แนวทางการสร้างงานด้วย Microsoft Excel

มาดูกันก่อนว่าพอเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมา เราสามารถหยิบอะไรทั้งที่เห็นและไม่เห็นบนหน้าจอมาใช้งานกันได้บ้าง

1. ตาราง ซึ่งในตารางมีหลายเซลล์
2. ชีท ซึ่งในแฟ้มหนึ่งๆสามารถมีชีทได้ไม่จำกัด ขึ้นกับหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์
3. แฟ้ม ซึ่งเราสามารถเปิดแฟ้มใหม่อีกกี่แฟ้มก็ได้
4. เมนู ซึ่ง Excel 2007 เปลี่ยนชื่อเรียกใหม่เป็น Ribbon (ผมขอเรียกต่อไปว่า เมนู)
5. สูตรที่เราต้องพิมพ์ลงไปเองในเซลล์
6. พอกดปุ่ม Alt+F11 จะเปิดโปรแกรม Visual Basic Editor (VBE) ซึ่งแอบซ่อนอยู่มาตลอดให้ปรากฏโฉมให้เราเห็น และใน VBE นี้ยังมีหลายชีท (แต่เรียกอีกแบบว่า Module) และมีเมนู สูตร คำสั่งของมันเองเช่นเดียวกับที่ Excel มีอยู่เช่นกัน

นอกเหนือจากสิ่งที่มีอยู่แล้วข้างต้น ในเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office เรายังสามารถติดตั้งเครื่องมืออื่นเพื่อเพิ่มความสามารถให้กับ Excel ได้อีก เช่น ติดตั้งแฟ้ม Add-in ที่ทำให้ Excel มีสูตรและคำสั่งเพิ่มขึ้น บาง Add-in อาจช่วยลัดขั้นตอนการคำนวณด้วยสูตรนับร้อยนับพันสูตรให้เสร็จด้วยสูตรใหม่ใน Add-in นี้เพียงสูตรเดียว หรือมีคำสั่งลัดที่ทำให้ Excel ทำงานเองอัตโนมัติ หรือบางคนอาจเก่งกาจถึงขั้นใช้โปรแกรม Visual Studio Tools for Office สร้างโปรแกรมเสริมช่วยทำให้ Excel ทำงานแบบพิเศษเหนือกว่าเดิมขึ้นไปอีก

ผู้ใช้ Excel ส่วนมากรู้จักใช้ Excel กันแบบง่ายๆเพียงแค่ 4 อย่างได้แก่ ตาราง ชีท แฟ้ม และเมนูบางเมนู ถึงจะใช้สูตรเป็นก็ใช้ได้เพียงแค่สูตรบวกลบคูณหารกัน เครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ที่ซื้อมาแพงแสนแพงมักใช้งานได้แค่แทนเครื่องพิมพ์ดีดหรือเครื่องคิดเลขที่ตนเคยใช้กันอยู่เท่านั้น มีน้อยคนนักที่สามารถใช้ Excel ได้แบบคอมพิวเตอร์อย่างแท้จริง ซึ่งจะช่วยปรับปรุงสภาพการทำงานให้เร็วขึ้น แม่นยำขึ้น สบายใจขึ้น โดยมนุษย์เราไม่ต้องเสียแรงเสียเวลามาคอยควบคุมดูแลทุกขั้นตอนของการคำนวณ

ลักษณะการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์

เรามักเข้าใจผิดกันไปว่าเครื่องมือที่จะทำให้สามารถใช้ Excel ได้ถึงขั้นคอมพิวเตอร์ หมายถึงขั้นที่ต้องใช้โปแกรม Visual Basic for Applications (VBA) ซึ่งถ้าคิดกันอย่างนี้ทางบริษัท Microsoft คงไม่จำเป็นต้องพัฒนาแก้ไขตัวโปรแกรม Excel ให้ดีขึ้นหรอกใช่ไหม และถึงแม้ในโปรแกรม Excel จะมีเพียงตารางเดียวชีทเดียว ไม่มีเมนูอะไรให้ใช้ก็ตาม เราก็สามารถหาทางใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ได้เองอยู่ดี เพราะการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์มิได้ขึ้นกับแค่ตัวเครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ติดตั้งไว้ หากยังขึ้นกับวิธีสร้างงานของคุณเองด้วยว่าสร้างไปแล้ว Excel จะทำงานแบบคอมพิวเตอร์ได้ตามลักษณะดังต่อไปนี้หรือไม่

• ในชั่วชีวิตการสร้างงานของคุณ คุณสามารถนำแฟ้มเดิมที่สร้างไว้แล้วกลับมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกได็โดยไม่จำเป็นต้องย้อนกลับไปแก้ไขแฟ้มเก่านั้นอีกแม้แต่น้อย หรือหากจำเป็นต้องแก้ไขปรับปรุงให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป ก็ต้องแก้ไขได้ง่าย ไม่เสียเวลาเหมือนที่เคยเสียไปตอนที่สร้างแฟ้มใหม่
• ไม่ว่าใครก็ตามที่นำแฟ้มไปใช้ ต้องสามารถใช้แฟ้มนั้นต่อได้ทันที สามารถแก้ไขตาราง แกะสูตร และไล่ที่ไปที่มาของการส่งค่าต่อเพื่อคำนวณได้โดยง่าย
• การสร้างงานต้องกระทบส่งผลต่อระบบงานเดิมที่ใช้ในแง่บวก เช่น ช่วยทำให้สามารถลดจำนวนคน ลดเวลา ลดภาระความยุ่งยากวุ่นวายที่เคยมี ลดขั้นตอนการทำงาน และลดปริมาณทรัพยากรอื่นๆที่เคยต้องเสียไปในการสนับสนุนการดำเนินงาน

อย่างไรก็ตามเป็นพฤติกรรมของผู้ทำงานทั่วไปที่มักยึดติดกับวิธีการทำงานเดิม ไม่ต้อนรับการเปลี่ยนแปลง แม้จะทำให้มีชิวิตการทำงานที่ดีขึ้นก็ตาม ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องสร้างระบบรางวัล ระบบการพิจารณาความดีความชอบ และสร้างข้อจำกัดหรือกำหนดเป้าหมายที่จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานละทิ้งวิธีการทำงานเก่าๆ แล้วผลักดันให้ระบบใหม่เดินไปตามที่หวังไว้ด้วย

ขั้นตอนการคิดสร้างงานด้วย Excel

ขั้นตอนซึ่งจะนำเสนอต่อไปนี้เป็นได้ทั้งศาสตร์และศิลปะ ดังนั้นแต่ละคนอาจมีวิธีคิดแตกต่างกันไป แม้แต่ตัวผมเองบางครั้งก็คิดเรียงไปตามลำดับ บางครั้งก็อาจคิดกระโดดข้ามไปข้ามมา บางทีไม่ได้คิดให้ครบทุกอย่าง เพราะขึ้นกับสภาพงานที่สามารถมีปัจจัยที่เกี่ยวข้องแตกต่างกันไป อีกทั้งยังขึ้นกับพื้นฐานความรู้ของผู้ใช้ Excel แต่ละคนด้วยว่าสามารถใช้ Excel อยู่ในขั้นไหน

ผมจะขอไล่เรียงลำดับขั้นตอนการคิดสร้างงานด้วย Excel ไปตามกำหนดเวลาก่อนหลัง โดยสมมติว่า พอหัวหน้ามอบงานให้คุณมาทำ คุณควรเริ่มต้นคิดสร้างงานตามลำดับต่อไปนี้

