เมื่อใดจะใช้ Excel เมื่อใดจะใช้ Access

การตัดสินใจนำ Access หรือ Excel มาใช้งานฐานข้อมูล ไม่ควรพิจารณาแต่เพียงว่า จะเลือกใช้ Access หรือ Excel อย่างใดอย่างหนึ่งดีหรือไม่ หากควรพิจารณาจากความเหมาะสมของลักษณะงาน ปริมาณงาน ปริมาณข้อมูล ความซับซ้อนของโครงสร้างฐานข้อมูล และความพร้อมในแง่ของบุคคลากรนักพัฒนาระบบ เพื่อเลือกใช้โปรแกรมให้เหมาะกับกับการพัฒนาระบบการจัดการฐานข้อมูลแต่ละช่วง หาทางนำ Access และ Excel มาใช้งานร่วมกันหรือต่อเนื่องกัน กล่าวคือ

• Excel ใช้กับงานคำนวณ ส่วน Access ใช้กับงานเก็บข้อมูล
• Excel ใช้กับงานซึ่งยังเป็นอยู่ ส่วน Access ใช้กับงานที่ตายตัว
• Excel ใช้กับองค์กรของผู้ใช้ ส่วน Access ใช้กับนักพัฒนาระบบซึ่งมีตัวตายตัวแทน

ขึ้นชื่อว่า งานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขและงานคำนวณ ต้องหนีไม่พ้นจากโปรแกรม Excel เป็นแน่ เพราะ Excel มีทั้งสูตรและเครื่องไม้เครื่องมือบนเมนู เตรียมมาเพื่อใช้จัดการกับตัวเลขโดยเฉพาะ เราสามารถสร้างสูตรและเห็นผลลัพธ์ทันที สามารถสร้างสูตรส่งค่าต่อเนื่องเพื่อคำนวณทีละขั้น ใช้สูตรเพื่อคำนวณต่อกันไปนับร้อยนับพันขั้น แถมสามารถใช้สูตรเพิ่มเติมจาก Add-in เข้ามาใช้งานได้เหมือนกับสูตรทั่วไป เวลาจะแกะสูตรก็มีเครื่องมือช่วยให้สืบค้นที่ไปที่มาของค่าที่ได้จากการคำนวณได้ง่ายและรวดเร็ว ถ้าตัวเลขซึ่งต้องการจัดเก็บมีจำนวนมาก ก็สามารถแยกใช้แต่ละ sheet หรือ workbook เป็นฐานข้อมูลแยกออกจากกัน แล้ว link ค่ามาใช้เมื่อต้องการ ซึ่งทั้งหมดนี้ไม่จำเป็นต้องใช้ VBA ช่วยในการจัดลำดับการคำนวณแม้แต่น้อย

ในอีกด้านหนึ่ง Excel เป็นโปรแกรมซึ่งมีความยืดหยุ่นและสามารถใช้เป็นต้นแบบในการออกแบบรูปร่างหน้าตาของฐานข้อมูลที่ดีได้ง่าย ซึ่งในระยะแรกระหว่างที่ระบบงานยังมีมาตรฐานไม่แน่นอน (เรียกได้ว่า งานยังเป็นอยู่) นั้น การใช้ Excel ช่วยจัดการฐานข้อมูลจะสะดวกกว่า Access มาก ผู้พัฒนาโครงสร้างฐานข้อมูลสามารถออกแบบ แก้ไข เปลี่ยนแปลงหน้าตาตารางเก็บข้อมูล และทดลองใช้ Excel เพื่อศึกษาข้อดีข้อเสียของโครงสร้างฐานข้อมูลที่คิดขึ้น และเมื่อระยะเวลาผ่านไปเมื่องานเริ่มมีมาตรฐานแน่นอนชัดเจนตายตัว (เรียกได้ว่า งานตายตัวแล้ว) จึงค่อยทยอยมาใช้ Access จัดการฐานข้อมูลแทน

