พอเห็นชื่อหลักสูตร หันมาใช้ Excel จัดการฐานข้อมูล แทน Access กันดีกว่า บางคนอาจเข้าใจว่า Excel ใช้จัดการฐานข้อมูลได้ดีกว่า Access ซึ่งเป็นการตีความหมายเกินจากเจตนาที่ตั้งไว้ เพราะแต่ละโปรแกรมต่างมีดีมีเด่นแตกต่างกันไป เช่น Excel สร้างมาให้ใช้กับงานคำนวณ ส่วน Access สร้างมาใช้กับงานจัดการฐานข้อมูลโดยเฉพาะ เนื้อหาหลักสูตรนี้มุ่งให้ผู้ที่ใช้ Excel นี่แหละ รู้จักใช้ Excel ให้เต็มที่ เต็มกำลังความสามารถของ Excel ซึ่งสามารถนำมาใช้กับงานจัดการฐานข้อมูล สามารถตอบสนองต่อความต้องการได้แทบไม่จำกัด ขอเพียงรู้จักเลือกใช้สูตรคำสั่งที่ Excel มีอยู่ และนำมาดัดแปลงประยุกต์ใช้ในงานของตน ส่งผลให้สามารถใช้ Excel จัดการฐานข้อมูลของตนได้โดยไม่ต้องหันมาพึ่ง Access แต่อย่างใด
Excel เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่น จะแก้ตรงนั้น เสริมตรงนี้ ตัดโน่นเพิ่มนี่ก็สามารถทำได้ง่าย สะดวก และเห็นผลในทันที จะเห็นได้ว่ามีผู้ใช้มากมายหลายล้านคนในโลกนี้ ซึ่งเลือกใช้ Excel กับงานของตนก่อนที่จะใช้โปรแกรม Word Access หรือ PowerPoint บางคนถึงกับเลิกใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปแล้วหันมาใช้ Excel แทนเป็นเรื่องเป็นราวกันก็มี
ความง่าย ใช้สะดวกสบายนี่แหละที่จะสร้างปัญหาตามมาในภายหลัง พอใช้ Excel ไปสักพัก จะเริ่มพบว่าใช้ Excel ต่อไปไม่ได้แล้ว แม้พยายามดัดแปลงแก้ไขยังไงก็พบแต่ทางตัน แล้วจะเริ่มคิดพึ่งโปรแกรมอื่นกันทันที ผู้ที่มีข้อมูลเก็บไว้ใน Excel ปริมาณมากมักคิดหันไปใช้ Access แทน แต่กว่าจะถ่ายโอนข้อมูลจาก Excel มาสู่ตาราง Table ของ Access ได้ ต้องจัดรูปแบบตารางข้อมูลให้เข้ากับแบบที่ Access ยอมรับเสียก่อน พอถึงขั้นเริ่มสร้างสูตรคำนวณ จะพบว่าใช้ Access ไม่ง่ายเช่นที่ตนเคยใช้ Excel สร้างสูตรเลย ยิ่งจะต้องคำนวณต่อเนื่อง ส่งผลลัพธ์ไปคำนวณหลายขั้นหลายตอน ยิ่งต้องอาศัยความละเอียดรอบคอบมากขึ้นกว่าจะได้ผลลัพธ์เช่นที่ตนเคยใช้ Excel
หลักสูตร หันมาใช้ Excel จัดการฐานข้อมูล แทน Access กันดีกว่านี้ มุ่งให้ผู้ที่ใช้ Excel อยู่แล้ว สามารถใช้ Excel ต่อไปโดยไม่จำเป็นต้องหันไปใช้ Access แทนแต่อย่างใด ส่วนผู้ที่ใช้ Access หรือเพิ่งเริ่มใช้ Access อาจหันกลับมาใช้ Excel จัดการฐานข้อมูลของคุณแทนด้วยซ้ำ เพราะความง่าย ความยืดหยุ่นที่ Excel มีให้เหนือกว่าโปรแกรมอื่น
โลกของโปรแกรมหลากหลาย
