กันไว้ก่อนจะสายเกินแก้

บันทึกความเป็นเจ้าของแฟ้ม

เริ่มต้นตั้งแต่เปิดแฟ้มว่างๆขึ้นมาใช้งาน แรกสุดขอให้บันทึกความเป็นเจ้าของลงไปในแฟ้มนั้นก่อน โดยเรียกเมนู File > Properties จากนั้นบันทึกรายละเอียดลงไปในช่อง Title, Subject, Author, Comments และช่องอื่นๆที่ปรากฏขึ้นตามต้องการ

รายละเอียดซึ่งบันทึกลงไปนี้ จะเป็นข้อมูลติดตัวแฟ้มนั้นไปตลอด และเมื่อสั่ง Tools > Protection > Protect Workbook ด้วยแล้วจะทำให้ไม่สามารถเรียกเมนู File > Properties กลับเข้าไปแก้ไขได้อีก

หลังจากที่สั่ง Save แฟ้มแล้ว เมื่อต้องการดูรายละเอียดของ File Properties สามารถใช้เมนู File > Open > คลิกปุ่ม View > เลือกแสดง Properties จะมีรายละเอียดแสดงขึ้นทางจอด้านขวา ช่วยให้คุณทราบว่า แฟ้มนั้นเป็นแฟ้มตรงกับที่ต้องการจริงหรือไม่

ถ้าอยากบันทึกชื่อคุณให้เป็นเจ้าของแฟ้มทุกแฟ้มซึ่งสร้างขึ้นจากเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นๆ ให้บันทึกชื่อคุณกำกับตัวโปรแกรม Excel โดยเรียกเมนู Tools > Options > General > พิมพ์ชื่อคุณลงไปในช่อง User Name ซึ่งชื่อคุณจะไปปรากฏในช่อง Author ของ File Properties ให้โดยอัตโนมัติ ทำให้ทุกครั้งที่สร้างแฟ้มใหม่ จึงมีชื่อคุณเป็นเจ้าของแฟ้มเสมอ

บันทึกเรื่องราวที่ไปที่มาของข้อมูลแต่ละเซลล์

พอเปิดแฟ้มที่ต้องการขึ้นมาได้แล้ว หลายๆคนจะงงไม่รู้จะเริ่มตรงไหนดี ยิ่งเป็นแฟ้มงานของคนอื่นซึ่งไม่ได้ใช้งานมานาน จะเสียเวลาในช่วงเริ่มต้นนี้กันนานทีเดียว กว่าจะปะติดปะต่อเรื่องราวได้ว่า เซลล์ไหนใช้ทำอะไร จึงขอแนะนำให้บันทึกข้อความกำกับแต่ละเซลล์ที่สำคัญกันไว้เลย ขอให้คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการ > คลิกขวา เลือกเมนูย่อย Insert Comment

จากนั้นคุณสามารถบันทึกที่ไปที่มาของข้อมูลในเซลล์นั้นลงไปในกล่องรับ Comment ได้เลย โดยเฉพาะเซลล์สูตร ขอให้บันทึกความหมายของผลคำนวณที่ได้หรืออธิบายวิธีเลือกสูตรที่ใช้ว่าเป็นมายังไง ทำไมจึงเลือกใช้สูตรนั้น แต่ไม่ใช้สูตรนี้ ซึ่งจะพบว่า Excel นำชื่อคุณจากที่กำหนดไว้ใน User Name ของเมนู Tools > Options > General มากำกับเป็นหัวของทุก Comment ให้ด้วย

พอบันทึกเรื่องราวที่ต้องการเสร็จ ให้คลิกกลับไปที่เซลล์ใดก็ได้ จะพบว่ามีจุดสีแดงเล็กๆติดไว้ตรงมุมขวาบนของเซลล์ที่สร้าง Comment ไว้ เมื่อต้องการดูComment ให้เลื่อนเมาส์ไปชี้ที่จุดสีแดงนี้จะปรากฏกล่องแสดงข้อความใน Comment ที่บันทึกไว้

หากต้องการแก้หรือลบ Comment ให้คลิกขวาลงไปในเซลล์ที่สร้าง Comment ไว้ จะพบเมนูย่อยเพื่อเลือก Edit Comment หรือ Delete Comment ได้ตามต้องการ

