Font s :
Background :

หลากหลายวิธีคำนวณหายอดรวมด้วย Excel

เมื่อขึ้นชื่อว่าใช้โปรแกรม Excel แล้ว ย่อมหลีกหนีการนำตัวเลขมาบวกกันไม่พ้น ในตัวโปรแกรม Excel เองมีหลากหลายทางเลือกให้นำค่าในตารางมาบวกกัน เราอาจเลือกใช้คำสั่งบนเมนูหรือจะสร้างสูตรหายอดรวมก็ได้ บางวิธีอาจเป็นวิธีซึ่งนิยมใช้กันโดยหารู้ไม่ว่าผลที่ได้ไม่คุ้มเสีย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องมือที่เรียกว่า Pivot Table ซึ่งหัวหน้าชอบใช้กันมาก แม้ยังมีวิธีอื่นที่เหมาะสมกว่าอยู่อีกก็ตาม

บทความนี้เป็นเนื้อหาของการอบรมหลักสูตร Excel Expert Training ซึ่งผู้เข้าอบรมทุกคนต้องย้อนอดีตกลับไปเป็นเด็กอนุบาลกันก่อน มาเริ่มต้นกันตั้งแต่รู้จักกับตัวเลข แล้วเริ่มนับเลขหนึ่งสองสาม จากนั้นค่อยนำเลขมาบวกกัน หากจะต่างจากสมัยที่เราเป็นเด็กก้อเพียงแต่ว่าคราวนี้เราทุกคนใช้โปรแกรม Excel เป็นเครื่องมือคำนวณ และไม่ใช่คำนวณกันแบบธรรมดา เราต้องหาทางนำตัวเลขมาบวกกันโดยมีเงื่อนไขข้อกำหนดจากการทำงานสารพัดอย่างให้ต้องคอยระวัง

อะไรคือตัวเลข อะไรคือตัวอักษร

ในเซลล์หนึ่งๆ ข้อมูลที่เราสามารถพิมพ์ลงไปเป็นได้ทั้งข้อมูลที่เป็นค่าคงที่และข้อมูลที่เกิดจากสูตรคำนวณ (ค่าคงที่ เช่น 123 หรือ abc ส่วนสูตรคำนวณ เช่น =1+2+3 หรือ ="abc") ซึ่งไม่ว่าจะถือว่าเป็นค่าคงที่หรือเป็นสูตรก็ตามที่พิมพ์ลงไปในเซลล์ ย่อมมีค่าออกมาได้ 4 ประเภทเท่านั้น คือ 

  1. ค่าที่ถือว่าเป็นตัวเลข (Number) จะชิดขวาของเซลล์ เช่น 123 หรือ =1+2+3 ได้ผลลัพธ์เป็นเลข 6
  2. ค่าที่ถือว่าเป็นตัวอักษร (Text) จะชิดซ้ายของเซลล์ เช่น abc หรือ ="abc"
  3. ค่าที่เกิดจากคำนวณตรรกวิทยา (Logical) จะอยู่กลางเซลล์ เช่น =A1=0 ได้ผลเป็น TRUE หรือ FALSE
  4. ค่าที่เกิดจากการคำนวณผิดพลาด (Error) จะอยู่กลางเซลล์ เช่น =1/0 ได้ผลเป็น #DIV/0!

การใช้คำว่าตัวเลขหรือ Number จะถือว่ามีค่าเป็นตัวเลขจริงต่อเมื่อเห็นค่าในเซลล์ชิดขวาเท่านั้น (โดยที่เราไม่จำเป็นต้องจัดรูปแบบให้ชิดขวาไว้ก่อนหรือในภายหลังแต่อย่างใด) ซึ่งนอกเหนือจากตัวเลขที่เราคุ้นเคยกัน ยังมีค่าของวันที่ ซึ่งไม่ว่าเราจะพิมพ์ 1/1/2009 หรือ 1-jan-2009 หรือจะใช้สูตร =Today() ก็จะพบว่าค่าวันที่ซึ่งแสดงขึ้นในเซลล์ชิดด้านขวาของเซลล์เองทันทีที่เรากดปุ่ม Enter เพื่อบันทึกค่าเหล่านี้ลงไปในเซลล์

