ผู้ซึ่งเริ่มใช้ Excel จัดเก็บข้อมูลมักรู้สึกถึงความง่ายและยืดหยุ่นซึ่ง Excel มีไว้ให้ แต่พอข้อมูลมีจำนวนมากขึ้น ต้องการจัดหน้าตารายงาน หรือค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน มักจะรู้สึกว่า Excel ทำให้ไม่ได้ แล้วหันไปใช้ Access ซึ่งขึ้นชื่อว่าเป็นโปรแกรมที่สร้างขึ้นมาเพื่อจัดการฐานข้อมูลโดยเฉพาะ แต่เมื่อเวลาผ่านไป พอเริ่มมีความต้องการหลายหลายมากขึ้นกว่าเดิม จะเริ่มรู้สึกว่า Access ทำให้ไม่ได้อีกแล้ว ยิ่งถ้าต้องสร้างสูตรคำนวณซ้อนเข้าไป เพื่อใช้ข้อมูลซึ่งเก็บไว้ใน Access หรือแก้ไขโครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ทำไว้ใน Access จะพบว่าเป็นงานที่ไม่ง่ายเลย บางคนอาจเริ่มแสวงหาโปรแกรมยี่ห้ออื่นมาใช้แทนเรื่อยไป โดยหารู้ไม่ว่า ไม่ว่าคุณจะหันไปใช้โปรแกรมอะไรก็ตาม ต้องเริ่มต้นที่ตัวคุณก่อน ให้มีความรู้พื้นฐานในหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดีเสียก่อน แล้วจะทราบว่าแค่ใช้ Excel นี่แหละก็จัดการฐานข้อมูลให้คุณได้โดยไม่ต้องขวนขวาย Access หรือโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลอื่นมาใช้หรอก
ใน sheet หนึ่งๆ ของ Excel มีตารางเก็บข้อมูลขนาด 256 column และ 65,536 row ถ้าเก็บข้อมูลจนเต็มแล้วก็สามารถบันทึกเพิ่มใน sheet อื่นได้อีก สมมติว่า ในวันหนึ่งมีรายการค้าขายเกินขึ้น 50 รายการ ซึ่งต้องการพื้นที่ตารางบันทึกข้อมูล 50 row ต่อวัน กว่าจะเต็ม sheet ก็สามารถใช้ได้ถึง 1,300 กว่าวันหรือกว่า 3 ปีทีเดียว เมื่อต้องการนำข้อมูลมาใช้ก็สามารถ link ข้อมูลข้าม sheet หรือข้าม file มาใช้ โดยไม่จำเป็นต้องเปิด file ขึ้นมาก็ยังได้ เนื่องจาก Excel สามารถใช้เมนูคำสั่ง Edit > Links > Update Now เพื่อนำข้อมูลซึ่งแยกเก็บใน hard disk ส่งมาใช้ทันที่ที่ต้องการ ทำให้ไม่เปลืองหน่วยความจำ RAM ของเครื่องคอมพิวเตอร์เพราะไม่ได้เปิด file ขึ้นมาแย่งใช้หน่วยความจำแต่อย่างใด อีกทั้งสามารถ Save file หรือ Open file ได้หลายหลายนามสกุล เช่น txt prn csv หรือ dbf จึงเปิดโอกาสให้ใช้ฐานข้อมูลร่วมกันจากโปรแกรมประเภทอื่นได้ง่าย
บนเมนู Data ของ Excel มีคำสั่งให้เลือกใช้ในงานจัดการฐานข้อมูลโดยเฉพาะ เช่น Sort, Filter, Form, SubTotals, Validation, Table, Text to Columns, Consolidate, Group and Outline, Pivot Table, และ Get External Data
คำสั่งบนเมนูอื่นๆซึ่งสามารถนำมาใช้ในงานจัดการฐานข้อมูล เช่น
- File > Save As ใช้เก็บ file ในชื่อและนามสกุลที่ต้องการ
- File > Properties ใช้กำหนดรายละเอียดของ file
- Edit > Find / Replace ใช้ค้นหาและแก้ไขคำที่ต้องการ
- Edit > Goto หรือกด F5 > Special ใช้ค้นหาเซลล์ตามประเภทของข้อมูลที่บันทึก
- Edit > Links ใช้ update ข้อมูลจาก file อื่นหรือเปลี่ยน file ต้นทางที่ link ค่ามาใช้
- View > Custom Views ใช้เลือกดูตารางบนหน้าจอตามแบบที่ตั้งชื่อไว้
- Insert > Name ใช้ตั้งชื่อให้กับเซลล์หรือสูตร
- Insert > Object ใช้แทรกพื้นที่โปรแกรมอื่นเข้ามาใช้งานร่วมกับตาราง Excel
- Insert > Hyperlink ใช้สร้าง hyperlink เพื่อคลิกไปเปิด file หรือไปยังตำแหน่งที่กำหนด
- Format > Cells ใช้จัดรูปแบบเซลล์
- Format > Conditional Formatting ใช้กำหนดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไข
- Tools > Spelling ใช้ตรวจตัวสะกด
- Tools > AutoCorrect ใช้แก้ไขคำในขณะที่พิมพ์
- Tools > Share Workbook ใช้กำหนดการใช้ file ร่วมกันบนระบบเครือข่าย
- Tools > Track Changes ใช้เก็บประวัติสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิม
- Tools > Protection ใช้กำหนดรหัสป้องกันการแก้ไข
- Tools > Auditing ใช้ตรวจสอบที่ไปและที่มาของสูตร link
- Tools > Macros ใช้บันทึก แก้ไข และสั่งให้ Macro ทำงาน
- Tools > Add-ins ใช้เปิด file add-in
- Tools > Options > Calculation > Save external link values ใช้กำหนด cache data เก็บข้อมูลที่ link จาก file อื่น
- Tools > Options > Custom Lists ใช้กำหนดลำดับคำเรียงตามลำดับที่ต้องการ
- เมนูพิเศษ เช่น Forms และ Control Toolbox ใช้สร้างปุ่มสำหรับคลิกเลือกค่าที่ต้องการส่งลงไปบันทึกในเซลล์
สูตรคำนวณซึ่งนำมาใช้จัดการฐานข้อมูลในการค้นหาและแสดงผล เช่น ADDRESS, AREAS, CHOOSE, COLUMN, COLUMNS, COUNTIF, HLOOKUP, HYPERLINK, IF, INDEX, INDIRECT, LOOKUP, MATCH, OFFSET, ROW, ROWS, SUMIF, TRANSPOSE, VLOOKUP ซึ่งสามารถดัดแปลงสูตรเหล่านี้ให้ทำงานในแบบ Array
Excel VBA สามารถเรียกใช้งานได้คล้ายคลึงกับ Access VBA ซึ่งมีการปรับปรุงตั้งแต่ Excel 2000 ขึ้นไปจะสามารถเรียกใช้ UserForm ได้ในแบบ modeless โดยยอมให้ทำงานอื่นในตารางพร้อมกันกับในขณะที่ UserForm กำลังเปิดอยู่ และใน Excel 2002 หรือ XP ขึ้นไปจะมีความสามารถพิเศษในการกำหนด Protection เฉพาะส่วนของตาราง และ RTD (Real Time Data) ซึ่งจะส่งต่อข้อมูลมาให้ใช้อย่างต่อเนื่อง