Font s :
Background :

ตามล่าหาเมนูตัวเก่งใน Excel 2007 ภาคสุดยอดเคล็ดลับและลัด

Excel 2007 เป็นโปรแกรมรุ่นใหม่ที่ Microsoft ปฏิวัติตัวเองเปลี่ยนโครงสร้างเมนูที่ใช้เดิมไปใช้ระบบเมนูใหม่ซึ่งตั้งชื่อให้เรียกกันว่า Ribbon ทำให้ผู้ที่เคยใช้ Excel 2003 หรือรุ่นก่อนหน้านั้นมานาน เกิดความรู้สึกว่า ไม่อยากเปลี่ยนจาก Excel 2003 มาใช้ Excel 2007 รุ่นใหม่นี้เลยเพราะพอเปิดโปรแกรม Excel 2007 ขึ้นมาแล้วหาเมนูตัวเก่งที่ตนคุ้นเคยไม่เจอ

สาเหตุที่ Microsoft เลิกใช้ระบบเมนูแบบเดิม เนื่องจากทุกครั้งที่โปรแกรม Excel มีรุ่นใหม่เกิดขึ้นจะมีคำสั่งใหม่เกิดเพิ่มขึ้นเสมอและเมนูระบบเดิมไม่เอื้อต่อการจัดเก็บเมนูคำสั่งใหม่เหล่านั้นกับเมนูที่จะมีเพิ่มขึ้นอีกมากในอนาคต ซึ่งก่อนที่ Microsoft จะวางตลาด Excel 2007 ได้ผ่านการทำวิจัยพฤติกรรมของผู้ใช้ Excel มาอย่างดี เพื่อทำให้เกิดระบบเมนูที่ช่วยให้เกิดการใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น

หลายๆคำสั่งที่เคยปรากฏบนเมนูหน้าแรก กลับถูกย้ายไปอยู่ที่อื่น เนื่องจากผลจากการวิจัยพบว่า ผู้ใช้ Excel ส่วนมากชอบใช้ปุ่มลัดบนแป้นพิมพ์แทน (ส่งผลให้คนที่ติดนิสัยกับการคลิกคำสั่งบนเมนูต้องหัวเสียเพราะต้องเสียเวลาค้นหานานกว่าจะเจอเมนูตัวโปรด) และนอกจากนั้น Microsoft ได้จัดเตรียมคำสั่งเดียวกันไว้หลายที่บนระบบเมนูตัวใหม่ เพื่อให้สามารถสั่งงานได้ต่อเนื่อง จากนั้นพอคลิกเลือกคำสั่งบนเมนูได้ตามที่ต้องการแล้ว จะพบพื้นที่คำสั่งงานตัวสุดท้ายซึ่งส่วนใหญ่มีหน้าตายังคงเดิมเหมือนที่ใช้ใน Excel 2003 ตามที่ผู้ใช้งานคุ้นเคย

บทความนี้จะขอยกเฉพาะเมนูที่สำคัญๆมาเปรียบเทียบให้เห็นกันว่าเมนูระบบเก่าใน Excel 2003 พอเปลี่ยนมาใช้ Ribbon ของ Excel 2007 แล้ว คำสั่งที่ต้องการใช้งานนั้นถูกย้ายไปอยู่ที่ใด โดยจะขอใช้คำว่าเมนูเรียกแทนคำว่า Ribbon ในบทความนี้ด้วยเหตุแห่งความคุ้นเคยไปพลางก่อน จึงขอให้เข้าใจตามนี้

เมนูที่ใช้ในการอบรมหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel

หลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel มุ่งเน้นให้ใช้ Excel ได้รวดเร็วและสะดวกสบายยิ่งขึ้น แม้คุณจะไม่เคยเข้าอบรมหลักสูตรนี้มาก่อน ก็ขอให้พยายามฝึกใช้เมนูต่อไปนี้ให้คล่อง ซึ่งจะพบว่าเมนูส่วนใหญ่มีตำแหน่งใน Excel 2007 แตกต่างไปจากเดิม เว้นแต่เมนู Tools > Options  ซึ่งถูกย้ายไปเก็บไว้ที่เมนู Office > Excel Options และถ้าเมื่อใดที่หาเมนูไม่เจอเพราะจำชื่อเมนูไม่ได้ ให้ลองคลิกขวาต่อลงไปในบริเวณที่กำลังใช้งานอยู่ จะพบว่า Excel เปิดเมนูย่อยที่เกี่ยวข้องกับงานที่กำลังทำงานค้างต่อให้เอง (สำหรับเมนูที่ใช้ในงานจัดการฐานข้อมูล จะนำมาเสนอต่อไป โปรดอดใจรอ...)

