เท่าที่ติดตามการแก้ไขเซลล์ที่เกิด error ให้กลายเป็นช่องว่างที่มักแนะนำกัน พบว่าหลายๆคนชอบทำให้เซลล์ที่ error กลายเป็นช่องว่างโดยการแทนที่ด้วยเครื่องหมาย "" (เรียก "" ว่า null text แปลว่า text ที่ไม่มีตัวตน) เช่น สูตรต่อไปนี้
=IF( ISERROR($B$3/$C$3), "", $B$3/$C$3)
ผมขอให้ข้อสังเกตว่า การที่เราใช้ null text นั้น จะสร้างปัญหาต่อเนื่องไปยังเซลล์อื่น เพราะ null text มีค่าที่ถือว่าเป็นตัวอักษรซึ่งไม่สามารถนำไปบวกลบคูณหารต่อได้ และยังทำให้ในเซลล์อื่นที่รับค่านี้ไปจำต้องใช้สูตร IF เพื่อตรวจสอบว่าเซลล์ที่ส่งค่ามานั้นมีค่าเป็น null text ก่อนที่จะนำไปคำนวณอีกครั้ง
=IF( PreviousCell="",
ในกรณีที่เกิด error ผมขอเสนอให้ใช้เลข 0 แทนที่จะใช้ null text จะเหมาะกว่า เพราะนำค่าไปคำนวณต่อได้เลย แล้วหากต้องการซ่อนค่า 0 ให้แสดงเป็นช่องว่าง ให้ใช้รูปแบบ 0;-0; ครับ
ถ้าอยากจะใช้ null text ก็ย่อมได้แต่ควรใช้กับกรณีที่ผลลัพธ์ที่ต้องการนั้นเป็นตัวอักษรอยู่แล้ว แต่ผมเองจะชอบใช้ 0 แทนเสมอ
=IF( ISERROR($B$3/$C$3), "", $B$3/$C$3)
ผมขอให้ข้อสังเกตว่า การที่เราใช้ null text นั้น จะสร้างปัญหาต่อเนื่องไปยังเซลล์อื่น เพราะ null text มีค่าที่ถือว่าเป็นตัวอักษรซึ่งไม่สามารถนำไปบวกลบคูณหารต่อได้ และยังทำให้ในเซลล์อื่นที่รับค่านี้ไปจำต้องใช้สูตร IF เพื่อตรวจสอบว่าเซลล์ที่ส่งค่ามานั้นมีค่าเป็น null text ก่อนที่จะนำไปคำนวณอีกครั้ง
=IF( PreviousCell="",
ในกรณีที่เกิด error ผมขอเสนอให้ใช้เลข 0 แทนที่จะใช้ null text จะเหมาะกว่า เพราะนำค่าไปคำนวณต่อได้เลย แล้วหากต้องการซ่อนค่า 0 ให้แสดงเป็นช่องว่าง ให้ใช้รูปแบบ 0;-0; ครับ
ถ้าอยากจะใช้ null text ก็ย่อมได้แต่ควรใช้กับกรณีที่ผลลัพธ์ที่ต้องการนั้นเป็นตัวอักษรอยู่แล้ว แต่ผมเองจะชอบใช้ 0 แทนเสมอ
ในกรณีที่ใช้ "" จะช่วยให้คำนวณได้ผลลัพธ์เช่นเดียวกับผลที่ควรได้จากการหาจากตารางข้อมูลต้นทาง ทำให้เราสามารถใช้สูตร Sum, Count, Average, Max, Min ได้คำตอบเท่ากับค่าที่ควรได้จากตารางฐานข้อมูลต้นทาง
ซึ่งมีประโยชน์ทำให้แฟ้มที่มีสูตรผูกกันต่อไม่มาก สามารถใช้สูตรหาคำตอบสุดท้ายมาได้ไม่ยาก
อย่างไรก็ตามถ้าในแฟ้มมีสูตรที่ต้องผูกต่อกันไปหลายขั้นแล้วยังต้องใช้สูตร IF ปรับค่าให้เป็น "" ซ้ำต่อไปอีกเรื่อยๆ จะทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นและคำนวณช้าลงเพราะในเซลล์ต้องใช้สูตรที่ยาวขึ้นและต้องคิดเทียบทั้ง IF ซ้ำอีก เคยพบเห็นตารางที่ต้องคำนวณต่อกันเป็นรายวันแล้วต้องสรุปเป็นรายเดือนรายปีนับร้อยนับพันเซลล์ที่ต้องเสียขั้นตอนมาปรับให้เป็น "" ซ้ำอีก
