Font s :
Background :

ว่าด้วยเรื่อง ซ้ำ

งานที่สร้างขึ้นด้วย Excel จะถือว่าเป็นงานชั้นเยี่ยม ต่อเมื่องานนั้นสามารถนำมาใช้แล้วใช้อีก แถมประหยัดเวลาทั้งเวลาของเครื่องคอมพิวเตอร์และเวลาของมนุษย์ นี่แหละจึงจะเรียกได้ว่าเป็นการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์

สมัยที่ผมทำงานธนาคารไทยพาณิชย์เมื่อยี่สิบกว่าปีโน้น มีเรื่องเล่ากันมาว่า เลขาคนหนึ่งใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์จดหมายฉบับหนึ่ง พอนำไปส่งให้ผู้จัดการท่านหนึ่งลงนาม ก็ถูกผู้จัดการตำหนิทันทีเลยว่า จดหมายนี้ใช้ครั้งเดียวแล้วทิ้ง ขอให้พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ถ้าเป็นเอกสารที่ต้องใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกจึงค่อยใช้คอมพิวเตอร์ ..... สมัยนั้น PC หายากมากครับ ฝ่ายหนึ่งมีไม่กี่เครือง ต้องต่อคิวกันใช้

ยุคนี้เรามีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้กันเกลื่อนไปหมด ปัญหาการใช้งานซ้ำยังคงมีอยู่ แถมมากขึ้นเสียอีกเพราะกลายเป็นว่าแทบทุกคนสามารถใช้ Excel เป็น แต่จัดการกับอะไรๆที่ใช้งานซ้ำไม่เป็น เริ่มตั้งแต่ใช้แป้นพิมพ์เพื่อพิมพ์ซ้ำไม่เป็น สร้างสูตรซ้ำไม่ได้ ใช้ข้อมูลซ้ำกันเกินจำเป็น

แป้นพิมพ์ Ctrl ซึ่งทำหน้าที่ "ซ้ำ"
  • ถ้าอยากเลือกเซลล์ที่ไม่ติดต่อกันซ้ำ ให้กดปุ่ม Ctrl แช่ไว้แล้วคลิกเลือกเซลล์
  • ถ้าอยากพิมพ์ข้อความซ้ำลงไปในเซลล์ทุกเซล์ ให้เลือกเซลล์หรือพื้นที่ตารางที่ต้องการ แล้วพิมพ์ข้อความลงไป จากนั้นให้กดปุ่ม Ctrl แช่ไว้แล้วกดปุ่ม Enter (Ctrl+Enter)
  • ถ้าอยากเลือกพื้นที่เซลล์ซึ่งติดต่อกัน (Current Region) ให้เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งที่ใช้งานในตาราง แล้วกด Ctrl+* (จำไว้ว่าเครื่องหมาย * เป็น wild card แทนอะไรก็ได้)
  • ถ้าอยากตรวจสอบขอบเขตพื้นที่ตาราง Curent Region ว่าเซลล์หัวมุมซ้ายขวาบนล่างอยู่ตรงไหน ให้กด Ctrl+. (จำไว้ว่าเครื่องหมายจุด . แปลว่า ถึง)
  • ถ้าอยากเลือกเซลล์ติดต่อกันไปทางขวา ให้กด Ctrl+Shift+ลูกศรขวา (จำไว้ว่า Shift หมายถึง การตรึงตำแหน่งแรกไว้)
  • ถ้าอยากสร้างสูตร Array ให้กด Ctrl+Shift+Enter
เมาส์ ซึ่งทำหน้าที่ "ซ้ำ"

โดยทั่วไปเราใช้เมาส์คลิกที่มุมขวาล่างของเซลล์ เรียกว่า Fill Handle พอตัวชี้เปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก จึงค่อยคลิกแช่ไว้แล้วลากเพื่อเลือกเซลล์ที่ต้องการ Copy ข้อมูลจากเซลล์ต้นทางลงมา Paste

แต่ถ้าพื้นที่ซึ่งต้องการ Copy นั้นมีเซลล์ข้างเคียงหรือพื้นที่ตารางนับจากเซลล์นั้นเองติดต่อกันอยู่แล้ว ขอให้ ดับเบิ้ลคลิกที่ Fill Handle เลย จะพบว่า Excel จัดการ Copy ข้อมูลตามแนวตั้งให้ทันทีจนสุุดขอบเขตเซลล์ที่ติดต่อกัน

ส่วนการ Copy ตามแนวนอน ต้องใช้วิธีลากให้ครบทุกเซลล์เอง

ในกรณีที่เซลล์มีค่าเป็นรหัสตัวอักษรตามด้วยตัวเลข เช่น a001 ถ้าใช้วิธี Copy ข้างต้นจะทำให้เลข 001 เพิ่มเป็น 002...003 ตามลำดับ หากต้องการใช้รหัส a001 ซ้ำเหมือนกันทุกเซลล์ ให้กด Ctrl แช่ไว้ก่อนแล้วจึงลาก Fill Handle หรือจะใช้วิธีคลิกขวาแล้วลากโดยไม่ต้องกด Ctrl ก็ได้ แต่วิธีหลังสุดนี้ พอปล่อยเมาส์ให้เลือกเมนู Copy Cells ซึ่งจะเปิดขึ้นมาเองเมื่อปล่อยมือ