1. พิจารณาว่างานที่ได้รับมอบนั้นต้องใช้งานต่อเนื่องซ้ำอีกหลายครั้งไหม เพราะถ้าสร้างแฟ้มขึ้นมาเพื่อใช้ครั้งเดียวแล้วทิ้งไม่นำกลับมาใช้อีก จะได้ไม่ต้องคิดเตรียมการเผื่ออะไรไว้เกินไปนัก แต่ถ้าต้องใช้แฟ้มต่อไปอีกเป็นปี อย่างนี้จะต้องสร้างงานอย่างพิถีพิถันมากขึ้น
2. ดูว่าใครจะเป็นผู้นำแฟ้มนั้นไปใช้ ถ้าคุณสร้างเองเพื่อให้ตัวเองใช้คนเดียว ก็จะสร้างสูตรยากแค่ไหนหรือใช้เซลล์ผูกสูตรอ้อมไปอ้อมมาอย่างไรก็ได้ แต่ถ้าต้องแบ่งให้ผู้อื่นร่วมใช้แฟ้มนั้นด้วย จะต้องดูพื้นฐานความสามารถใช้ Excel ของแต่ละคนว่าสามารถใช้ Excel ได้ระดับใด ยิ่งทราบว่าผู้ใช้เป็นผู้บริหารที่ใช้ Excel แทบไม่เป็นเลย เราอาจต้องถึงขั้นใช้ VBA เพื่อควบคุมการใช้แฟ้มงานให้เป็นไปตามขั้นตอนที่เตรียมไว้ล่วงหน้า
3. คิดออกแบบพื้นที่ตารางในแฟ้มงานแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่ ตารางรับตัวแปร (Input) ตารางคำนวณ (Calculation) และตารางรายงานที่ต้องการแสดงผลบนจอหรือพิมพ์ลงกระดาษ (Output) โดยให้เริ่มค้นหาหรือออกแบบหน้าตาตาราง Output ให้เสร็จก่อน แล้วจึงคิดย้อนว่า Input ต้องมีอะไรบ้างที่จะเป็นต้นตอของ Output ที่อยากได้ แล้วจึงคิดถึงตารางสูตรคำนวณเป็นลำดับสุดท้าย
4. ในแง่ของตาราง Output ที่ต้องการนั้น เรามักใช้ความง่ายของ Excel กันจนติดเป็นนิสัยผิดๆว่า ถ้าต้องการพิมพ์รายงานยาวเหยียด 100 หน้า เรามักจะออกแบบตารางในชีทให้เหมือนกับหน้ากระดาษทั้ง 100 หน้าที่ต้องการพิมพ์ออกมา ทำให้ตาราง Output กินเนื้อที่ในตารางขนาดใหญ่ บางคนทำชีทเดียวมีตารางยาวเหยียดนับหมื่น row แล้วแบ่งพิมพ์ทีละหน้า บางคนออกแบบชีทแบ่งเป็น 100 ชีทเพื่อแยกพิมพ์แต่ละหน้า บางคนถึงกับแบ่งแฟ้มเป็น 100 แฟ้ม ซึ่งที่ถูกต้องนั้นให้คิดพิจารณาว่า ถ้าโครงสร้างของรายงานแต่ละหน้ามีโครงสร้างเดียวกันทั้งหมด เราควรหาทางทำตารางเพียงตารางเดียว แล้วหาทางสร้างสูตรประเภท Lookup หรือใช้คำสั่ง Data > Table เพื่อดึงข้อมูลแต่ละหน้ามาแสดงในตารางเดียวหน้าเดียวนั้นให้ได้ โดยผู้ใช้งานอาจใช้วิธีคลิกเลือกเลขหน้าแล้วใช้ VBA ควบคุมการพิมพ์ช่วงเลขหน้ากระดาษที่ต้องการ
