ลองเปรียบเทียบการสร้างสูตร =2*3 กับสร้างสูตร =A2*A3 แล้วค่อยใส่ตัวเลข 2 ลงไปในเซลล์ A2 ตามด้วยตัวเลข 3 ใส่ลงไปในเซลล์ A3 เพื่อให้ค่าส่งต่อไปที่สูตร =A2*A3 ทีหลัง
แม้สูตร =2*3 จะสร้างง่าย แต่ถ้าภายหลังหัวหน้าสั่งให้เปลี่ยนสูตรใหม่เป็น =5*3 คงต้องเสียเวลาค้นหาก่อนว่าเซลล์ที่ว่านั้นอยู่ที่ไหน พอเห็นสูตรในเซลล์นั้นจึงเปลี่ยนเลข 2 ให้เป็น 5 แทนลงไป นี่ยังโชคดีที่มีเลข 2 แค่ตัวเดียว ถ้ามีหลายตัวคงต้องวุ่นตรวจสอบให้มั่นใจก่อนว่า เลข 2 ตัวไหนที่หัวหน้าสั่งให้เปลี่ยนกันแน่
วิธีสร้างสูตรซึ่งใส่ตัวเลขโดยตรงลงไปในสูตร =2*3 นี้เรียกกันว่า Hard Code เหมาำะสำหรับ การคำนวณแบบง่ายๆ ต้องการให้ได้คำตอบทันที ประหยัดเซลล์ที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณ และที่สำคัญก็คือ ผู้ที่สร้างงานไม่ได้หวังว่าจะนำแฟ้มเดิมกลับมาใช้งานซ้ำอีก หรือใช้งานครั้งเดียวแล้วทิ้ง
Hard Code ยังมีให้เห็นในสูตรทั่วไป เช่น สูตร =Vlookup(A1,MyRange,2) ซึ่งต้องการหาค่าคำตอบจาก Column ที่ 2 ในตารางชื่อ MyRange แต่พอตาราง MyRange ถูก Insert Column แทรกเพิ่มเข้าไป จะส่งผลให้สูตร Vlookup มองผิด Column
พึงหลีกเลี่ยงการสร้างสูตรที่มีตัวเลขหรือค่าคงที่ใดอยู่ภายในสูตร เพราะจะทำให้สูตรนั้นมีข้อจำกัดในภายหลัง
เริ่มจากแยกตัวแปรออกนอกสูตร
ทุกครั้งเมื่อได้รับมอบหมายจากหัวหน้าให้ใช้ Excel ลูกน้องต้องสอบถามหัวหน้าก่อนว่า ตัวแปรที่หัวหน้าต้องการให้แยกออกมานั้นมีอะไรบ้าง ถ้าหัวหน้าไม่เข้าใจว่า ตัวแปรคืออะไร ขอให้เรียนถามหัวหน้าอีกทีว่า ทุกอย่างที่หัวหน้าอยากจะแก้ไขเปลี่ยนแปลงในอนาคตนั้นแหละคือตัวแปร
ตัวแปร เป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร หรือแม้แต่สูตร
ตัวแปรที่เป็นตัวเลข เช่น ในงานงบประมาณ มักมีการปรับยอดแนวโน้มด้วยอัตราส่วนเพิ่ม ขอให้แยกอัตราส่วนเพิ่มนี้ไว้ด้านบนสุดกำกับแต่ละงวดเวลา หัวหน้าจะได้เห็นได้ชัดว่า ในแต่ละงวดใช้อัตราส่วนเพิ่มเท่าใด ซึ่งหัวหน้าสามารถแก้ไขตัวเลขได้เอง โดยไม่ต้องเสียเวลาสั่งลูกน้องให้แก้ไขใหม่ เพราะเมื่อเซลล์ตัวเลขอัตราส่วนเพิ่มเปลี่ยน จะส่งต่อไปที่สูตรคำนวณใหม่ทันที
ตัวแปรที่เป็นตัวอักษร เช่น ชื่อรายการทางการเงิน คราวนี้อาจใช้คำว่า รายได้ แต่ในโครงการใหม่อาจใช้คำว่า รายรับ ต่อไปอาจแก้ใหม่เป็นคำว่า รายได้จากการขาย ขอให้แยกเซลล์รับตัวแปรที่เป็นชื่อรายการ จากนั้นจึงสร้างสูตรนำชื่อไปใช้ต่อที่อื่น เมื่อขึ้นโครงการใหม่ให้แก้ไขชื่อรายการในเซลล์รับตัวแปร ซึ่งจะส่งชื่อรายการต่อไปยังเซลล์ปลายทางที่เป็นสูตรคำนวณทันที
ตัวแปรที่เป็นสูตร เช่น คราวนี้ใช้สูตรคำนวณตามปกติ แต่คราวหน้าอาจมีเหตุพิเศษให้คำนวณโดยปรับค่าขึ้นอีกร้อยละ 10 ลูกน้องที่ดีต้องแยกเซลล์สูตรกรณีต่างๆออกจากกันจะได้แก้ไขได้ง่ายในภายหลัง
แยกตารางออกเป็น I C O
I = Input เป็นเซลล์ หรือ ตาราง หรือ ชีท หรือ แฟ้มที่ใช้บันทึกแก้ไขตัวแปร ซึ่งอาจต่างไปจากเดิม
C= Calculate เป็นเซลล์ หรือ ตาราง หรือ ชีท หรือ แฟ้มที่มีสูตรคำนวณ ซึ่งต้องหาทางสร้างครั้งแรกครั้งเดียวให้ดีที่สุด ถ้าไม่จำเป็นจะไม่ย้อนกลับมาแก้ไขสูตรอีกเลย
O = Output เป็นเซลล์ หรือ ตาราง หรือ ชีท หรือ แฟ้มที่ใช้พิมพ์ลงในกระดาษหรือแสดงผลบนหน้าจอคอมพิวเตอร์