ส่วนการสร้างเลขลำดับให้เพิ่มขึ้นทีละหนึ่งนั้น ไม่จำเป็นต้องใส่เลข 1 และ 2 ในเซลล์ติดกันแล้วจึงลากหรอกครับ ขอให้พิมพ์เลข 1 ลงไปในเซลล์แล้วกด Ctrl แช่ไว้ก่อน จากนั้นจึงลาก Fill Handle

วิธีทำให้ Sheet มีทุกอย่างซ้ำกัน
  • คลิกที่หัวมุมซ้ายบนของตารางเพื่อเลือกทุกเซลล์ในตารางแล้ว Copy ไป Paste ยังอีกตารางหนึ่ง หรือ
  • กดปุ่ม Ctrl แช่ไว้จากนั้นจึงคลิกลากที่ชื่อชีท ไปปล่อยด้านขวาเหนือชื่อชีทอื่น หรือ
  • คลิกขวาบนชื่อชีท จากนั้นเลือก Move or Copy แล้วกาช่อง Create a copy

3 วิธีนี้เป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไป แต่ต้องเสียเวลาสร้างชีทต้นแบบขึ้นก่อน ซึ่งยังมีอีกวิธีหนึ่งใช้สำหรับสร้างชีทให้เหมือนกันพร้อมกันไปตั้งแต่ตอนที่สร้างชีทแรกเลย โดยให้กด Ctrl แช่ไว้แล้วคลิกเลือกชีทที่ต้องการให้เหมือนกัน จะพบว่าชื่อชีทเปลี่ยนสีพื้นเป็นสีขาว และชื่อแฟ้มด้านบนซ้ายของจอจะมีคำว่า [Group] ต่อท้าย จากนั้นทุกอย่างที่ทำลงกับชีทแรกจะทำซ้ำ เหมือนกันทุกประการกับชีทอื่นซึ่งอยู่ใน Group พอสร้างงานเสร็จแล้วต้องคลิกชีทอื่นข้างนอกเพื่อออกจาก Group ก่อนจึงจะทำงานอื่นต่อ

ตอนที่คลิกเลือกชีทให้อยู่ใน Group หากกดปุ่ม Shift แทน Ctrl จะช่วยเลือกชีททั้งหมดที่ติดต่อกัน

วิธี Copy สูตรซ้ำโดยตำแหน่งอ้างอิงไม่เปลี่ยนแปลง

ลองนึกดูซิว่า ถ้ามีสูตร =A1+A2 อยู่ในเซลล์ แล้วเราลาก Fill Handle หรือ Copy ไปใช้ที่เซลล์อื่น จะทำให้ตำแหน่งอ้างอิงเปลี่ยนจากเดิมไปใช่ไหม หากต้องการ Copy สูตร นี้ไปใช้ที่เซลล์อื่นโดยยังคงตำแหน่งอ้างอิงเหมือนเดิม โดยเราไม่ต้องกลับไปแก้สูตรเป็น =$A$1+$A$2 ให้เสียเวลา ขอให้เลือกใช้วิธีต่อไปนี้

  • แก้เครื่องหมายเท่ากับด้านหน้า หรือแทรกตัวอักษรลงไปด้านหน้าเครื่องหมายเท่ากับ เพื่อทำลายสูตรให้กลายเป็นตัวอักษรก่อน พอ Copy ไปใช้ที่เซลล์อื่นแล้วจึงค่อยย้อนกลับมาแก้เครื่องหมายเท่ากับคืนอย่างเดิม หรือ
  • Copy เซลล์สูตรต้นตอไปเก็บไว้ที่เซลล์อื่นตรงไหนก็ได้เป็นเซลล์สูตรสำรอง จากนั้นให้ Cut เซลล์สูตรต้นตอไปใช้ที่เซลล์ที่ต้องการ แล้วค่อยย้อนมา Copy เซลล์สูตรสำรองกลับมาที่เซลล์สูตรต้นตอ หรือ
  • ให้ Copy สูตรแทนที่จะ Copy เซลล์ โดยคลิกเลือกสูตรบน Formula Bar จากนั้นคลิกขวาเลือก Copy แล้วไปสั่ง Paste ที่เซลล์ที่ต้องการใช้สูตรซ้ำกัน

จบภาคแรกในส่วนการทำงานซ้ำของมนุษย์แต่เพียงแค่นี้ก่อน ภาคต่อไปจะเป็นการสั่งให้ Excel ทำงานซ้ำได้เองบ้างครับ

 

Categories

About this Entry

This page contains a single entry by สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ published on April 24, 2005 2:00 PM.

เหตุใดเว็บนี้ ... โฆษณาจัง was the previous entry in this blog.

สังคมหลอกๆในอนาคต is the next entry in this blog.

Find recent content on the main index.

Font s :
Background :