Font s :
Background :

สูตร If

สูตร If เป็นสูตรซึ่งจะทำให้คนที่ขึ้นชื่อว่าเป็นหัวหน้า จะมีความสามารถเป็นหัวหน้าได้ต่อไป หรือจะต้องปลดยศถอดตำแหน่งกลับมาเป็นเท้าหลัง (สิ่งตรงข้ามของคำว่า หัว <--> เท้า และ หน้า <--> หลัง)

หากหัวหน้าใช้สูตร If ไม่เป็น อย่างน้อยที่สุดหัวหน้าควรจะทราบวิธีใช้สูตร If ไว้บ้าง จะได้สั่งลูกน้องให้ใช้ Excel สร้างงานได้ถูกวิธี

โดยทั่วไปงานแทบทุกประเภท ย่อมมีความเกี่ยวข้องกับ การวางแผนและตัดสินใจบ้างไม่มากก็น้อย ทำให้สูตร If เป็นสูตรซึ่งถูกเรียกใช้งานอยู่เสมอ อีกทั้งยังช่วยให้ใช้เซลล์สูตรเพียงเซลล์เดียว หาผลลัพธ์ได้ตามต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เซลล์หลายเซลล์สร้างสูตรซ้ำ ใช้ชีทหน้าตาเหมือนกันซ้ำหลายชีท หรือใช้ไฟล์ที่เหมือนกันอย่างกับแกะ ซ้ำๆๆๆๆกัน

พฤติกรรมของหัวหน้าลูกน้องเมื่อใช้สูตร If

ในการมอบหมายงาน หัวหน้าต้องกำหนดขอบเขตของงานให้ชัดเจน ระบุให้ชัดว่ามีเรื่องใดบ้างซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขต่างไปจากวันนี้ เช่น

  • ขอบเขตระยะเวลาของการคำนวณควรแยกเป็นรายเดือน รายวัน หรือรายปี ช่วงเวลาที่ใช้อาจเปลี่ยนจากเดิม 6 เดือน เป็น 12 เดือน หรืออาจไม่แน่นอน
  • ตัวแปรใดบ้างซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม และตัวแปรเรื่องใด ที่ต้องการให้แยกออกมาให้หัวหน้าหรือบุคคลอื่นร่วมกันใช้งานได้ ตัวแปรเรื่องใดต้องการปกปิดไม่ให้ผู้อื่นเห็น
  • วิธีคำนวณมีเงื่อนไขอะไรบ้าง จะมีการเปลี่ยนแปลงสูตรคำนวณในอนาคตหรือไม่ อย่างไร

รายละเอียดข้างต้นเป็นข้อมูลอย่างน้อยที่สุด สำหรับหัวหน้าซึ่งใช้ Excel ไม่ค่อยเป็น ควรระบุให้ชัดในการมอบหมายงาน ส่วนหัวหน้าซึ่งใช้ Excel เก่งมากๆ อาจสร้างงานให้ดูเป็นตัวอย่าง และมอบหมายให้ลูกน้องปรับปรุงแก้ไขไฟล์นั้นต่อไป

หัวหน้าควรให้เวลาสำหรับลูกน้อง ในการใช้คิดวางแผนการสร้างงาน ให้สามารถใช้เวลาได้มากกว่าปกติ แต่เมื่อสร้างงานเสร็จแล้ว พอมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขตัวแปร หรือแม้แต่แก้ไขสูตร จะต้องใช้เวลาน้อยมาก ไม่จำเป็นต้องทำงาน OT อาจเรียกได้ว่า เมื่อหัวหน้าสั่งแก้ไข ลูกน้องก็สามารถส่งงานได้ทันทีเกือบจะในพริบตา

ถ้าลูกน้องเก่งมากๆ สามารถสร้างงานได้ดี มีความยืดหยุ่นสามารถใช้ Excel สร้างงานซึ่งสนองตอบต่อความต้องการที่ต่างไปจากเดิมได้สารพัด จะทำให้หัวหน้าที่ใช้ Excel ไม่ค่อยเป็น แทบไม่ต้องกวนลูกน้องให้ปรับตัวเลข หรือสั่งให้แก้ไขอะไรใหม่ให้อีกเลย หัวหน้านั่นแหละ จะใช้ไฟล์ต่อไปได้เอง หัวหน้าจะรู้สึกสนุกกับการที่ตนสามารถใช้ Excel เปลี่ยนแปลงตัวแปรและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง แล้วพิจารณาทางเลือกทางธุรกิจจากผลการคำนวณได้ด้วยตนเอง

โครงสร้างสูตร If

=If(เงื่อนไข, ผลกรณีถูกเงื่อนไข, ผลกรณีผิดเงื่อนไข)

สูตร If เป็นสูตรแรกที่ควรคิดถึง ถ้าเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องมีความสลับซับซ้อนไม่มาก เพราะสูตรทุกสูตรมีข้อจำกัดว่า ภายในวงเล็บหนึ่ง จะมีสูตรอยู่ภายในวงเล็บได้ไม่เกิน 7 สูตร ดังนั้นสูตร If จึงสามารถสร้างสูตร If ซ้อนกันได้ไม่เกิน 7 ชั้น รวมสูตร If นอกวงเล็บด้วยจึงนับ If ได้ 8 If

