ถึงแม้ใน Excel XP เป็นต้นมา จะมีคำสั่ง Edit > Links > Break Link แต่คำสั่งนี้ไม่ได้ทำหน้าที่เพียงแค่หยุดเฉพาะส่วนของสูตร ที่ Link ข้อมูลมาจากแฟ้มอื่น เพราะเมื่อสั่ง Break Link จะทำหน้าที่ทำลายสูตรทุกอย่างที่อยู่ในเซลล์ที่มีสูตร Link ข้ามแฟ้มอยู่ไปด้วยกันทั้งหมด โดยเปลี่ยนจากสูตรให้กลายเป็นผลลัพธ์ในแบบ Value แทน ซึ่งไม่ได้ช่วยให้เกิดประโยชน์ต่อผู้ที่ไม่ได้เตรียมแยกเซลล์เฉพาะสำหรับสูตร Link ไว้ล่วงหน้า
แทนที่จะใช้คำสั่ง Break Link ขอให้ทยอยลบสูตร Link ข้ามแฟ้มเอง โดยใช้วิธีต่อไปนี้
1. ค้นหาเซลล์ที่มีคำว่า .xls หรือเครื่องหมาย [ โดยใช้คำสั่ง Edit > Find เพื่อลบสูตรเองในแต่ละเซลล์ (ทั้งนี้หากจะทำให้เซลล์สูตร link แสดงนามสกุล .xls ต้องปรับระบบการแสดงชื่อแฟ้มของ Windows ก่อนให้แสดงนามสกุลของแฟ้มให้เห็นใน Windows Explorer)
2. ลบตำแหน่งอ้างอิงข้ามแฟ้มที่อาจใช้ใน Insert > Name > Define
3. กดปุ่ม F5 > Special ค้นหาเซลล์ที่ใช้ Data Validation จากนั้นใช้คำสั่ง Data > Validation ตรวจสอบและลบสูตร Link ข้ามแฟ้มที่อาจกำหนดไว้แบบ Custom
4. กดปุ่ม F5 > Special ค้นหาเซลล์ที่ใช้ Conditional Formatting จากนั้นใช้คำสั่ง Format > Conditional Formatting ตรวจสอบและลบสูตร Link ข้ามแฟ้มที่อาจกำหนดไว้แบบ Formula is
5. กดปุ่ม F5 > Special ค้นหา Objects ปุ่มหรือรูปภาพที่สร้างขึ้นเองเพื่อใช้กดสั่งให้ Macro ทำงาน ให้คลิกขวาไปที่ปุ่มหรือรูปภาพ เพื่อตรวจสอบและลบ Assign Macro ที่อาจมีและกำหนดให้ใช้ Macro ของแฟ้มอื่น
คอยตรวจสอบว่าเมนู Edit > Links ยังแสดงรายชื่อ Source File อยู่อีกหรือไม่ หากมั่นใจว่าตนเองได้ค้นหาและลบ Link ที่ไม่ต้องการครบหมดแล้ว แต่ยังพบว่ามี Source File แสดงอยู่อีก ให้สั่ง Change Source มายังตัวแฟ้มของมันเอง
แค่นี้ น่าจะทำลาย Link ได้ครบหมดจดแล้วล่ะครับ