สีที่เห็นในโลกนี้ใช่ว่าจะมีแต่สีขาวกับสีดำ วิธีเลือกใช้โปรแกรมกับงานฐานข้อมูลก็เช่นกัน ใช่ว่าจะเลือกใช้โปรแกรมหนึ่งโปรแกรมใดแต่เพียงอย่างเดียวแล้ว จะเหมาะกับลักษณะงานฐานข้อมูลที่คุณต้องการ ลองหันกลับมาดูโปรแกรมต่างๆที่คุณใช้ทำงานกันจะพบว่า นอกเหนือจาก Excel หรือ Access ในบริษัททั่วไปยังใช้โปรแกรมบัญชี โปรแกรมเงินเดือนและงานบุคคล โปรแกรมคุมสินค้า โปรแกรมจัดการงานขายและเก็บเงิน ถ้าเป็นหน่วยงานเล็กๆคงมีโปรแกรมให้ใช้ไม่มากนัก หากเพิ่งเริ่มต้นตั้งบริษัทมักจะเริ่มแค่ใช้โปรแกรม Microsoft Office กันก่อน ผิดกับบริษัทใหญ่ๆซึ่งต้องมีโปรแกรมราคาเป็นแสนเป็นล้าน แยกเป็นโปรแกรมย่อยๆตามประเภทของงานให้ใช้กัน
บริษัทขนาดใหญ่ในวันนี้ก็คือบริษัทขนาดเล็กในวันก่อน บริษัทซึ่งเพิ่งเริ่มต้นตั้งขึ้นใหม่ในวันนี้ พอธุรกิจขยายตัวก็จะมีขนาดบริษัทใหญ่ขึ้น ระบบงาน และโครงสร้างฐานข้อมูลจะเริ่มมีความซับซ้อนมากขึ้น แทนที่จะใช้แต่เพียง Excel หรือ Access เพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง ก็อาจต้องคิดหาทางใช้ Excel ร่วมกับ Access และคิดหาทางใช้ฐานข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่น ซึ่งจะดีไม่ใช่น้อยหากเราสามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้ในโปรแกรมต่างชนิดกันมาใช้งานร่วมกันได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลามาจัดรูปแบบหน้าตา หรือไม่ต้องมานั่งลอกกรอกข้อมูลเองเข้าไปใหม่ และเมื่อหน่วยงานขยายตัวขึ้น ฐานข้อมูลซึ่งไม่ว่าจะใช้โปรแกรมใดจัดการงานอยู่ก็ยังมีความสอดคล้องต่อเนื่องกัน สามารถเติบโตและสนองตอบต่อความต้องการได้ทุกเมื่อ
ลักษณะเด่นของ Excel
"จะเลือกใช้โปรแกรมใดดีให้เหมาะกับงานฐานข้อมูล?" เป็นปัญหาซึ่งถูกถามกันบ่อยครั้ง เพราะนับวันโปรแกรมคอมพิวเตอร์จะใช้งานง่ายขึ้นและมีให้เลือกใช้หลากหลายยิ่งขึ้น ยิ่งกว่านี้ยังนำไปใช้กับงานประเภทต่างๆจนเกือบจะเรียกได้ว่าเป็นโปรแกรมซึ่งทำงานได้ครอบจักรวาล ผู้ใช้จึงได้รับความสะดวกยิ่งกว่าแต่ก่อนมาก พอเลือกใช้โปรแกรมหนึ่งโปรแกรมใดไปสักพักมักจะติดใจ แล้วเมินโปรแกรมอื่นๆแม้จะใช้ได้ตรงกับความต้องการดีกว่าในระยะยาวก็ตาม
