พวกเราหลายๆคนเปิดโปรแกรม Excel มาใช้โดยไม่ได้แนะนำตัวคุณให้ Excel รู้จักก่อน ซึ่งตามปกติ Excel จัดระบบภายในให้รองรับกับงานพื้นฐานทั่วไปประเภทบันทึกข้อมูลและใช้สูตรคำนวณสั้นๆง่ายๆเป็นหลัก แต่ถ้าคุณต้องการใช้ Excel ในงานที่ต้องใช้สูตรคำนวณยาวๆ และใช้สูตรกันแทบทุกเซลล์แล้วล่ะก้อ คุณต้องแนะนำตัวเองให้ Excel รู้จักใหม่ Excel จะได้ประพฤติปฏิบัติตัวเข้ากับวิธีใช้งานของคุณแบบนั้นๆ
ทดลองบันทึกค่าอะไรก็ได้ลงไปในเซลล์ดูซิครับ พอคุณกดปุ่ม Enter แล้วจะพบว่า Excel เลื่อนตัวชี้หรือที่เราเรียกกันว่า cursor ลงไปในเซลล์ถัดไปด้านล่าง ทั้งนี้เพื่อรอรับค่าในเซลล์ถัดไป ทุกครั้งที่กด Enter Excel จะเลื่อนตัวชี้ลงไปในเซลล์ถัดไปด้านล่างเสมอ
จากนั้นเมื่อต้องการแก้ไขข้อมูล ให้กดปุ่ม F2 Edit หรือจะดับเบิลคลิก จะพบว่า Excel ย้ายตัวชี้ไปรอไว้หลังสุดของค่าที่คุณบันทึกไว้ เตรียมพร้อมให้คุณแก้ไขค่าในเซลล์นั้นๆต่อไป ขอให้สังเกตว่าเป็นการแก้ไขโดยตรงที่เซลล์
ระบบภายในซึ่ง Excel จัดเตรียมไว้เหล่านี้ เหมาะกับงานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูลลงไปในเซลล์ แต่ถ้าคุณต้องการสร้างสูตรคำนวณแทนที่จะบันทึกค่าลงไปโดยตรง พอสร้างสูตรเสร็จ แล้วกด Enter หากพบว่าสูตรยังคำนวณผิดพลาดอยู่อีก จะต้องเสียเวลาเลื่อนตัวชี้กลับไปยังเซลล์เดิมเพื่อแก้ไขสูตรสูตรไว้เสมอเห็นจะไม่ได้การแน่
ขอให้แนะนำตัวคุณเองกับ Excel ว่า คุณเป็นคนชอบสร้างสูตรมากกว่าชอบบันทึกค่า โดยคลิกเมนู Tools > Options > Edit แล้วตัดช่อง Move selection after Enter เพียงแค่นี้เองจะทำให้ Excel เปลี่ยนระบบภายในเพื่อสนับสนุนการทำงานซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้สูตรเป็นหลัก
นอกจากตัดช่อง Move selection after Enter ซึ่งส่งผลให้เมื่อกด Enter แล้ว Excel รับค่าหรือสูตรลงไปในเซลล์โดยตัวชี้ยังคงอยู่ในเซลล์เดิม แนะนำให้ตัดช่อง Edit directly in cell ซ้ายบนสุดทิ้งออกไปด้วย เพื่อทำให้เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลโดยกดปุ่ม F2 จะย้ายไปทำการแก้ไขได้บน Formula Bar แทนที่จะแก้ไขในเซลล์โดยตรง
การใช้ Formula Bar แก้ไขสูตรดีกว่าการแก้ไขในเซลล์โดยตรง เนื่องจากมีพื้นที่บน Formula Bar สำหรับแสดงสูตรทั้งหมดอย่างชัดเจน และมีขนาดตัวอักษรมาตรฐาน ไม่เปลี่ยนแปลงไปตามขนาดตัวอักษรที่ใช้ในเซลล์นั้น ขอให้เปรียบเทียบกับการเลือก Edit directly in cell ในเซลล์ซึ่งใช้ตัวอักษรขนาดใหญู่ จะเห็นได้ชัดว่า Formula Bar แสดงสูตรทั้งหมดได้ดีกว่า
ประโยชน์อีกประการหนึ่งจากการตัดช่อง Move selection after Enter คือจะช่วยให้คุณไล่ย้อนไปหาเซลล์ที่มาของสูตรในเซลล์นั้นได้โดยดับเบิลคลิกลงไปในเซลล์ ตัวชี้ของ Excel จะกระโดดย้อนกลับไปเลือกเซลล์ซึ่งสูตรอ้างอิงถึงทั้งหมดให้ทันที ช่วยให้ไล่ย้อนหาที่มาของสูตรได้ง่าย
สำหรับผู้ที่ห่วงว่างานที่ทำอยู่นั้นเกี่ยวข้องกับทั้งสูตรและบันทึกค่า ยังสองจิตสองใจไม่รู้ว่าจะเปลี่ยนระบบ Excel ให้เป็นแบบใดดี ขอแนะนำให้เปลี่ยนระบบ Excel เพื่อพร้อมกับการใช้สูตรไว้เลยดีกว่า เพราะหากต้องการบันทึกค่าแล้วอยากให้ตัวชี้เลื่อนลงไปเหมือนเดิม ขอให้บันทึกค่าแล้วกดปุ่มลูกศรลงบนแป้นพิมพ์แทน คุณอยากให้ตัวชี้เลื่อนไปทางใด ให้กดปุ่มลูกศรชี้ไปทางนั้น จะไปทางซ้ายขวาบนล่างก็ทำได้ทั้งนั้น