=If(A1=1,"A",If(A1=2,"B",If(A1=3,"C",If(A1=4,"D", If(A1=5,"E", If(A1=6,"F",If(A1=7,"G",If(A1=8,"H","I" ))))))))

ให้คลิกในช่อง Formula Bar หน้าตำแหน่งที่ต้องการให้ปรับขึ้นบรรทัดใหม่ เช่น หน้า If แล้วกด Alt+Enter จะได้สูตรที่อ่านได้ง่ายกว่าเดิม

=If(A1=1,"A",
If(A1=2,"B",
If(A1=3,"C",
If(A1=4,"D",
If(A1=5,"E",
If(A1=6,"F",
If(A1=7,"G",
If(A1=8,"H","I"))))))))

หากพยายามนำสูตรซ้อนเข้าไปอีก จะพบคำเตือนว่า The formula you typed contains error โดย Excel จะไม่บอกหรอกว่า สาเหตุเป็นเพราะซ้อนสูตรหลายชั้นเกินกว่าที่จะรับได้ ผู้ที่สร้างสูตรต้องเข้าใจเองว่าเป็นเพราะมีสูตรเกินกว่า 7 สูตรในวงเล็บ

ประเด็นที่ต้องคำนึงเวลาซ้อนสูตร If ก็คือ ต้องกำหนดเงื่อนไขในสูตร If ที่เปิดโอกาสให้เงื่อนไขทั้งหมดมีโอกาสได้ใช้งาน เช่น ถ้าเงื่อนไขของ If ตัวแรก ใช้ตรวจสอบตัวเลขที่มากกว่าหรือเท่ากับ 5 เงื่อนไขของ If ตัวถัดไป ใช้ตรวจสอบตัวเลขที่มากกว่าหรือเท่ากับ 4, 3, 2, 1 ได้ตามลำดับ

แต่ถ้ากำหนดเงื่อนไขแรกให้ตรวจสอบตัวเลขที่มากกว่าหรือเท่ากับ 1 เสียแล้ว จะปิดโอกาสกันไม่ให้เงื่อนไขใน If ที่ซ้อนตัวถัดไปได้ใช้งาน

วิธีซ้อน If ให้เกินกว่า 7 ชั้น

ให้นำสูตร If ที่ซ้อนกันจนเต็มแล้วแต่ละชุด นำมาต่อกัน โดยใช้เครื่องหมาย & หรือนำมาบวกกัน

หากผลลัพธ์ของสูตรเป็นตัวอักษร ให้นำ If ที่ซ้อน If กันจนเต็มแล้วแต่ละชุด มาต่อกันโดยใช้เครื่องหมาย & เป็นตัวเชื่อม โดยต้องกำหนดให้เงื่อนไขตัวสุดท้าย ในกรณีที่ผิดเงื่อนไขนั้น กลายเป็นช่องว่าง โดยใช้เครื่องหมาย "" (Null Text) เช่น ตามตัวอย่าง If ซ้อนกันข้างต้นนั้น หากต้องการตรวจสอบว่า ถ้า A1 มีค่าเป็นเลข 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, หรือ 13 แล้วให้สูตร If คืนค่าเป็นตัวอักษร A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, หรือ M ตามลำดับ ต้องใช้สูตร If ต่อกัน ดังนี้

=IF(A1=1,"A",IF(A1=2,"B",IF(A1=3,"C",IF(A1=4,"D", IF(A1=5,"E", IF(A1=6,"F",IF(A1=7,"G",IF(A1=8,"H",
"" ))))))))
& IF(A1=9,"I",IF(A1=10,"J",IF(A1=11,"K",IF(A1=12, L", IF(A1=13,"M","")))))

หากผลลัพธ์ของสูตรเป็นตัวเลข ให้นำ If ที่ซ้อน If กันจนเต็มแล้วแต่ละชุด มาบวกกัน โดยต้องกำหนดให้เงื่อนไขตัวสุดท้าย ในกรณีที่ผิดเงื่อนไขนั้น กลายเป็นเลข 0 เช่น หากต้องการตรวจสอบว่า ถ้า A1 มีค่าเป็นตัวอักษร A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, หรือ M แล้วให้สูตร If คืนค่าเป็นตัวเลข 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, หรือ 13 ตามลำดับ ต้องใช้สูตร If ต่อกัน ดังนี้

=IF(A1="A",1,IF(A1="B",2,IF(A1="C",3,IF(A1="D",4, IF(A1="E",5,IF(A1="F",6,IF(A1="G",7,IF(A1="H",8,
0))))))))
+IF(A1="I",9,IF(A1="J",10,IF(A1="K",11,IF(A1="L",12, IF(A1="M",13,0)))))

 

Categories

About this Entry

This page contains a single entry by สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ published on May 10, 2005 10:23 AM.

5 สูตรพื้นฐานที่ขาดไม่ได้ was the previous entry in this blog.

If ที่ไม่ต้องใช้สูตร If is the next entry in this blog.

Find recent content on the main index.

Font s :
Background :