ผู้ใช้ Excel หลายคน พอเอ่ยถึงสูตร Link ข้ามชีทหรือข้ามไฟล์แล้ว มักทำหน้าเบ้ เพราะตัวสูตรทั้งยากทั้งยาว เช่น เมื่อต้องการนำค่ามาจากไฟล์ชื่อ 1_Begin.xls จากชีทชื่อ UserTest เซลล์ D12 แถมไฟล์ที่ว่าอยู่ในไดรฟ์ C ในส่วนของโฟลเดอร์ชื่อ XL_Tip เสียอีก ถ้าต้องพิมพ์เองจะต้องเสียเวลาไล่ตัวสะกดทีละตัวออกมาเป็น ='C:\XL_Tip\[1_Begin.xls]UserTest'!$D$12
ไหนจะต้องสะกดให้ถูก เครื่องหมาย ' : \ [ ] ! ทำหน้าที่อะไรก็ไม่รู้ จะใส่ผิดที่ก็ไม่ได้ ผู้ใช้ Excel มักถอดใจ เลิกใช้สูตร Link โดยหารู้ไม่ว่า สูตรที่เห็นนี้ Excel จะสร้างให้เอง เพียงแต่เราต้องรู้ลำดับขั้นตอนที่จะสร้างสูตรขึ้นมาใช้ก่อน
ขอให้ยึดหลักว่า ทุกชีท ทุกไฟล์ ที่ถูกเปิดขึ้นมาใช้งานพร้อมกัน ไม่ว่ามีกี่ชีทหรือกี่ไฟล์ จำนวนมากมายแค่ไหน โปรแกรม Excel จะถือเสมือนว่าเป็นเซลล์ที่อยู่ในหน้าเดียวกัน เพียงแต่ถูกแบ่งออกเป็นต่างชีทหรือต่างแฟ้ม เพื่อให้ง่ายต่อการแยกแยะข้อมูลของมนุษย์มากขึ้น
ไม่ว่าจะสร้างสูตร link ข้อมูลภายในในชีทเดียวกัน ระหว่างชีท หรือระหว่างไฟล์ก็ตาม ขอเพียงเรารู้วิธีคลิกเลือกที่ต้องการ จะสร้างสูตร Link ได้ไม่ยากเลย
วิธีสร้างสูตร Link เซลล์เดียว
แบบย้อนปลายกลับไปหาต้น
- เริ่มจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = ลงในเซลล์ปลายทาง
- คลิกหาเซลล์ต้นทาง (หากเซลล์ต้นทางอยู่ในไฟล์อื่น ให้ใช้เมนู Window เพื่อไปที่ไฟล์ี่ที่เปิดอยู่ตามต้องการ)
- กด Enter จะได้สููตร Link โดยไม่ต้องพิมพ์เอง
วิธีสร้างสูตร Link แบบ Copy จากต้นไป Paste Link ที่ปลาย
- เลือกเซลล์หรือตาราง ต้นทาง
- สั่ง Copy
- ไปที่เซลล์หัวมุมของตารางปลายทางซึ่งจะรับค่า Link มาใช้
- คลิกขวา สั่ง Paste Special > กดปุ่ม Paste Link
วิธีสร้างสูตร Link แบบ Cut เซลล์สูตร จากต้นไป Paste ที่ปลาย
- เลือกเซลล์หรือตาราง ต้นทาง
- สั่ง Cut
- ไปที่เซลล์หัวมุมของตารางปลายทาง
- กด Enter
วิธี Cut สูตรข้ามไฟล์เริ่มใช้ได้ตั้งแต่ Excel 97 เป็นต้นมา ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาสร้างตารางต่างชีทหรือต่างไฟล์กัน ขอเพียงเริ่มจากสร้างตารางทั้งหมดไว้ในชีทเดียวกันให้เสร็จก่อน จากนั้นให้ Cut ตารางไป Paste ที่ชีทอื่นหรือไฟล์อื่น ซึ่ง Excel จะปรับสูตรในตารางนั้นเป็นสูตร Link ข้ามชีทหรือข้ามไฟล์ให้เอง
กฏ 2 ข้อในการระวังรักษาสูตร Link
- ต้องเปิดไฟล์ทุกไฟล์ที่ Link กันเสมอ เพื่อให้ Excel จัดการแก้ไขสูตร Link ที่เซลล์ปลายทางให้เอง
- ต้องสั่ง Save ไฟล์ต้นทางก่อนไฟล์ปลายทาง เพื่อให้ส่วนของสูตรในไฟล์ปลายทาง ส่วนที่เป็นชื่อไฟล์ต้นทางหรือชื่อโฟลเดอร์ที่เก็บของไฟล์ต้นทาง ถูกแก้ไขตามชื่อไฟล์ต้นทางใหม่หรือชื่อโฟลเดอร์ใหม่ ทั้งนี้หากไม่ได้เปลี่ยนชื่อไฟล์หรือย้ายโฟลเดอร์ จะ Save ไฟล์ใดก่อนก็ได้
ข้อควรระวังในการทำสำเนาไฟล์จาก Harddisk
เมื่อใดที่ต้องการ Copy ไฟล์จาก Harddisk ไปเก็บยังที่อื่น ให้รักษาโครงสร้างโฟล์เดอร์ นับจากไฟล์ต้นทางไปยังไฟล์ปลายทางให้เหมือนเดิมไว้ตลอด
- ห้าม Copy ไฟล์ที่ Link กันข้ามโฟลเดอร์มาเก็บไว้ในโฟล์เดอร์เดียวกัน
- ห้ามเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ระหว่างไฟล์ที่ Link กัน
ถ้าเก็บไฟล์ไว้ผิดที่หรือ Copy ย้ายไปย้ายมาแล้วพบว่า Link ไม่ทำงานเหมือนเดิม ให้เปิดไฟล์ปลายทาง แล้ว Unprotect ทุกชีทที่มีสูตร Link ข้ามไฟล์ จากนั้นสั่ง Edit > Links > Change Source เพื่อแก้ Link ไปยังไฟล์ต้นทางที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นไฟล์ต้นทางเดิมหรือไฟล์ใหม่ก็ได้ โดยโครงสร้างภายในไฟล์ต้นทางใหม่ ต้องมีชื่อชีทและตำหน่งเซลล์ของข้อมูลเรื่องเดิมตรงกันกับไฟล์ต้นทางเดิมเสมอ