ส่วนค่าที่ Excel ถือว่าเป็นตัวอักษรหรือ Text แต่อาจดูเหมือนค่าที่มนุษย์ถือว่าเป็นตัวเลขก็ได้ เช่น เมื่อพิมพ์ '123 ซึ่งมีเครื่องหมายฝนทองนำหน้าตัวเลข หรือเมื่อพิมพ์ 1 1 2009 ลงไปในเซลล์ จะพบว่าข้อมูลในเซลล์กลับชิดด้านซ้ายของเซลล์ในทันทีที่เราพิมพ์เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter เพื่อบันทึกค่าลงไปในเซลล์

ดังนั้นเพื่อทำให้เราและ Excel เข้าใจตรงกัน จากนี้ไปขอให้ตกลงทำความเข้าใจร่วมกันก่อนว่า ข้อมูลที่ถือเป็นตัวเลข ต้องชิดขวาของเซลล์ และข้อมูลที่ถือว่าเป็นตัวอักษร ต้องชิดซ้ายของเซลล์เอง โดยไม่ต้องผ่านการกำหนดรูปแบบให้ชิดด้านไหนของเซลล์ก่อนหรือหลังจากการบันทึกค่าลงไปในเซลล์แต่อย่างใด

ในกรณีที่เซลล์ผ่านการกำหนดรูปแบบให้ชิดซ้ายหรือขวาในภายหลังไปแล้ว เราย่อมไม่สามารถใช้สายตาดูได้จากลักษณะการชิดซ้ายหรือขวาของเซลล์ได้เลยว่าเซลล์ใดซึ่งมีค่าเป็นเลขหรือเป็นตัวอักษร แต่เราสามารถใช้สูตร =IsNumber(cell) หรือ =IsText(cell) หรือ IsError(cell) เพื่อตรวจสอบเซลล์ว่าหากมีค่าเป็น TRUE ก็ย่อมเป็นค่าประเภทนั้น

จากนั้นเมื่อขึ้นชื่อว่าเป็นตัวเลขแล้ว (ย้ำอีกครั้งหนึ่งว่า ดูจากชิดขวาของเซลล์ หรือได้ผลเป็น TRUE จากสูตร IsNumber) เราย่อมสามารถนำค่าในเซลล์นั้นไปคำนวณบวกลบคูณหารต่อได้เสมอ และในแง่กลับกัน เราไม่ควรนำเซลล์ซึ่งมีค่าเป็นตัวอักษรไปใช้คำนวณบวกลบคูณหารต่อเพราะจะทำให้เกิดผลเป็น error

ทำไมตัวอักษรจึงบวกกับตัวเลขได้ เมื่อใดจะเลือกใช้สูตรบวก เมื่อใดจะเลือกใช้สูตร Sum

ก่อนจะคิดใช้ Excel บวกเลข เราควรทราบก่อนว่า ค่าที่ Excel ถือว่าเป็นตัวอักษรมิได้มีค่าเท่ากับ 0 แต่กลับมีค่ามากกว่าตัวเลขทั้งปวง หากไม่เชื่อขอให้ลองจัดเรียงค่าที่เป็นตัวเลขกับตัวอักษรดูแล้วจะพบว่า เมื่อเรียงลำดับจากน้อยไปมากโดยใช้คำสั่ง Sort แล้ว Excel จะเรียงเซลล์ที่เป็นตัวเลขไว้ก่อนเซลล์ที่เป็นตัวอักษร หรือถ้าอยากพิสูจน์ให้เห็นชัด ขอให้ลองบันทึกค่า '123 (มีเครื่องหมายฝนทองนำหน้าตัวเลข) หรือพิมพ์ค่า abc ลงไปในเซลล์ A1 จากนั้นให้ใช้อีกเซลล์หนึ่งสร้างสูตร =A1>99999999999 ลงไปเพื่อพิสูจน์ว่าค่าในเซลล์ A1 ซึ่งเป็นตัวอักษรนั้นมีค่ามากกว่าเลข 99999999999 หรือไม่แล้วจะพบว่า ไม่ว่าจะเปลี่ยน 99999999999 เป็นเลขอื่นใดก็ตาม ตราบใดที่ยังคงใช้เครื่องหมายมากกว่าในการทดสอบอยู่ จะได้คำตอบเป็น TRUE เสมอ