5. พอคิดเรื่อง Output เสร็จแล้ว ให้คิดถึงข้อมูลตัวแปร Input ที่ต้องการนำมาบันทึกไว้เพื่อนำไปคำนวณออกเป็น Output เหล่านั้นว่ามีตัวแปรอะไรบ้าง โดยให้แบ่งประเภทของตัวแปรเป็น 2 ส่วนง่ายๆ คือ ตัวแปรที่มีลักษณะคงที่ และตัวแปรที่มีลักษณะผันแปร (ตาราง Input ทั้งสองส่วนที่ว่านี้เป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์เองลงไป ไม่ใช่เกิดจากการคำนวณด้วยสูตรใด)
6. ตัวแปรที่มีลักษณะคงที่ มักเกี่ยวข้องกับค่ามาตรฐานซึ่งไม่เปลี่ยนแปลง เช่น รหัสสินค้า ชื่อสินค้า รหัสลูกค้า ชื่อลูกค้า หรือค่าคงที่อื่นๆ (ค่าเหล่านี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขให้ต่างไปจากเดิมบ้างในอนาคตแต่ไม่บ่อยนัก)
7. ตัวแปรที่มีลักษณะผันแปร โดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับรายการที่เกิดเพิ่มขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงไปตามการดำเรินกิจการประจำวัน เช่น รายการซื้อ รายการขาย เป็นต้น ซึ่งเราต้องคิดเผื่อไว้เสมอว่า ลักษณะโครงสร้างตารางที่บันทึกไว้จะต้องสามารถใช้บันทึกรายการข้อมูลมากขึ้นไปเรื่อยๆตามเวลาที่ผ่านไป
8. จับกลุ่มตัวแปรซึ่งมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันเอาไว้ในตารางเดียวกัน เช่น รหัสสินค้า เก็บไว้ในตารางเดียวกับ ชื่อสินค้า รายละเอียดสินค้า เป็นต้น
9. ตาราง Input ยังอาจแบ่งออกเป็นตารางข้อมูลเดี่ยว (เช่น ยอดสินค้าขั้นต่ำ หรือระยะเวลามาตรฐานที่ใช้ในการผลิต) หรือตารางข้อมูลที่เกิดขึ้นเป็นชุดตามกำหนดเวลา หรือตามกลุ่มหน่วยงาน หรือตามกลุ่มรหัสบัญชี ดังนั้นจึงจำเป็นต้องออกแบบหัวตารางกำกับแนวข้อมูลที่บันทึกไว้แต่ละแถวให้ชัดเจนว่าเป็นข้อมูลเรื่องอะไร เมื่อใด ของใคร
10. ควรคิดเผื่อไว้ด้วยว่า ข้อมูลที่เป็นข้อมูลเดี่ยวในวันนี้ อาจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนไปตามกำหนดเวลาให้สนองตอบต่อเงื่อนไขในแต่ละช่วงเวลา เพื่อจะได้นำไปใช้ในการคำนวรได้ละเอียดมากขึ้น
11. ถ้ารับข้อมูลมาจากโปรแกรมประเภทฐานข้อมูล เช่น Access หรือโปรแกรมสำเร็จรูปที่สร้างมาใช้งานบัญชีหรืองานอื่นๆ เราสามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้จากโปรแกรมเหล่านี้มาใช้ต่อใน Excel ได้ทันที เนื่องจากโดยทั่วไปข้อมูลที่เก็บไว้ต้องมีโครงสร้างของข้อมูลเป็นมาตรฐานอยู่แล้ว อย่าพยายามไปจัดโครงสร้างหน้าตารายงานในโปรแกรมฐานข้อมูลให้ต่างไปจากโครงสร้างพื้นฐาน เพราะจะทำให้กลายเป็นโครงสร้างที่นำมาใช้ต่อใน Excel ได้ยากขึ้น