แต่ถ้าแรกสุดเราปรับ error ให้เป็น 0 แล้วผูกสูตรนำค่าไปใช้ต่อ จะช่วยให้ใช้สูตร link ธรรมดาต่อไปได้ในทุกขั้น ทำให้แฟ้มเล็กและคำนวณเร็ว แล้วเมื่อต้องการผลลัพธ์สุดท้ายจึงนำสูตร Array มาคำนวณหาคำตอบ
ในอีกแง่หนึ่ง หากใช้ "" เพื่อแสดงเป็นช่องว่าง ผู้ที่ใช้งานจะสงสัยอยู่เรื่อยว่าเซลล์ที่เห็นว่าว่างนั้นว่างจริงหรือไม่ แต่ถ้าใช้เลข 0 แทน จะทำให้มั่นใจได้ว่ามีค่าเป็น 0 จริง และยังช่วยให้ใช้คำสั่ง Format ปรับการแสดงผลของเลข 0 ได้ตามใจพร้อมกันทั้งตารางอีกด้วย ดีกว่าที่จะใช้ "' หรือบางคนชอบใช้ "-" เพื่อแสดงให้เป็นขีดในเซลล์
ประเด็นเหล่านี้ต้องดูเงื่อนไขของงานที่สร้างประกอบด้วยเสมอ ได้อย่างก็ต้องเสียอย่างครับ
ลองดูตัวอย่างต่อไปนี้ว่าถ้าใช้ "" จะรู้สึกว่าง่ายและสะดวก แต่ถ้าสุดท้ายเราใช้สูตร Array เป็น จะช่วยให้ได้คำตอบตามที่ต้องการได้เอง
ซึ่งมีประโยชน์ทำให้แฟ้มที่มีสูตรผูกกันต่อไม่มาก สามารถใช้สูตรหาคำตอบสุดท้ายมาได้ไม่ยาก
อย่างไรก็ตามถ้าในแฟ้มมีสูตรที่ต้องผูกต่อกันไปหลายขั้นแล้วยังต้องใช้สูตร IF ปรับค่าให้เป็น "" ซ้ำต่อไปอีกเรื่อยๆ จะทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นและคำนวณช้าลงเพราะในเซลล์ต้องใช้สูตรที่ยาวขึ้นและต้องคิดเทียบทั้ง IF ซ้ำอีก เคยพบเห็นตารางที่ต้องคำนวณต่อกันเป็นรายวันแล้วต้องสรุปเป็นรายเดือนรายปีนับร้อยนับพันเซลล์ที่ต้องเสียขั้นตอนมาปรับให้เป็น "" ซ้ำอีก
แต่ถ้าแรกสุดเราปรับ error ให้เป็น 0 แล้วผูกสูตรนำค่าไปใช้ต่อ จะช่วยให้ใช้สูตร link ธรรมดาต่อไปได้ในทุกขั้น ทำให้แฟ้มเล็กและคำนวณเร็ว แล้วเมื่อต้องการผลลัพธ์สุดท้ายจึงนำสูตร Array มาคำนวณหาคำตอบ
ในอีกแง่หนึ่ง หากใช้ "" เพื่อแสดงเป็นช่องว่าง ผู้ที่ใช้งานจะสงสัยอยู่เรื่อยว่าเซลล์ที่เห็นว่าว่างนั้นว่างจริงหรือไม่ แต่ถ้าใช้เลข 0 แทน จะทำให้มั่นใจได้ว่ามีค่าเป็น 0 จริง และยังช่วยให้ใช้คำสั่ง Format ปรับการแสดงผลของเลข 0 ได้ตามใจพร้อมกันทั้งตารางอีกด้วย ดีกว่าที่จะใช้ "' หรือบางคนชอบใช้ "-" เพื่อแสดงให้เป็นขีดในเซลล์
ประเด็นเหล่านี้ต้องดูเงื่อนไขของงานที่สร้างประกอบด้วยเสมอ ได้อย่างก็ต้องเสียอย่างครับ
ลองดูตัวอย่างต่อไปนี้ว่าถ้าใช้ "" จะรู้สึกว่าง่ายและสะดวก แต่ถ้าสุดท้ายเราใช้สูตร Array เป็น จะช่วยให้ได้คำตอบตามที่ต้องการได้เอง