หลายคนที่ใช้ Excel มาแล้วนานนับปี หรือเพิ่งเริ่มใช้มาไม่นาน อาจหลงนึกเข้าใจว่า ตนใช้คอมพิวเตอร์เป็นอยู่แล้ว โดยหารู้ไม่ว่า วิธีที่ตนเลือกใช้กับ Excel นั้น ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ล่าสุด ใช้ชิบประมวลผลเร็วสุดๆ กลับทำงานได้แค่อย่างเครื่องคิดเลข หรือเครื่องพิมพ์ดีด ซึ่งไม่ได้ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้นเท่าใดนัก
ส่วนบางคนที่เก่ง Excel มากๆ ก็อาจคิดว่า เครื่องคอมพิวเตอร์จะทำงานได้อย่างคอมพิวเตอร์ก็ต่อเมื่อนำ Visual Basic for Application (VBA) มาใช้กับ Excel เพราะเมื่อใดที่พบว่า ปัญหายากเกินกว่าที่จะนำสูตรและคำสั่งที่ Excel มีอยู่มาใช้แก้ไข เรามักจะตอบตัวเองว่า ถ้าใช้ Excel ทำไม่ได้ ก็ต้องหวังพึ่ง VBA เป็นทางออกสุดท้าย
ยังมีผู้ใช้ Excel อีกบางส่วน แม้จะใช้สูตร Excel ไม่คล่อง แต่สามารถใช้ Excel Wizard ซึ่งเป็นเครื่องมืออัตโนมัติที่ Excel มีอยู่ เช่น PivotTable หรือ Advanced Filter นำมาใช้งานได้อย่างพอใจ อาจพากันเข้าใจไปว่า นี่แหละคือ การใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์
หนังสือในอนาคต
เครื่องคอมพิวเตอร์ในยุคต้น ขอเพียงใช้คำนวณบวกเลขได้ ก็ได้ชื่อว่าเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว ส่วนเครื่องคอมพิวเตอร์ยุคนี้ สามารถทำงานได้แทบทุกอย่างที่มนุษย์เราทำได้ แถมเร็วกว่า ถูกต้องกว่า ใช้รองรับงานที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีกได้อย่างอัตโนมัติ ซึ่งความสามารถเหล่านี้เกิดจากความก้าวหน้าทั้งในส่วนของตัวเครื่องฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์พร้อมกันไป ซึ่งในอีกไม่ช้าเครื่องคอมพิวเตอร์อาจไม่ใช่เครื่องคอมพิวเตอร์แยกออกมาเห็นได้ชัดอย่างที่เราเห็นอยู่ แต่เครื่องมือเครื่องใช้หรือวัตถุรอบข้างที่เราใช้ในชีวิตประจำวันอาจมีเครื่องคอมพิวเตอร์แฝงอยู่ในตัว เช่น หนังสือในอนาคต เราอาจมีหนังสือติดตัวกันคนละเล่มเดียว ทั้งบ้านก็มีหนังสือเล่มเดียวนี่แหละ พอเปิดหนังสือขึ้นมา ทั้งเล่มมีหน้ากระดาษเพียงหน้าเดียว แต่พอสายตาของเราเลื่อนอ่านจบหน้า จะแสดงหน้าใหม่ซ้อนขึ้นมาในหน้าเดิม อยากให้เปลี่ยนเป็นหน้าไหนของเนื้อหาเรื่องอะไร จะสามารถทำให้ปรากฏขึ้นมาได้ทันทีตามใจนึก
เรามักใช้ Excel โดยทั่วไปกันแบบง่ายๆ ถ้าต้องทำรายงานยาว 100 หน้า ก็จัดสร้างตาราง Excel เลียนแบบรายงานทั้งร้อยหน้า จากนั้นค่อยสั่งพิมพ์แยกออกไปทีละหน้า คนส่วนใหญ่เกือบจะร้อยเปอร์เซ็นต์ใช้ Excel กันแบบนี้ เรียกว่า ใช้ Excel แบบรายงาน ซึ่งดูกันแต่เพียง Output คือ ดูกันที่ผลงานที่จะพิมพ์ออกมาอย่างเดียว ยิ่งเวลาผ่านไป รายงานมีหน้าข้อมูลยาวขึ้น นับวันแฟ้มจะใหญ่ขึ้น แล้วเครื่องคอมพิวเตอร์จะเริ่มทำงานช้าลงไปเรื่อยๆ ในที่สุดก็ต้องหาทางซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่กันอีก
ถ้าอยากจะใช้ Excel ให้ได้แบบคอมพิวเตอร์ ต้องหาทางใช้ Excel ให้เป็นเหมือนหนังสือในอนาคต ลองนึกดูซิว่า เวลาที่มนุษย์ใช้สายตามองหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือแต่ละหน้ากระดาษนั้น เรามองกันได้ทีละกี่บรรทัด มีใครที่ไหนดูหน้าหนังสือทั้งร้อยหน้าได้พร้อมกัน แถมเวลาที่อ่านกัน เราอ่านกันทีละบรรทัดเท่านั้นใช่ไหม บรรทัดไหนที่อ่านไปแล้ว ก็ไม่ต้องให้ความสนใจต่อไปอีก
หลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ต่างจากหลักสูตรอบรมที่นำเสนอเฉพาะเคล็ดลับเรื่องสั้นๆ ซึ่งใช้เวลาฝึกอบรมแต่ละเคล็ดกันเพียงไม่กี่นาที แล้วพอรับการอบรมเสร็จแล้ว ยังหาแนวทางที่จะใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ไม่เจอ มองไม่ออกว่า Excel จะเป็นกลายหนังสือในอนาคตได้อย่างไร