วิธีใช้ Excel จัดเก็บฐานข้อมูลถือเป็นความรู้ที่สำคัญมาก สำคัญมากจนอยากย้ำแล้วย้ำอีกว่า เราต้องหาทางใช้ Excel จัดเก็บฐานข้อมูลให้เป็นเสียแต่แรกเริ่มใช้ Excel เพราะถ้าเริ่มต้นผิด ออกแบบหน้าตาตารางผิด ยิ่งเวลาผ่านไป จะมีข้อมูลจำนวนมากขึ้นซึ่งบันทึกไว้ในรูปแบบที่ผิดจากหลักการจัดการฐานข้อมูลที่ดี ครั้นจะกลับมาแก้ไขให้ถูกต้องก็กลายเป็นเรื่องใหญ่ ไม่สามารถแก้ไขได้โดยง่าย ดังนั้นถ้าจะคิดใช้ Excel ให้เต็มที่ ต้องเริ่มต้นปูพื้นฐานวิธีใช้ Excel จัดเก็บฐานข้อมูลให้เป็นความรู้คู่กับวิธีใช้ Excel ทั่วไปตั้งแต่แรกเลย
Excel มีความยืดหยุ่นในการใช้งานมากกว่าโปรแกรมประเภทอื่นตรงที่เราสามารถจัดรูปแบบหน้าตาของข้อมูลได้ตามต้องการ จะ Insert หรือ Delete Column หรือ Row ตรงไหน หรือจะจัดรูปแบบสีใหม่ก็ทำได้เลยและเห็นผลทันที ซึ่งเรียกประโยชน์ที่ได้จากความสามารถนี้กันว่า wysiwyg อ่านว่า วิส ซิ วิก ย่อมาจากคำว่า What you see is what you get แปลกันตรงๆว่า อะไรที่คุณเห็นก็คือสิ่งที่คุณได้ ซึ่งความยืดหยุ่นในการใช้งานของ Excel นี่แหละที่ทำให้เราใช้ Excel ตามใจกันมากเกินไป แทนที่จะคิดจัดเก็บฐานข้อมูลแล้วค่อยหาทางเรียกใช้ข้อมูลออกมาจัดทำรายงานภายหลัง เรามักใช้ Excel กันผิดๆ โดยใช้ Excel จัดเก็บข้อมูลตามแบบหน้าตาของรายงานที่ต้องการ ถ้ารายงานมีหลายแบบ เราก็จะแยกตารางจัดเก็บข้อมูลเป็นรายงานละ sheet หลายๆ sheet ทำให้ file ใหญ่ เนื่องจากมีข้อมูลซ้ำซ้อนกันแทบทุก sheet
หากรายงานที่ต้องการมีความยาวหลายร้อยหลายพันบรรทัด เราก็มักใช้ Excel กันแบบขี่ช้างจับตั๊กแตน ตรงที่จัดเตรียมตารางยาวนับร้อยนับพันบรรทัดให้เหมือนกับรายงานที่ต้องการ เพื่อสั่งพิมพ์หรือดูบนหน้าจอเรียงติดต่อกันไปทีละหน้า โดยหารู้ไม่ว่า เราสามารถใช้สูตรประเภท Lookup ดึงข้อมูลออกมาแสดงในตารางรายงานทีละหน้า เพียงออกแบบหน้าตารายงานแค่หน้าเดียว จากนั้นทยอยใช้สูตรดึงค่าที่ต้องการมาแสดงทีละหน้า ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ file มีขนาดเล็กและคำนวณเร็วขึ้นมาก
พวกเราบางคนชำนาญการใช้สูตรประเภท Lookup เช่น Vlookup Match Index Offset หรือ Indirect แต่ออกแบบตารางผิดมาตั้งแต่ต้น ไม่ได้จัดเก็บแบบตารางฐานข้อมูลที่ดี จึงไม่สามารถนำสูตรเล่านั้นมาประยุกต์ใช้ร่วมกันหรือใช้ในแบบ Array จึงกล่าวได้ว่าวิธีใช้ Excel จัดเก็บฐานข้อมูลนี้เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ เราต้องมีพื้นรอบรู้สูตรต่างๆ รู้จักข้อดีข้อด้อยและข้อจำกัดของแต่ละสูตร แล้วสามารถเลือกใช้สูตรได้ตรงกันงาน และส่วนสำคัญที่สุด คือ รู้จักศิลปะการออกแบบตารางจัดเก็บฐานข้อมูล