ต้องการปรับให้กดปุ่ม Enter เพื่อบันทึกค่าแล้วอยู่ที่เซลล์เดิม

Excel 2003 : Tools > Options > Edit > ตัดกาช่อง Move selection after Enter

Excel 2007 : Office > Excel Options > Advanced > ตัดกาช่อง After pressing Enter, Move selection

MenuAfterEnter2.gif

ต้องการปรับให้กดปุ่ม F2 เพื่อ Edit แก้ไขบน Formula Bar แทนในเซลล์

Excel 2003 : Tools > Options > Edit > ตัดกาช่อง Edit directly in cell 

Excel 2007 : Office > Excel Options > Advanced > ตัดกาช่อง Allow editing directly in cells

MenuEditDirectlyinCell.gif

ต้องการเปลี่ยนระบบการคำนวณเป็น manual

Excel 2003 : Tools > Options > Calculation > กาช่อง Manual

Excel 2007 : Office > Excel Options > Formulas > กาช่อง Manual

MenuManualCalc.gif

ต้องการเปิดให้ใช้ Macro ได้อัตโนมัติทุกแฟ้มในโฟลเดอร์ที่กำหนดว่าปลอดภัย

Excel 2003 : Tools > Macro > Security > Security Level > กาช่อง Medium

Excel 2007 : Office > Excel Options > Trust Center > กดปุ่ม Trust Center Settings...

MenuTrustCenter1.gif

จากนั้นกดปุ่ม Add new location... เพื่อเลือกชื่อโฟลเดอร์ (Trusted Folder) ตามต้องการ

MenuTrustCenter2.gifนอกจากนั้นแฟ้มนามสกุล xls ที่มี macro หรือรหัส VBA เก็บไว้ภายในจาก Excel 2003 ต้องถูก Excel 2007 สั่ง save เป็นแฟ้มนามสกุล xlsm ด้วยจึงจะมีรหัส VBA ติดไว้ตามแฟ้มเดิม

ต้องการแก้ไขข้อมูลหรือสูตรในเซลล์หลายเซลล์พร้อมกัน

Excel 2003 : Edit > Replace

Excel 2007 : Home > Editing > Find & Select > Replace (แนะนำให้กดปุ่ม Ctrl+h จะสะดวกกว่า)

MenuEditReplace.gif

ต้องการแก้ไขและปรับการ link ข้ามแฟ้มในแฟ้มปลายทาง

Excel 2003 : Edit > Links

Excel 2007 : Office > Prepare > Edit Links to Files

menuEditLinks.gif

ต้องการยกเลิกการถาม update เมื่อเปิดแฟ้มปลายทางซึ่ง link ข้อมูลมาจากแฟ้มอื่น

Excel 2003 : Tools > Options > Edit > ตัดกาช่อง Ask to update automatic links

Excel 2007 : ให้จัดเก็บแฟ้มไว้ใน Trusted Folder โดยกำหนดตำแหน่ง Folder ได้เช่นเดียวกันกับการเก็บแฟ้มที่มี Macro ตามที่อธิบายไปแล้วข้างต้น

ต้องการลดขนาดแฟ้มปลายทาง โดยตัด cache data ที่เก็บข้อมูลจากแฟ้มต้นทางเอาไว้

Excel 2003 : Tools > Options > Calculation > ตัดกาช่อง Save external link values

Excel 2007 : Office > Excel Options > Advanced > ตัดกาช่อง Save external link values