โดยทั่วไประหว่างที่ระบบงานเริ่มมีมาตรฐานชัดเจนขึ้น ในขณะเดียวกันนั้นปริมาณข้อมูลจะเริ่มมีจำนวนมากขึ้นเช่นกัน ถ้าพบว่า Excel ทำงานช้าลงเนื่องจากจำนวนข้อมูลมากขึ้น จึงค่อยเริ่มคิดนำ Access มาใช้งานแทนหรือใช้ร่วมกับ  Excel ซึ่งหากได้เตรียมการจัดโครงสร้างฐานข้อมูลซึ่งเก็บไว้ในตารางของ Excel ไว้ในรูปแบบที่ถูกต้อง จะสามารถโอนย้ายข้อมูลไปใช้กับ Access ได้ทันทีที่ต้องการ

การจัดระบบฐานข้อมูลที่ดี จำเป็นต้องอาศัยนักพัฒนาระบบที่มีความรู้ เคยศึกษา และมีประสบการณ์ในเรื่องการออกแบบระบบฐานข้อมูลมาก่อน แต่อย่างไรก็ตามนักพัฒนาระบบยังต้องสอบถามและขอให้ผู้ใช้ช่วยให้ข้อมูลเกี่ยวข้องกับงานที่ตนทำด้วย ซึ่งพบปัญหากันบ่อยครั้งว่า ในระยะแรกผู้ใช้มักไม่ค่อยเข้าใจว่า ตนต้องให้ข้อมูลอะไรบ้างแก่นักพัฒนาระบบ อาจละเลยไม่ได้อธิบายขั้นตอนการทำงานซึ่งมีผลต่อระบบฐานข้อมูล ต่อมาเมื่อเริ่มใช้ระบบฐานข้อมูลที่พัฒนาขึ้นจึงเริ่มเข้าใจ และมักขอปรับเปลี่ยนระบบฐานข้อมูลใหม่เสมอในภายหลังจากที่ผู้พัฒนาระบบได้ออกแบบระบบเสร็จเรียบร้อยแล้ว ซึ่งจะไม่ใช่งานง่ายที่จะจัดการแก้ไขระบบใหม่ หากใช้ Access จัดโครงสร้างฐานข้อมูลและจัดเก็บข้อมูลไว้แล้ว ดังนั้นจึงขอแนะนำว่า ขอให้ใช้ Excel กับงานที่ยังต้องการปรับเปลี่ยนรูปร่างหน้าตา ส่วน Access ให้ใช้กับงานที่มีมาตรฐานแน่นอนตายตัวแล้วก่อนจะดีกว่ามาก

ประเด็นในการเลือกใช้ Excel หรือ Access ข้างต้นเกี่ยวข้องกับตัวนักพัฒนาระบบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ยิ่งระบบงานมีความซับซ้อนหรือมีขนาดข้อมูลมากขึ้นเท่าใด ระบบฐานข้อมูลก็ย่อมมีความซับซ้อนมากขึ้น และต้องการผู้ซึ่งมีความเชี่ยวชาญด้านการจัดการฐานข้อมูลมากขึ้นตามไปด้วย ลองนึกดูซิว่า หากนักพัฒนาระบบลาออกไป องค์กรที่ใช้ Access จะวุ่นวายสักเพียงไหนและจะแก้ไขงานให้กลับมาใช้งานได้ทันเวลาหรือไม่ เพราะผู้ที่จะมาแทนจะต้องเก่งมาก พอที่จะแกะโครงสร้างฐานข้อมูล และสูตรต่างๆที่สร้างไว้ในส่วนต่างๆของ Access file ต่างจากฐานข้อมูลซึ่งใช้ Excel พัฒนาขึ้นซึ่งสามารถเปิดดูเซลล์ต่างๆ เพื่อแก้ไขสูตรหรือแก้ไขข้อมูลได้ทันที