จากนั้นเรามาทดลองบวกเลขกันโดยขอให้ดูตัวอย่างในรูปข้างล่างนี้ กำหนดให้ในเซลล์ B3 ถึง B5 บันทึกค่า 123, '123, และ abc ตามลำดับ เมื่อนำค่าในเซลล์ B3:B5 ไปบวกกับเลข 100 ซึ่งบันทึกไว้ในเซลล์ C3:C5 เท่ากันทุกเซลล์ จะเกิดผลรวมต่างกันอย่างไรระหว่างสูตรบวก เช่น =B3+C3 ซึ่งอยู่ใน Column E กับสูตร Sum เช่น =Sum(B3:C3) ซึ่งอยู่ใน Column F

sumvsadd2007.pngในกรณีที่นำตัวเลขมารวมเข้ากับตัวเลข การใช้สูตรบวกในเซลล์ E3 =123+100 หรือเซลล์ F3 =Sum(123,100) จะได้คำตอบ 223 เท่ากัน แต่ถ้าตัวเลขที่เห็นว่าเป็นเลข 123 กลับไม่ใช่ตัวเลข แต่กลายเป็น '123 ซึ่ง Excel ถือว่ามีค่าเป็นตัวอักษร จะพบว่าคราวนี้ได้ผลลัพธ์ต่างกันไป โดยสูตรในเซลล์ E4 ='123+100 ยังคงได้ยอดรวมเป็น 223 แต่สูตรในเซลล์ F4 =Sum('123,100) กลับบวกกันได้ยอดรวมเพียง 100 เท่ากับเฉพาะค่าที่เป็นตัวเลขจริงเท่านั้นเนื่องจากสูตร Sum จะละเลยไม่นำตัวเลข '123 ซึ่งถือว่าเป็นตัวอักษรมาร่วมคำนวณด้วย (มิใช่ถือว่า '123 ทีค่าเท่ากับ 0) แต่หากเรานำตัวอักษร abc ไปรวมเข้ากับตัวเลข 100 ผลที่ได้ในเซลล์ E5 ซึ่งใช้สูตร ="abc"+100 จะกลายเป็น error ส่วนสูตร Sum ที่ใช้ในเซลล์ F5 =Sum("abc",100) ยังคงคำนวณได้เฉพาะตัวเลข 100

ส่วนตัวอย่างใน row 12-14 แสดงให้เห็นผลรวมกรณีที่เปลี่ยนเลข 100 เป็นตัวอักษร abc แทน จะเห็นว่าสูตรบวกในเซลล์ E12-E14 เป็น error ไปทั้งหมด ส่วนสูตร Sum ที่ใช้ในเซลล์ F12-F14 ยังคงคำนวณให้คำตอบเป็นตัวเลขโดยได้คำตอบเฉพาะค่าที่เป็นเลขจริงๆเท่านั้น

เชื่อว่าพวกเราหลายคนคงยังคงสงสัยไม่เข้าใจพฤติกรรมของ Excel ว่าเหตุใดจึงคำนวณได้ผลลัพธ์ต่างกัน จึงขอชี้ประเด็นให้เห็นความแตกต่างและการเลือกใช้สูตรบวกกับสูตร Sum ดังนี้