สาเหตุที่ใช้คำว่า เซลล์ หรือ ตาราง หรือ ชีท หรือ แฟ้ม นั้นขึ้นกับว่ามีจำนวนเซลล์ที่เกี่ยวข้องมกน้อยแค่ไหน ถ้ามีไม่มาก อาจแบ่งพื้นที่ในชีทเดียวกัน ให้ใช้ Column แรกและถัดไป เป็น I C O ตามลำดับ หากข้อมูลมีมากขึ้น ควรแยก I C O ออกให้ใช้พื้นที่ตารางต่างชีทหรือต่างแฟ้มกัน แล้วเปลี่ยนสีตัวอักษร ตั้งชื่อตาราง ชื่อชีท หรือชื่อแฟ้มให้แตกต่างกัน เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานทราบได้ทันทีเมื่อเปิดแฟ้มว่าส่วนใดเป็น I C O
ตาราง Input
- ไม่ควรกำหนดรูปแบบ Format ให้ต่างไปจากเดิม โดยเฉพาะการจัดชิดซ้าย ชิดขวา ควรปล่อยให้ Excel แสดงให้เห็นตามพื้นฐานของค่าว่า Text ชิดซ้าย Number ชิดขวา
- โครงสร้างตาราง Input ที่ดี ต้องใช้หัวตาราง 1 Row ติดกับรายการแรก ต้องมี Column ใด Column หนึ่งติดต่อกันตลอด และห้ามนำตาราง Input ไปติดกับเซลล์อื่นซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับตาราง Input
- ให้เลือกเซลล์ที่เป็น Input แล้วสั่ง Format > Cells > Protection แล้วตัดกาช่อง Locked จากนั้นให้สั่ง Tools > Protection > Protect Sheet จะช่วยให้เมื่อกดปุ่ม Tab Excel จะกระโดดไปหาเซลล์ Input ให้เอง และจะยอมให้เปลี่ยนแปลงค่าในเซลล์ Input ได้เท่านั้น
ตาราง Calculate
- ไม่ควรปรับรูปแบบตัวเลขให้แสดงทศนิยมเพียงแค่ไม่กี่หลัก แต่ควรปล่อยให้ Excel แสดงผลลัพธ์ตามที่คำนวณได้จริง หรือกำหนดรูปแบบให้แสดงทศนิยมหลายๆตำแหน่ง จะได้เห็นความแม่นยำจากการคำนวณได้ชัดขึ้น
- ควรสร้างเซลล์สูตรให้ส่งค่าตามแนวตั้งและจากขวามาซ้าย นอกจากจะทำให้แกะลำดับการคำนวณได้ง่ายแล้ว Excel จะคำนวณได้เร็วที่สุดตามเซลล์ที่ส่งค่าต่อเนื่องตามแนวตั้ง และจะไล่คำนวณตามลำดับตัวอักษรของชื่อชีท
- ให้เลือกเซลล์ที่เป็นสูตรแล้วสั่ง Format > Cells > Protection แล้วกาช่อง Hidden จากนั้นให้สั่ง Tools > Protection > Protect Sheet จะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานเห็นโครงสร้างสูตรที่เคยแสดงบน Formula Bar และยังป้องกันไม่ให้ Copy สูตรออกไปใช้ที่ชีทอื่นอีกด้วย
ตาราง Output
- ไม่ควรเตรียมตารางที่จะพิมพ์ไว้ทุกหน้าเหมือนหน้ากระดาษทุกหน้า แต่ควรสร้างหน้ากระดาษเพียงหน้าเดียว จากนั้นใช้สูตรดึงข้อมูลในหน้าที่ต้องการมาแสดงและพิมพ์ทีละหน้า โดยผู้ใช้งานเพียงแค่พิมพ์เลขหน้าลงไปในเซลล์เดียว จากนั้นสูตรจะทำหน้าที่ดึงข้อมูลของหน้าที่ต้องการมาให้เอง
- จัดรูปแบบได้อิสระตามต้องการ
- ให้เลือกเซลล์ที่เป็นสูตรแล้วสั่ง Format > Cells > Protection แล้วกาช่อง Hidden จากนั้นให้สั่ง Tools > Protection > Protect Sheet จะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานเห็นโครงสร้างสูตรที่เคยแสดงบน Formula Bar และยังป้องกันไม่ให้ Copy สูตรออกไปใช้ที่ชีทอื่นอีกด้วย
เคล็ดถอดหัวใจออกจากร่าง
แทนที่จะต้องเสียเวลาสร้างสูตรยากๆยาวๆขึ้นใหม่ เนื่องจากโดยทั่วไปเราจะมีสูตรที่ใช้ซ้ำเป็นประจำอยู่แล้ว ให้ Cut สูตร ทั้งส่วนของ I C O ที่ต่อเนื่องกัน แยกไปเก็บไว้ในแฟ้มสูตร ต่อมาเมื่อต้องการใช้สูตรที่เก็บไว้ ให้เปิดแฟ้มสูตรแล้ว Cut ตาราง I C O มา Paste ต่อกับตารางที่ต้องการใช้สูตร แล้วค่อยสานต่อสูตรให้ส่งค่ามาคำนวณ