Font s :
Background :

การเชื่อมโยงข้อมูล (Linking)

ผู้ใช้ Excel หลายคน พอเอ่ยถึงสูตร Link ข้ามชีทหรือข้ามไฟล์แล้ว มักทำหน้าเบ้ เพราะตัวสูตรทั้งยากทั้งยาว เช่น เมื่อต้องการนำค่ามาจากไฟล์ชื่อ 1_Begin.xls จากชีทชื่อ UserTest เซลล์ D12 แถมไฟล์ที่ว่าอยู่ในไดรฟ์ C ในส่วนของโฟลเดอร์ชื่อ XL_Tip เสียอีก ถ้าต้องพิมพ์เองจะต้องเสียเวลาไล่ตัวสะกดทีละตัวออกมาเป็น ='C:\XL_Tip\[1_Begin.xls]UserTest'!$D$12

ไหนจะต้องสะกดให้ถูก เครื่องหมาย ' : \ [ ] ! ทำหน้าที่อะไรก็ไม่รู้ จะใส่ผิดที่ก็ไม่ได้ ผู้ใช้ Excel มักถอดใจ เลิกใช้สูตร Link โดยหารู้ไม่ว่า สูตรที่เห็นนี้ Excel จะสร้างให้เอง เพียงแต่เราต้องรู้ลำดับขั้นตอนที่จะสร้างสูตรขึ้นมาใช้ก่อน

ขอให้ยึดหลักว่า ทุกชีท ทุกไฟล์ ที่ถูกเปิดขึ้นมาใช้งานพร้อมกัน ไม่ว่ามีกี่ชีทหรือกี่ไฟล์ จำนวนมากมายแค่ไหน โปรแกรม Excel จะถือเสมือนว่าเป็นเซลล์ที่อยู่ในหน้าเดียวกัน เพียงแต่ถูกแบ่งออกเป็นต่างชีทหรือต่างแฟ้ม เพื่อให้ง่ายต่อการแยกแยะข้อมูลของมนุษย์มากขึ้น

ไม่ว่าจะสร้างสูตร link ข้อมูลภายในในชีทเดียวกัน ระหว่างชีท หรือระหว่างไฟล์ก็ตาม ขอเพียงเรารู้วิธีคลิกเลือกที่ต้องการ จะสร้างสูตร Link ได้ไม่ยากเลย

วิธีสร้างสูตร Link เซลล์เดียว
แบบย้อนปลายกลับไปหาต้น
  1. เริ่มจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = ลงในเซลล์ปลายทาง
  2. คลิกหาเซลล์ต้นทาง (หากเซลล์ต้นทางอยู่ในไฟล์อื่น ให้ใช้เมนู Window เพื่อไปที่ไฟล์ี่ที่เปิดอยู่ตามต้องการ)
  3. กด Enter จะได้สููตร Link โดยไม่ต้องพิมพ์เอง
วิธีสร้างสูตร Link แบบ Copy จากต้นไป Paste Link ที่ปลาย
  1. เลือกเซลล์หรือตาราง ต้นทาง
  2. สั่ง Copy
  3. ไปที่เซลล์หัวมุมของตารางปลายทางซึ่งจะรับค่า Link มาใช้
  4. คลิกขวา สั่ง Paste Special > กดปุ่ม Paste Link
วิธีสร้างสูตร Link แบบ Cut เซลล์สูตร จากต้นไป Paste ที่ปลาย
  1. เลือกเซลล์หรือตาราง ต้นทาง
  2. สั่ง Cut
  3. ไปที่เซลล์หัวมุมของตารางปลายทาง
  4. กด Enter

วิธี Cut สูตรข้ามไฟล์เริ่มใช้ได้ตั้งแต่ Excel 97 เป็นต้นมา ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาสร้างตารางต่างชีทหรือต่างไฟล์กัน ขอเพียงเริ่มจากสร้างตารางทั้งหมดไว้ในชีทเดียวกันให้เสร็จก่อน จากนั้นให้ Cut ตารางไป Paste ที่ชีทอื่นหรือไฟล์อื่น ซึ่ง Excel จะปรับสูตรในตารางนั้นเป็นสูตร Link ข้ามชีทหรือข้ามไฟล์ให้เอง

กฏ 2 ข้อในการระวังรักษาสูตร Link
  1. ต้องเปิดไฟล์ทุกไฟล์ที่ Link กันเสมอ เพื่อให้ Excel จัดการแก้ไขสูตร Link ที่เซลล์ปลายทางให้เอง
  2. ต้องสั่ง Save ไฟล์ต้นทางก่อนไฟล์ปลายทาง เพื่อให้ส่วนของสูตรในไฟล์ปลายทาง ส่วนที่เป็นชื่อไฟล์ต้นทางหรือชื่อโฟลเดอร์ที่เก็บของไฟล์ต้นทาง ถูกแก้ไขตามชื่อไฟล์ต้นทางใหม่หรือชื่อโฟลเดอร์ใหม่ ทั้งนี้หากไม่ได้เปลี่ยนชื่อไฟล์หรือย้ายโฟลเดอร์ จะ Save ไฟล์ใดก่อนก็ได้
ข้อควรระวังในการทำสำเนาไฟล์จาก Harddisk

เมื่อใดที่ต้องการ Copy ไฟล์จาก Harddisk ไปเก็บยังที่อื่น ให้รักษาโครงสร้างโฟล์เดอร์ นับจากไฟล์ต้นทางไปยังไฟล์ปลายทางให้เหมือนเดิมไว้ตลอด

  1. ห้าม Copy ไฟล์ที่ Link กันข้ามโฟลเดอร์มาเก็บไว้ในโฟล์เดอร์เดียวกัน
  2. ห้ามเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ระหว่างไฟล์ที่ Link กัน

ถ้าเก็บไฟล์ไว้ผิดที่หรือ Copy ย้ายไปย้ายมาแล้วพบว่า Link ไม่ทำงานเหมือนเดิม ให้เปิดไฟล์ปลายทาง แล้ว Unprotect ทุกชีทที่มีสูตร Link ข้ามไฟล์ จากนั้นสั่ง Edit > Links > Change Source เพื่อแก้ Link ไปยังไฟล์ต้นทางที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นไฟล์ต้นทางเดิมหรือไฟล์ใหม่ก็ได้ โดยโครงสร้างภายในไฟล์ต้นทางใหม่ ต้องมีชื่อชีทและตำหน่งเซลล์ของข้อมูลเรื่องเดิมตรงกันกับไฟล์ต้นทางเดิมเสมอ

 

Categories

About this Entry

This page contains a single entry by สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ published on April 30, 2005 10:01 AM.

เรียนไป ไม่เห็นได้อะไรเลย was the previous entry in this blog.

วิธีบริหารจัดการ Link is the next entry in this blog.

Find recent content on the main index.

Font s :
Background :