  • สูตรบวก เป็นสูตรซึ่งเราควรเลือกใช้ในงานสำคัญที่ห้ามบันทึกค่าผิด เพราะ Excel จะยอมคำนวณหายอดรวมให้เฉพาะกรณีที่ข้อมูลทั้งหมดเป็นตัวเลข (โดยไม่คำนึงว่าจะมีค่าเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรหรือไม่) และเมื่อใดที่ค่าที่บันทึกผิดเป็นตัวอักษร สูตรบวกจะคืนค่าเป็น error เตือนเราให้ทราบทันทีว่ามีการบันทึกข้อมูลผิดพลาด
  • สูตร Sum เป็นสูตรที่คำนวณให้คำตอบยอดรวมได้เสมอโดยได้คำตอบเฉพาะค่าที่เป็นเลขจริงๆเท่านั้น หากข้อมูลใดมีค่าที่ถือว่าเป็นตัวอักษร จะไม่ถูกนำมาหายอดรวมในสูตร Sum

ในทำนองเดียวกันสูตรบวก หากต้องการหาผลคูณโดยเลือกใช้สูตรคูณตามตัวอย่างข้างต้นใน column H จะคูณกันได้เฉพาะกรณีที่ข้อมูลทั้งหมดเป็นตัวเลข (โดยไม่คำนึงว่าจะมีค่าเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรหรือไม่) แต่ถ้าเลือกใช้สูตร SumProduct ใน column I จะหายอดรวมไม่ได้เลยหากค่าใดต่าหนึ่งมิใช่ค่าที่ถือว่าเป็นตัวเลข

เพื่อทำเรื่องนี้ให้เข้าใจได้ง่าย และทำให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ เราควรถือหลักว่าในการบันทึกตัวเลขลงไปในตาราง ต้องบันทึกตัวเลขซึ่งมีค่าเป็นตัวเลขจริงๆเท่านั้น ซึ่งจะทำให้ได้ผลลัพธ์เท่ากันเสมอไม่ว่าจะใช้สูตรบวกหรือสูตร Sum หรือไม่ว่าจะหาผลคูณจากสูตรคูณหรือสูตร Sumproduct ก็ตาม

ในบางกรณีที่บังเอญบันทึกค่าลงไปแล้วโดยไม่รู้ว่าบันทึกไว้ถูกต้องให้ตัวเลขเป็นตัวเลขจริงๆหรือไม่ เราสามารถใช้คำสั่งปรับให้ Excel ถือว่าค่าใดก็ตามในชีทนั้นๆ หากที่มีค่าเป็นตัวอักษร ให้ถือว่ามีค่าเท่ากับ 0 ในการนำมาคำนวณต่อก็ได้ ดังผลลัพธ์ตามที่แสดงไว้ในรูปต่อไปนี้ 

sumvsaddtransition.png

  • ใน Excel 2003 ให้สั่ง Tools > Options > Transition > กาช่อง Transition formula evaluation
  • ใน Excel 2007 ให้สั่ง Office > Excel Options > Advanced > เลื่อนจอลงไปจนสุดจะพบหัวข้อ Lotus : กาช่อง Transition formula evaluation

ผลจากการใช้คำสั่งนี้จะมีผลเฉพาะชีทที่เลือกอยู่เท่านั้น ทุกเซลล์ซึ่งถือว่ามีค่าเป็นตัวอักษรจะถือว่ามีค่าเท่ากับ 0 ในการนำไปคำนวณต่อทั้งหมด (ทำให้ทั้งสูตรบวก สูตร Sum หรือสูตรคูณ คำนวณหาคำตอบตามแบบที่โปรแกรม Lotus 1-2-3 ใช้นั่นเอง)

วิธีค้นหาตำแหน่งเซลล์ซึ่งมีค่าเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสูตร

นอกจากวิธีสังเกตุว่าข้อมูลในเซลล์แสดงตัวว่าชิดซ้ายชิดขวาของเซลล์ ซึ่งวิธีนี้ต้องยกเลิกการจัดรูปแบบให้ชิดข้างใดของเซลล์ก่อน จึงจะเห็นว่าถ้าข้อมูลในเซลล์ชิดซ้ายแสดงว่ามีค่าเป็นตัวอักษรหรือถ้าข้อมูลชิดขวาแสดงว่ามีค่าเป็นตัวเลข ยังมีวิธีอื่นในการตรวจสอบค้นหาเซลล์ที่มีค่าเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสูตร โดยไม่กระทบกับรูปแบบที่ถูกจัดไว้ก่อนแล้วอยู่อีกหลายวิธี คือ

  • กดปุ่ม F5 > Special แล้วเลือกกาช่องตามประเภทข้อมูลที่ต้องการค้นหา

    F5Special.png
  • เปลี่ยนการแสดงผลในตารางให้แสดงในแบบของสูตรแทน ใน Excel 2003 สั่ง Tools > Options > View > กาช่อง Formulas หรือใน Excel 2007 สั่ง Office > Excel Options > Advanced > กาช่อง Show formulas in cells instead of their calculated results วิธีนี้จะทำให้ค่าในเซลล์ถูกจัดชิดซ้ายทั้งหมด ซึ่งไม่ได้หมายความว่าเป็นตัวอักษร และยังไม่สามารถค้นหาเซลล์ที่มีค่า '123 บันทึกไว้พบ

    showFormula.png
  • ใช้ระบบปกติของ Excel ในการเตือนว่าเซลล์ใดอาจมีข้อผิดพลาด โดย Excel จะแสดงด้วยรูปสามเหลี่ยมสีเขียวไว้ตรงหัวมุมซ้ายบนของเซลล์ซึ่งอาจมีข้อผิดพลาด ใน Excel 2003 สั่ง Tools > Options > Error Checking > กาช่อง Enable background error checking หากต้องการค้นหาเซลล์ซึ่งบันทึกค่าเป็นตัวอักษรไว้ให้เลือกกาช่อง Number stored as text ไว้ช่องเดียว ส่วนใน Excel 2007 สั่ง Office > Excel Options > Formulas > กาช่อง Enable background error checking และให้เลือกกาช่อง Number formatted as text or preceded by an astrophe ไว้ช่องเดียว สังเกตุรูปข้างล่างนี้ในเซลล์ B4 และ B13 ซึ่งมีข้อมูล '123 บันทึกไว้จะมีรูปสามเหลี่ยมสีเขียวแสดงไว้ที่หัวมุมด้านซ้ายบนของเซลล์

    errorCheck.png

 

แนวทางการหายอดรวมจากข้อมูลที่มีลักษณะเป็นตาราง

จากคำอธิบายข้างต้นคงพอเห็นเป็นแนวทางให้คิดพิจารณาแล้วว่า แค่การบวกเลขที่ถือกันว่าเป็นเรื่องธรรมดานั้นไม่ใช่เรื่องที่คิดกันง่ายๆแล้วสักแต่ว่าใช้กันไปโดยไม่ได้เลือกใช้ให้เหมาะสม เราจะได้รับผลการคำนวณถูกต้องหรือไม่ มิได้ขึ้นอยู่กับแค่สูตรที่เราเลือกใช้เท่านั้น หากต้องขึ้นกับความถูกต้องของข้อมูลต้นทางซึ่งถูกบันทึกไว้ด้วย ซึ่งโดยทั่วไปข้อมูลที่บันทึกไว้ย่อมมีลักษณะเป็นตาราง ทำให้เราต้องคิดพิจารณาในประเด็นต่อไปนี้ เพื่อเลือกใช้สูตรหรือวิธีอื่นในการหายอดรวมจากตาราง

