ข้อควรคำนึงในการใช้ Excel จัดการฐานข้อมูล

ประเด็นคำถามซึ่งควรคำนึงตลอดระยะเวลาของการใช้ Excel จัดการฐานข้อมูล ได้แก่

• จะจัดแบ่งฐานข้อมูลทั้งหมดจากเดิมแบบ Flat ให้แยกออกเป็นตารางข้อมูลย่อยๆแบบ Relational Database แบ่งตามเป็นเรื่องที่สัมพันธ์กันอย่างไรและแยกออกเป็นกี่ตารางดี
• จะแยกเก็บตารางข้อมูลให้กระจายกันอยู่ใน Sheet เดียว หรือแยกเก็บต่าง Sheet หรือต่าง file
• จะทำอย่างไรให้ file มีขนาดเล็กที่สุด และใช้เวลาคำนวณเร็วที่สุด
• หากหน่วยความจำในเครื่อง (RAM) มีจำกัด จะใช้กับ file ขนาดใหญ่ได้อย่างไร
• ในตารางข้อมูลจำเป็นต้องมีแต่เพียงตัวเลขและตัวอักษรหรือไม่ จะสร้างสูตรเข้าไปด้วยได้หรือไม่
• ต้องกำหนดรูปแบบ Format ให้กับข้อมูลที่จัดเก็บหรือไม่ อย่างไร
• จะต้องบันทึกข้อมูลลงไปเองทีละเซลล์หรือจะใช้เครื่องมือใดช่วยในการบันทึก
• จำเป็นต้องใช้ VBA ช่วยงานฐานข้อมูลหรือไม่เพื่อใช้งานแบบคอมพิวเตอร์ให้เต็มที่
• จะทำอย่างไรเมื่อมีการย้ายตารางข้อมูลจาก Sheet หนึ่งไปยัง Sheet อื่นหรือ file อื่น
• หากโครงสร้างตำแหน่งของข้อมูลเปลี่ยนไปจากเดิม จะค้นหาข้อมูลนั้นได้อย่างไร
• หากแต่ละ file มีโครงสร้างตำแหน่งของข้อมูลเหมือนกัน เช่น เซลล์ A100 เป็นเซลล์ข้อมูลลูกค้าชั้นเยี่ยมประจำเดือน โดยแยก file ที่เก็บข้อมูลออกตามเดือนเป็น Jan.xls Feb.xls เรื่อยไปจนถึง Dec.xls จะดึงข้อมูลลูกค้าชั้นเยี่ยมประจำเดือนที่ต้องการได้อย่างไร
• หากขนาดของตารางข้อมูลเปลี่ยนไปทั้งจำนวน Row/Column จะส่งผลกระทบอะไรบ้าง
• จะป้องกันความพลั้งเผลอของมนุษย์ในการใช้ฐานข้อมูล เช่น สะกดผิดหรือบันทึกข้อมูลผิดประเภทได้อย่างไร
• ขีดความสามารถและข้อจำกัดของสูตร คำสั่งบนเมนู หรือนำใช้ร่วมกันมีอะไรบ้าง
• จะนำข้อมูลจากโปรแกรมฐานข้อมูลอื่น เช่น Access มาใช้งานร่วมกันกับ Excel ได้อย่างไร

ขอบเขตของประเด็นข้างต้นมักแตกต่างกันไปตามมุมมองและประสบการณ์ของผู้ใช้ Excel ว่ารู้จัก Excel มากน้อยเพียงไร และเคยหาทางนำ Excel ไปประยุกต์ใช้ในงานจัดการฐานข้อมูลมาอย่างโชกโชนหรือไม่ หลายประเด็นอาจเป็นสิ่งที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อน หรือมองข้ามไปเลยว่าไม่เห็นเป็นสิ่งสำคัญ ทั้งๆที่ประเด็นเหล่านั้น ในสายตาของผู้ที่รู้จัก Excel เป็นอย่างดีกลับเป็นสิ่งสำคัญซึ่งขาดไม่ได้ในการใช้ Excel จัดการฐานข้อมูล