12. ในกรณีที่มีข้อมูลตามกำหนดวันเวลาต้องบันทึกวันเวลาไว้ในแบบที่ Excel รู้จัก คือ มีค่าเป็น Date Serial Number ดูง่ายๆว่า ข้อมูลวันที่และเวลาในเซลล์จะชิดขวาของมันเอง ห้ามพิมพ์ลงไปเองเป็นชื่อเดือนหรือวันที่ เช่น Feb หรือ 14 แต่ต้องพิมพ์ลงไปเต็มว่า 14/2/2009 แล้วจึงใช้รูปแบบแสดงเป็นคำว่า Feb หรือแสดงแค่เลข 14 ตามต้องการ
13. จากนั้นให้พิจาณาถึงตารางคำนวณโดยให้หาให้ได้ว่า การคำนวณเรื่องใดบ้างที่ถือเป็นการคำนวณที่ให้ผลลัพธ์เสมือนเป็นข้อมูลส่วนกลางซึ่งจะนำไปคำนวณต่ออีกหลายเรื่อง ทั้งนี้เพื่อจะได้แยกตารางส่วนนั้นให้คำนวณเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องเสียเวลาหรือสร้างตารางเพื่อคำนวณซ้ำอีกโดยไม่จำเป็น
14. ให้คิดพิจารณาประเด็นดังกล่าวข้างต้นซ้ำแล้วซ้ำอีก โดยให้คำนึงถึงสภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้องอื่นๆด้วยว่าจะต้องเผื่อเหลือเผื่อขาดอะไรไว้อีกบ้าง เช่น เมื่อเวลาผ่านไปแล้วมีข้อมูลเพิ่มขึ้น หรือมีเงื่อนไขในการดำเนินงานต่างไปจากเดิม หรือถ้าต้องเปลี่ยนตัวผู้ใช้งานเป็นคนอื่น หรือในแง่ของระดับการป้องกันความลับของผู้ใช้แต่ละระดับ ว่าแฟ้มงานที่สร้างขึ้นต้องสามารถรองรับกับสิ่งเหล่านี้ได้ด้วย
15. จากนี้ให้เริ่มต้นสร้างแฟ้มงานขึ้นมาโดยจำลองโครงสร้างตาราง Input ตาราง Calculate และตาราง Output แบบง่ายๆขึ้นมา ให้ลองกรอกข้อมูลเพียงไม่กี่รายการลงไปเพื่อทดสอบการทำงานของสูตรและคำสั่งที่คิดว่าจะนำมาใช้ว่าสามารถทำงานได้ตามต้องการทั้งหมดไหม แล้วจึงค่อยบันทึกข้อมูลจริงลงไปภายหลัง
16. ในระยะแรกให้รวมตารางทั้งหมดไว้ในแฟ้มเดียวกันโดยจะแยกชีทให้กับแต่ละตารางก็ได้ แต่ต้องคิดเผื่อไว้ด้วยว่าสักวันหนึ่งพอแฟ้มนี้มีปริมาณข้อมูลมากขึ้นจะส่งผลให้คอมพิวเตอร์ทำงานช้าลง เราต้องสามารถโยกย้ายตารางที่เก็บรวมไว้จากเดิมในแฟ้มเดียว ให้แยกไปเก็บในแฟ้มใหม่ได้ทันทีโดยไม่ต้องแก้ไขสูตรเดิมที่ใช้อยู่แม้แต่น้อย