  • ตารางมีโครงสร้างของข้อมูลแน่นอนตายตัวแล้วหรือไม่ ไม่ใช่ว่าวันนี้ว่าคงที่ แต่วันต่อมาขอ insert เพิ่มรายการอะไรแทรกเข้ามาอีก จากเดิมตารางมีแค่ 100 row แล้วแทรกไปแทรกมาเพิ่มรายการเป็นทั้งหมด 200 row แถมต้องทราบก่อนด้วยว่ารายการที่แทรกนั้น แทรกเพิ่มระหว่างรายการ หรือแทรกเพิ่มด้านหัวท้ายของตารางเดิม
  • ถ้าถือว่าตารางมีโครงสร้างคงที่แล้ว จะยินยอมให้ปรับแต่งข้อมูลที่บันทึกไว้ในภายหลังได้หรือไม่
  • ข้อมูลในตารางที่บันทึกไว้เป็นแบบค่าคงที่ หรือเป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากสูตรคำนวณ หรือเป็นสูตรที่ link ค่ามาจากที่อื่น ซึ่งถ้าเป็นสูตรที่ link ค่ามาจากที่อื่น เป็นสูตรที่ใช้ตำแหน่งอ้างอิงในแนวรายการเดียวกันหรือไม่ หรือ link ค่ามาจากเซลล์อื่นที่มีตำแหน่งต่าง row กัน
  • ตารางที่ต้องการนำมาหายอดรวมจัดว่าเป็นตารางฐานข้อมูล หรือตารางสูตรคำนวณ หรือตารางแสดงผลลัพธ์ที่พิมพ์เป็นรายงาน
  • กรณีที่ต้องการหาผลรวมรายการในตาราง จะยินยอมให้แสดงผลรวมแทรกไว้ในตาราง หรือกำหนดให้แสดงผลรวมไว้ที่เซลล์อื่นนอกขอบเขตของตาราง
  • บุคคลที่ร่วมใช้งานแฟ้มนั้นๆ มีพื้นความรู้ความสามารถในการใช้ Excel มากน้อยเพียงใด

สาเหตุที่ต้องคำนึงถึงประเด็นดังกล่าวข้างต้น ก็เพื่อหาทางสร้างงานที่สามารถนำกลับมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก โดยไม่ต้องย้อนกลับมาแก้ไขสูตรหรือต้องเสียเวลามาเริ่มตั้งต้นคิดสร้างงานกันใหม่อีก นี่แหละจึงเป็นการหาทางใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์อย่างแท้จริง ซึ่งไม่มีทางออกตายตัวแน่นอนเสมอไป ยากที่จะนำทุกสถานการณ์มาอธิบายครบทั้งหมดในบทความนี้ จึงจะขอยกตัวอย่างมาให้ลองคิดกันดูว่าจะเลือกใช้วิธีการใดในการหายอดรวม

กรณีของยอดรวมในงบการเงิน

ลองพิจารณาดูจากรูปงบการเงินง่ายๆต่อไปน๊้ว่า สูตรคำนวณหากำไรที่ใช้ในเซล์ C10 =C5-(C6+C7+C8+C9) นั้นเหมาะสมแล้วหรือไม่

statement1.png

เปรียบเทียบกับสูตรคำนวณหากำไรอีกแบบหนึ่ง C10 =C5-SUM(C6:C9) ตามรูป

statement2.pngแม้ยอดกำไรซึ่งคำนวณได้จากรูปทั้งสองนี้ได้คำตอบ 100 เท่ากันก็ตาม แต่หากภายหลังหัวหน้ากำหนดให้แทรก row เพื่อแยกคำนวณหายอดรวมของ Cost1+Cost2 =10+20 =30 และแยกคำนวณหายอดรวมของ Cost3+Cost4 =30+40 =70 เข้าไปเหนือ row 8 และเหนือ row 10 ตามลำดับ จะทำให้สูตรคำนวณหากำไรที่ใช้สูตรบวกยังคงคำนวณได้คำตอบถูกต้อง เพราะสูตรบวกยังคงนำค่าจากเซลล์ที่กำหนดมาใช้ได้อย่างเดิม แต่สูตร Sum จะรวมยอดจาก row ที่เพิ่มเข้ามาด้วยทำให้ได้ผลลัพธ์ผิดดังรูปต่อไปนี้ 

