็ใช้ VBA Copy แล้ว Paste Value ทำลายสูตรแล้วจึงจัดเก็บแฟ้ม แฟ้มที่เคยใหญ่จะกลายเป็นแฟ้มเล็กลงไปอย่างมาก

การบันทึกข้อมูล

VBA จะช่วยให้การบันทึกข้อมูลรายการใหม่ที่ต้องไล่บันทึกต่อท้ายรายการเดิมที่มีอยู่แล้ว หรือจะย้อนกลับไปบันทึกทับรายการเดียวกันที่มีอยู่ก็ได้ โดยเราไม่ต้องเสียเวลาไล่หาชีทแล้วยังต้องเลื่อนบรรทัดลงไปหารายการที่ต้องการด้วยตนเองอีกต่อไป

การแก้ไขข้อมูล

จริงอยู่ที่คำสั่ง Edit > Replace สามารถใช้แก้ไขข้อความในเซลล์ทุกเซลล์ แต่ถ้าเราต้องแก้ไขข้อความต่างกันหลายๆแบบ แถมถ้าต้องไล่แก้ไขข้อความในแต่ละชีทต่างแบบกันไปอีก คงทำให้สับสนมิใช่น้อย ซึ่งถ้าใช้ Macro Recorder ช่วยบันทึกการแก้ไขแบบต่างๆไว้แล้วเราสั่งให้ VBA ไล่แก้ไขต่อให้เอง เรื่องสับสนก็ย่อมหมดไป

ประโยชน์ของ VBA ในการแก้ไขข้อมูลยังมีอีกมาก เช่น แทนที่เราจะต้องไล่หาบรรทัดที่มีข้อมูลตามต้องการเองจากนั้นจึงทำการ Insert หรือ Delete Row นั้น เราก็ใช้ VBA ให้ทำงานเป็น Loop ค้นหาบรรทัดแล้ว Insert/Delete Row ให้เองโดยอัตโนมัติ

การจัดหน้ากระดาษ

เราควรใช้ VBA กำหนดการสั่ง File > Page Setup แทน เพื่อสั่งให้หน้ากระดาษที่จะพิมพ์ออกไปนั้นวางตัวตามแนวนอนหรือตั้ง และมีคำอธิบายบนหัวท้ายกระดาษตามต้องการ

การพิมพ์

แทนที่จะต้องคอยจัดเรียงลำดับชีทเพื่อจะได้สั่งพิมพ์ทีละชีทแล้วมาจัดเรียงเข้าแฟ้มตามลำดับทีละหน้า เราแค่ใช้ VBA จำการพิมพ์ตามลำดับเดิมที่ต้องการไว้ จากนั้นเราจะจัดลำดับเรียงชีทอย่างไรก็ได้ โดยไม่ต้องสนใจว่าชีทไหนมาก่อนหลัง เพราะ VBA จะไล่เลือกชีท แล้วพิมพ์ตามลำดับหน้าที่ต้องการให้เอง

สรุป

ตัวอย่างข้างต้นเป็นเพียงประโยชน์ส่วนน้อยที่ VBA ทำได้ ขอเพียงผู้เข้าอบรมคิดไล่ขั้นตอนที่ตัวเองเคยต้องทำซ้ำๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก หรือต้องระวังไม่ให้ผิดแล้วผิดอีกให้พบ แล้วหาทางนำ Macro Recorder บันทึกขั้นตอนเหล่านั้นไว้แล้วเปิดรหัสขึ้นมาแก้ไขบ้างตามจำเป็น ซึ่งถ้าใช้ Macro Recorder ร่วมกับการใช้ Range Name หรือ Formula Name เป็นแล้ว เราแทบไม่ต้องแก้ไขรหัสที่เกิดจากการใช้ Macro Recorder แม้แต่น้อย

บทความนี้มุ่งให้คนที่คิดไม่ออก นึกภาพไม่เห็น ไม่รู้ว่าจะนำ VBA กลับไปใช้กับงานของคุณได้อย่างไร พอได้แนวทางคิดต่อไปได้เอง ส่วนคนที่คิดออกอยู่แล้ว จะพบว่า VBA นี่แหละที่จะทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานอย่างคอมพิวเตอร์ได้โดยสมบูรณ์ และเราสามารถนำ VBA มาช่วยงานได้ในแทบทุกขั้นตอนของการทำงานทีเดียว

หลักสูตรเคล็ดการเพิ่มผลงาน ลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA ใช้เวลาอบรมเพียง 3 วัน ซึ่งน้อยมากเมื่อเทียบกับความเป็นไปได้ในการนำ VBA มาใช้ ซึ่งถ้าอยากรู้จักทุกอย่างที่ VBA ทำได้ จะต้องเสียเวลาเรียนกันเป็นปี แถมที่เรียนไปก็เป็นภาคทฤษฎีและตัวอย่างให้พอจะนำไปดัดแปลงใช้กันได้เท่านั้น แล้วเราต้องใช้เวลาอีกชั่วชีวิตหาทางใช้ VBA ในงานของตนเพื่อทำให้ชีวิตมีความสุขในการทำงานมากขึ้น