หลักการพิจารณาเลือกใช้เครื่องมือของ Excel

สิ่งที่อธิบายไปแล้วข้างต้นเปรียบเสมือนแบบพิมพ์เขียวของแบบบ้าน พอถึงขั้นจะสร้างบ้านจริงต้องตอกเสาเข็ม ผูกเหล็ก เทปูน ทาสี ตกแต่งภายใน แล้วยังมีขั้นตอนย่อยๆอีกจิปาถะที่ผู้ใช้ Excel แต่ละคนต้องรู้จักเลือกใช้ให้เป็นต่อไปด้วย ผู้ที่เก่งกาจสามารถใช้หลากหลายเครื่องมือเป็นจะได้เปรียบคนอื่นหน่อย ส่วนคนที่เพิ่งจับ Excel เป็นครั้งแรกอาจไม่ค่อยเข้าใจหลักการเลือกเครื่องมือมากนัก ก็ขอให้ค่อยๆเรียนรู้ลองผิดลองถูกให้เยอะๆ ยิ่งผ่านการทำผิดมามากเท่าใด จะยิ่งซาบซึ่งถึงใจว่าเครื่องมือที่ใช้อยู่มีทั้งคุณและโทษ ถ้าใช้เป็น ต่อให้ใช้แบบที่เป็นโทษให้เป็นก็กลายเป็นคุณกลายเป็นประโยชน์ได้เหมือนกัน หากยังขัดข้องสงสัยหลักการที่จะแนะนำต่อไปนี้ ขอให้ติดต่อสอบถามได้ในฟอรัมของ www.ExcelExpertTraining.com หรือ www.XLSiam.com 

การเลือกใช้ $

จริงอยู่ที่สูตรซึ่งสร้างขึ้นโดยกำหนดตำแหน่งอ้างอิงไว้แบบ Absolute โดยใส่ $ คุมตำแหน่งทั้ง row และ column ให้คงที่ไว้ เช่น สูตร =$A$1 หรือการกำหนดตำแหน่งอ้างอิงแบบ Mixed Reference ที่ใส่ $ คุมตำแหน่งอ้างอิงเฉพาะแถวนอนหรือแถวตั้ง เช่น สูตร =A$1 หรือ =$A1 จะช่วยให้เราสามารถ copy สูตรไปใช้ในพื้นที่อื่นๆในตารางได้โดยยังอ้างอิงกับตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการได้ก็ตาม แต่หากพยายาม copy สูตรซึ่งมีการใช้ $ ไว้แล้วไปใช้ต่อที่แฟ้มอื่นหรือชีทอื่น จะพบว่าตำแหน่งอ้างอิงเคลื่อนไปหมด ส่วนสูตรซึ่งไม่ได้กำหนด $ ไว้จะยังคงอ้างอิงกับตำแหน่งที่ย้ายตามไปให้เอง

ดังนั้นการสร้างงานที่ดีจึงต้องคิดเผื่อไว้ว่า เมื่อมีการ copy ตารางสูตรไปใช้ที่แฟ้มอื่นหรือชีทอื่นแล้วหวังให้สูตรยังคงทำงานได้อยู่ตามเดิม ผู้สร้างงานจึงควรสร้างสูตรโดยเลือกใช้ $ กับตำแหน่งเซลล์ที่จำเป็นเท่านั้น หรือหากจะ copy ตารางไปใช้ในแฟ้มอื่นหรือชีทอื่น ให้สังเกตให้ดีว่าพื้นที่ตารางซึ่งจะ copy ไปนั้นเป็นพื้นที่ตารางที่เลือกไว้เริ่มต้นจากเซลล์ใด เช่น เป็นตารางพื้นที่จาก B2:G17 ก่อนที่จะ paste ให้เลือกเซลล์ B2 ให้ตรงกับเซลล์แรกในตารางเดิมไว้ก่อนแล้วจึง paste แล้วภายหลังจึงค่อย move ตารางไปใช้ต่อที่อื่นตามต้องการ

ถ้าหลีกเลี่ยงไม่ใช้วิธี copy ได้ ขอให้เลือกใช้วิธี cut แทน เพราะสูตรที่ใส่ $ ไว้จะปรับตำแหน่งสูตรให้อ้างอิงกับเซลล์ซึ่งควรจะเป็นให้เอง ทั้งนี้โดยไม่จำเป็นต้อง paste ลงไปในเซลล์ซึ่งตรงกับเซลล์แรกของตารางเดิมที่เลือกไว้เช่นวิธี copy แม้แต่น้อย 