statement1vs2.pngพอถึงขั้นนี้อาจคิดว่าในกรณีที่เป็นตารางงบการเงิน เราควรเลือกใช้สูตรบวกดีกว่าสูตร Sum เพราะสูตรบวกยังคงคำนวณหาคำตอบได้ถูกต้องแม้จะมีการ insert row เพิ่มรายการรวมเข้าไปก็ตาม แต่ถ้าตารางงบการเงินมีรายการยาวเหยียดนับร้อยนับพันรายการ หากเลือกใช้สูตรบวก คงต้องสร้างสูตรบวกต่อกันเซลล์ต่อเซลล์ไปจนเมื่อยมือเป็นแน่ ซึ่งทางออกอื่นที่ดีกว่าการเลือกใช้สูตรบวกหรือสูตร Sum คือ ให้ใช้สูตร SubTotal แทนตามรูปต่อไปนี้

statementSubTotal1.pngเลข 109 ในวงเล็บของสูตร SubTotal เป็นเลขที่กำหนดให้ทำหน้าที่คำนวณหายอดรวมทำนองเดียวกับสูตร Sum โดยขอให้สังเกตว่าเซลล์สูตร SubTotal คำนวณหากำไรในเซลล์ C12 ใช้ตำแหน่งอ้างอิง C6:C10 แต่กลับไม่นำยอดรวม Cost1+2 ในเซลล์ C8 ซึ่งใช้สูตร SubTotal เช่นเดียวกันมาคำนวณซ้ำอีก (สูตร SubTotal มีความพิเศษในการคำนวณโดยจะละเลยไม่นำยอดจากเซลล์ซึ่งมีสูตร SubTotal อื่นมาคำนวณซ้ำอีก)

นอกจากนั้นหากภายหลังมีการซ่อน row 6 เพื่อยกเลิกไม่นำ Cost1 มาใช้ เราจะพบว่าสูตร SubTotal ที่ใช้เลข 109 นำในวงเล็บนี้ยังทำหน้าที่พิเศษ โดยจะเลือกนำข้อมูลจากเซลล์ที่มองเห็น (Visible cell) เท่านั้นมาใช้คำนวณ ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาย้อนกลับมาแก้ไขสูตรแต่อย่างใด ดังรูปต่อไปนี้

statementSubTotal2.pngหมายเหตุ ตั้งแต่ Excel 2003 เป็นต้นมา นอกเหนือจากเลขสูตร 1-11 ซึ่งเราสามารถนำมาใส่ในสูตร SubTotal(เลขสูตร, พื้นที่ตาราง) ยังสามารถใช้เลขสูตร 101-111 ได้อีกด้วย โดยเป็นการสั่งให้ใช้ค่าจากเซลล์ที่ไม่ถูกซ่อนเท่านั้นมาใช้คำนวณ ขอให้ดูรายละเอียดความหมายของเลขสูตรแต่ละตัวได้จาก Excel Help

นอกจากนี้การหายอดรวมจากตารางยังมีอีกหลายวิธี เช่น นำสูตร SubTotal มาใช้ร่วมกับ Filter, ใช้คำสั่ง SubTotals, ใช้สูตร Sum Array, ใช้สูตร DSum, หรือใช้ Pivot table ซึ่งส่วนใหญ่ได้นำมาอธิบายไว้แล้วในเว็บ www.ExcelExpertTraining.com หรือจะได้นำมาอธิบายเพิ่มเติมในภายหลัง

 

Categories

About this Entry

This page contains a single entry by สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ published on January 28, 2008 3:11 PM.

เหตุใดจึงใช้ลมหายใจช่วยฝึกสติตามรู้ was the previous entry in this blog.

Test MT 4.1 is the next entry in this blog.

Find recent content on the main index.

Font s :
Background :