MenuSaveExternalLinkValues.gif

ต้องการเปิดแฟ้มที่ต้องการหลายแฟ้มพร้อมกันโดยใช้แฟ้มแบบ Workspace

Excel 2003 : File > Save Workspace

Excel 2007 : View > Window > Save Workspace

MenuSaveWorkspace.gif

ต้องการตั้งชื่อ Range Name ให้กับเซลล์หรือตั้งชื่อ Formula Name ให้กับสูตร

Excel 2003 : Insert > Name > Define

Excel 2007 : Formulas > Defined Names > Define Name

MenuInserNameDefine.gif

ต้องการตั้งชื่อ Range Name ให้กับเซลล์ตามข้อความบนหัวตาราง

Excel 2003 : Insert > Name > Create

Excel 2007 : Formulas > Defined Names > Create from Selection 

MenuInserNameCreate.gif

ต้องการลบชื่อหรือแก้ไขตำแหน่งอ้างอิงของ Range Name หรือแก้สูตรของ Formula Name

Excel 2003 : Insert > Name > Define

Excel 2007 : Formulas > Defined Names > Name Manager

MenuInserNameDelete.gif

ต้องการใช้การคำนวณแบบ Circular Calculation

Excel 2003 : Tools > Options > Calculation > กาช่อง Iterations

Excel 2007 : Office > Excel Options > Formulas > กาช่อง Enable iterative calculation

MenuIteration.gif

ต้องการค้นหาตำแหน่งเซลล์ที่ทำให้เกิด Circular Calculation

Excel 2003 : คลิกขวาบนเมนูแล้วเลือกเมนู Circular Reference

Excel 2007 : Formulas > Formula Auditing > Error Checking > Circular References

MenuCircular.png

ต้องการกำหนดเงื่อนไขในการบันทึกค่าหรือสร้างปุ่มให้คลิกเลือกข้อมูลในเซลล์ที่ต้องการ

Excel 2003 : Data > Validation

Excel 2007 : Data > Data Tools > Data Validation

MenuDataValidation.gif

ต้องการวาดรูปแบบต่างๆลงไปในตาราง

Excel 2003 : คลิกที่ปุ่ม Drawing Toolbar

Excel 2007 : Insert > Ilustrations > Shapes

MenuDrawing.gif

ต้องการถ่ายภาพของเซลล์และ link ไปใช้แสดงผลที่เซลล์อื่น

Excel 2003 : Copy เซลล์ต้นทางตามปกติ แล้วไปที่เซลล์ปลายทาง กดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้วสั่ง Edit > Paste Picture Link

Excel 2007 : Copy เซลล์ต้นทางตามปกติ แล้วไปที่เซลล์ปลายทาง คลิกเมนู Home > Paste > As Picture > Paste Picture Link

MenuPastePictureLink.gif

ต้องการจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข

Excel 2003 : Format > Conditional Formatting

Excel 2007 : Home > Conditional Formatting > New Rule / Manage Rules

MenuCFormat.gif

ต้องการเปิดโปรแกรม Microsoft Word หรือ link ข้อมูลจาก Microsoft Word มาแสดงในตาราง Excel

Excel 2003 : Insert > Object

Excel 2007 : Insert > Text > Object

MenuInsertObject.pngต้องการใช้ Sensitivity Study เช่น Goal Seek, Scenarios, และ Data Table

Excel 2003 : Tools > Goal Seek, Tools > Scenarios, Data > Table 

Excel 2007 : Data > Data Tools > What-If Analysis

MenuSensitivityStudy.pngต้องการใช้ Add-in เช่น Solver, Analysis ToolPak, หรือ Custom Add-in อื่นๆ

Excel 2003 : Tools > Add-Ins

Excel 2007 : Office > Excel Options > Add-Ins > เลือก Manage "Excel Add-Ins" แล้วกดปุ่ม Go

MenuAddIns.png

Categories

About this Entry

This page contains a single entry by สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ published on May 18, 2008 4:06 PM.

ทำนายเหตุการณ์ร้ายดีด้วย VioCycle was the previous entry in this blog.

การออกแบบโครงสร้างตารางคำนวณ is the next entry in this blog.

Find recent content on the main index.

Font s :
Background :