การเลือกสร้างและใช้ Range Name หรือ Formula Name

การตั้งชื่อให้กับเซลล์หรือตารางหรือสูตร จะช่วยให้สูตรมีความหมายในตัวเองชัดเจนกว่าการใช้ตำแหน่งเซลล์โดยตรง เช่น แทนที่จะใช้สูตร =Sum(B2:G17) เราสามารถใช้ Range Name เพื่อปรับสูตรเป็น =Sum(Cost) หรือใช้ Formula Name เพื่อปรับสูตรเป็นเพียง =TotalCost

ขอให้เลือกใช้ชื่อที่ตั้งขึ้นนี้กับสูตรซึ่ง link ไปใช้ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้ม เพื่อช่วยให้สูตรสั้นลง เพราะ Excel จะไม่แสดงชื่อชีทหรือชื่อแฟ้มนำหน้าชื่อ Range Name หรือ Formula Name แต่ถ้าเป็นสูตรที่ใช้ link กับค่าภายในชีทเดียวกัน เราจะใช้ชื่อ Range Name หรือ Formula Name  หรือไม่ก็ได้ขึ้นกับว่าเราต้องการลดความซับซ้อนของตารางให้เห็นชัดเจนขึ้นในสูตรหรือไม่

ในกรณีที่ต้องการ copy พื้นที่ตารางซึ่งมีการตั้งชื่อ Range Name เอาไว้ไปใช้ต่อในแฟ้มอื่น โดยทั่วไปจะไม่สามารถทำให้ชื่อ Range Name ตามเซลล์นั้นไปด้วยกันได้ เว้นแต่ว่าจะทำได้เฉพาะเมื่อเรา copy ทั้งเซลล์สูตรและตารางที่ถูกอ้างไว้ในเซลล์สูตรนั้นไปด้วยกัน เช่น ถ้าเซลล์ B2:G17 ตั้งชื่อว่า Cost เอาไว้ และในเซลล์ A1 มีสูตร =Sum(Cost) จากนั้นให้ copy เซลล์ตั้งแต่ A1:G17 ไปพร้อมกันทั้งหมด จะทำให้ชื่อ Cost ถูกดึงไปใช้ตามสูตร =Sum(Cost) นั้นให้เอง

บางครั้งเราอาจต้องการให้ Range Name ขยายพื้นที่ตารางตามจำนวนรายการที่เพิ่มขึ้น ซึ่งสามารถใช้ Formula Name โดยใช้สูตร Offset ช่วยคำนวณขนาดของตารางแล้วปรับขนาดพื้นที่ต่อให้ก็ตาม (เรียกว่า Dynamic range) แต่เราอาจใช้วิธีง่ายๆกว่านั้น เช่น เดิมตั้งชื่อ Cost ให้กับเซลล์ B2:G17 จากนั้นเมื่อบันทึกข้อมูลลงไปใน Cost ให้ละเว้น row ล่างสุดคือ B17:G17 เอาไว้ ต่อเมื่อต้องการขยายขนาดตารางก็ให้ใช้ Insert > Row เหนือ row 17 ซึ่งจะทำให้ตารางชื่อ Cost มีขนาดตารางขยายขึ้นตามจำนวน row ที่ insert เพิ่มขึ้นให้ทันที

การเลือกสร้าง template ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้ม

แทนที่จะสร้างชีทนับสิบนับร้อยชีทที่มีหน้าตาโครงสร้างตารางเหมือนฝาแฝดและใช้สูตรคำนวณแบบเดียวกัน เราน่าจะสร้างชีทเพียงชีทเดียวเรียกว่าเป็น template จากนั้นให้ใช้สูตรประเภท lookup เช่น VLookup, Match, หรือ Index ดึงค่าตัวแปรแต่ละ case มาใช้คำนวณในชีท template ชีทเดียวนั้นดีกว่า จากนั้นให้ใช้คำสั่ง Data > Table เพื่อส่งค่าตัวแปรไปใช้คำนวณอย่างอัตโนมัติในชีท template แล้วส่งผลลัพธ์มาสรุปไว้ในตาราง Data Table