ดังนั้นหากคุณเป็นหัวหน้าหรือเป็นเจ้าของบริษัท ขอให้พิจารณาเรื่องตัวตายตัวแทนนี้ให้ดี คงไม่มีนักพัฒนาระบบทำงานอยู่ที่เดียวตลอดไป ผู้บริหารต้องมองหาทางออกเผื่อไว้เสมอ อย่าตามใจให้ผู้ใช้งานเป็นผู้เลือกใช้โปรแกรมที่ตนเองถนัดเสมอไป ถ้าคิดจะใช้ Access ขอให้เตรียมพร้อมหาตัวตายตัวแทน หรืออย่างน้อยต้องจัดเตรียมเอกสารคู่มืออธิบายขั้นตอนการใช้ Access สร้างระบบฐานข้อมูลไว้ให้ละเอียด ส่วนในอีกด้านหนึ่ง หากคุณคิดจะใช้ Excel แม้ตาราง Excel จะเปิดขึ้นมาแก้ไขได้ง่ายกว่า ใช้เวลาศึกษาและพัฒนาขึ้นใหม่ได้เร็วกว่าก็ตาม แต่ควรเตรียมทางออกเผื่อไว้เช่นกัน ซึ่งวิธีออกแบบตารางฐานข้อมูลที่ดีด้วย Excel ต่อไปนี้ จะช่วยคุณผ่อนหนักเป็นเบาได้มาก

เมื่อใดจะใช้ Access

รายละเอียดส่วนนี้เรียบเรียงมาจากหนังสือ Using Excel 2000 Special Edition สำนักพิมพ์ Que โดย Blattner & Ulrich หน้า 784-785

• เมื่อต้องการให้ผู้ใช้หลายคนสามารถใช้ฐานข้อมูลร่วมกันพร้อมกัน
  แม้ Excel จะสามารถติดตามการใช้งานบน Sheet เดียวกันของผู้ใช้หลายคนได้ แต่ยังสู้ Access ซึ่งสร้างขึ้นมาให้ใช้งานพร้อมกันได้โดยเฉพาะ
• เมื่อต้องการสร้าง Form ที่มีความยืดหยุ่นกว่าในการบันทึกข้อมูล
  Data Form ของ Excel ไม่สามารถดัดแปลงปรับขนาด ส่วน Access ได้จัดเตรียม Form ซึ่งดัดแปลงแก้ไขได้ง่าย สามารถนำรูปภาพมาแสดงบน Form และสามารถรับข้อมูลไปบันทึกแยกตาราง
• เมื่อต้องการแสดงรายละเอียดบน Form
  Access Form สามารถช่วยเติมรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน โดยไม่ต้องใช้ VBA
• เมื่อต้องการบันทึกมากกว่า 65,536 รายการซึ่งเป็นข้อจำกัดของ Excel
  Access สามารถรองรับข้อมูลได้มากกว่า Excel ในขณะเดียวกันยังทำงานเร็วเช่นเดิม โดย Access 2000 ขึ้นไปสามารถรองรับรายการได้ไม่จำกัด ตราบเท่าที่มีขนาด File ไม่เกิน 2GB
• เมื่อขนาดของ Worksheet ใหญ่เกินกว่าหน่วยความจำของ PC
  Excel ใช้วิธีเปิด file แล้วนำข้อมูลทั้งหมดเข้าไปใช้หน่วยความจำทีเดียว ซึ่ง Access ไม่ได้ใช้หลักการทำงานเช่นนั้น ตามประเด็นนี้ไม่ค่อยเป็นปัญหาแล้วตั้งแต่ Windows สามารถกันพื้นที่บนดิสก์เพื่อทำงานแทนหน่วยความจำ อย่างไรก็ตามอาจยังสร้างปัญหาให้กับผู้ใช้บางคน
• เมื่อต้องการออกแบบรายงานอย่างมืออาชีพ
  Access จัดเตรียมเครื่องมือช่วยสร้างรายงานไว้เหนือกว่าที่ Excel มี เช่น Access สามารถกำหนดรูปแบบหน้าตารายงานหลากหลายแบบให้กับข้อมูลชุดเดียวกัน และสามารถแสดงยอดรวมแต่ละหน้า ซึ่ง Excel ทำไม่ได้