ในทางกลับกัน ถ้าเดิมมีชีทหรือแฟ้มซึ่งมีโครงสร้างตารางและสูตรเหมือนกันราวกับฝาแฝดอยู่หลายชีทหรือหลายแฟ้มอยู่แล้ว ในกรณีที่ต้องการเลือก link ข้อมูลจากชีทที่ต้องการ ให้ใช้สูตร Indirect เพื่อเปลี่ยนชื่อชีทต้นทางในสูตรที่อ้างถึงชีทที่ต้องการในแฟ้มเดียวกัน ส่วนกรณีที่ต้องการเลือก link จากแฟ้มต้นทางอื่นซึ่งมีโครงสร้างตารางฝาแฝดกับแฟ้มต้นทางเดิม ให้ใช้คำสั่ง Edit > Links > Change Source

การเลือกระหว่างการสร้างสูตรหรือใช้คำสั่งบนเมนู

แม้การใช้คำสั่งบนเมนูจะช่วยให้ Excel หาคำตอบที่ต้องการได้ง่ายและมีหลายคำสั่งซึ่งทำงานยากได้อย่างรวดเร็วก็ตาม (โดยเฉพาะคำสั่งแบบ wizard เช่น Data > Sort, Data > SubTotals, Data > Table, Data > Validation, Data > Filter > Advanced Filter, Data > Pivot Table...) แต่คำสั่งเหล่านี้จะทำงานได้ต่อเมื่อเราใช้มือไปคลิกสั่งคำสั่งบนเมนูเอง ถ้าผู้ใช้งานเป็นผู้อื่นก็อาจไม่เข้าใจขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามทีละขั้น ดังนั้นหากมีทางอื่นซึ่งสามารถหาคำตอบได้เช่นเดียวกัน ก็ขอแนะนำให้ใช้แทนดีกว่า เช่นอาจใช้สูตร หรือหันไปใช้ VBA ควบคุมขั้นตอนการทำงานทีละขั้นไปเลย

สูตรบางสูตรที่ต้องซ้อนสูตรกันหลายสูตรกว่าจะหาคำตอบที่ต้องการได้นั้น ถ้าต้องใช้สูตรยากๆยาวซ้ำกันหลายเซลล์ บางครั้งอาจต้องนำสูตรนั้นไปใช้ซ้ำที่ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น ขอแนะนำให้เปลี่ยนไปใช้สูตรที่สร้างขึ้นโดยใช้ VBA จะสะดวกและปลอดภัยกว่ามาก โดยอาจสร้างเป็น Function VBA ที่ทำงานได้เฉพาะแฟ้มที่กำหนดหรือทำเป็น Add-in ซึ่งสามารถใช้คำนวณในแฟ้มอื่นได้อีกด้วย

ถ้ายังสร้าง Function VBA ไม่เป็น ขอให้พยายามหลีกหนีจากการใช้สูตรยากๆยาวๆให้ไกลที่สุด เพราะแม้ว่าคุณจะเป็นคนสร้างสูตรนั้นเองกับมือก็ตาม แต่เมื่อนานไปย่อมลืมที่ไปที่มาของแต่ละสูตรที่ซ้อนกัน ขอแนะนำให้เปลี่ยนจากการใช้สูตรยากๆยาวๆที่เคยใช้คำนวณแบบลัดในเซลล์เดียว ไปเป็นการใช้ตารางหลายๆตารางและหลายๆเซลล์ กระจายแต่ขั้นของการคำนวณไปให้สูตรในเซลล์แต่ละเซลล์แยกคำนวณทีละขั้น จะช่วยให้สามารถแกะที่ไปที่มาของการคำนวณได้ง่ายกว่ามาก