วิธีลัดสำหรับกลับมาแก้ไขข้อความใน Comment ขอให้ดับเบิลคลิกลงไปในเซลล์ได้เลย ทั้งนี้คุณต้องเลือกไว้ก่อนแล้วว่าจะไม่ใช้ Edit directly in cell ซึ่งกำหนดได้โดยเรียกเมนู Tools > Options > Edit แล้วตัดกาช่อง Edit directly in cell ซึ่งจะส่งผลให้การดับเบิลคลิกในเซลล์ที่มี Comment เป็นการเปิด Comment ขึ้นมาแก้ไขแทนที่จะเป็นการแก้ไขข้อความในเซลล์

ขอให้จำไว้ว่า เมื่อใดที่คุณอยากจะทำอะไรกับตาราง Excel ถ้าคลิกซ้ายไม่ได้ ให้คลิกขวา ถ้าคลิกขวาไม่ได้ ให้ดับเบิลคลิก แล้วจะเป็นการสั่งให้ Excel ทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปได้เสมอ

สั่ง Save แฟ้มให้ปลอดภัยได้ที่นี่

บ่อยครั้งทีเดียวที่เจอคนร้องโวยวายว่า เปิดแฟ้มกลับขึ้นมาใช้งานไม่ได้ โอดครวญเสียดายข้อมูลที่ตนสร้างไว้กันยกใหญ่ อุตส่าห์ทำไว้เสียดี พอสั่ง Save แล้วก็ Save ได้แต่ทำไมเปิดแฟ้มไม่ได้

ขอให้ใช้เมนูของ Excel สั่ง File > Save as ไว้ที่ฮาร์ดดิสก์ แล้วค่อยใช้โปรแกรม Windows Explorer หรือโปรแกรมพวก File Manager สั่ง Copy ไปเก็บไว้ที่แผ่น Diskette อีกต่อหนึ่งเพื่อเป็นแฟ้มสำรอง อย่าใช้ Excel เป็นตัวโปรแกรม Save ลงไปที่แผ่น Diskette โดยตรงเป็นอันขาด

สาเหตุที่การใช้ฮาร์ดดิสก์เป็นที่เก็บแฟ้มได้อย่างปลอดภัยมากกว่าที่จะใช้แผ่น Diskette เนื่องจาก Excel ต้องการเนื้อที่บนสื่อบันทึกข้อมูลใหญ่เป็นสองเท่าของขนาดแฟ้มที่จะสั่งเก็บเสมอ เพื่อจัดเก็บแฟ้มใหม่ให้แล้วเสร็จก่อนแล้วจึงจัดการลบแฟ้มเก่าทิ้งไป ซึ่งเนื้อที่ในฮาร์ดดิสก์มักมีเหลือเฟือพอเพียงที่จะรองรับกับแฟ้มใหม่และแฟ้มเก่าอยู่แล้ว ต่างจากแผ่น Diskette ซึ่งอาจมีเนื้อที่เหลือไม่พอสำหรับแฟ้มข้อมูลขนาดใหญ่

ถ้าอยาก Save ลงแผ่น Diskette ขอให้ใช้กับแฟ้มขนาดเล็กๆ และต้องแน่ใจด้วยว่ามีเนื้อที่ว่างเหลือพอ เมื่อสั่ง Save แล้ว ต้องรอให้ไฟหน้าช่องเสียบแผ่น Diskette ดับเสียก่อนจึงค่อยกดปุ่มดึงแผ่นออก เพราะหลายครั้งทีเดียวที่ Saveจาก Excel เสร็จแล้ว แต่เราใจร้อนกดปุ่มดึงแผ่น Diskette ออกทั้งๆที่ไฟหน้าช่องเสียบแผ่น Diskette ยังติดอยู่ ทำให้แฟ้มข้อมูลเสียหายไม่สามารถเปิดขึ้นมาใช้งานได้อีก

นอกจากต้องรู้ว่าจะเลือกสื่อที่ใช้เก็บแฟ้มที่ใดแล้ว ถ้าเปิดแฟ้มเก่าขึ้นมาดัดแปลงเพื่อใช้ในงานอื่น หากต้องการเก็บแฟ้มเก่าไว้ใช้ในชื่อเดิม และตั้งชื่อแฟ้มใหม่ให้กับข้อมูลที่แก้ไขดัดแปลงแล้ว ให้รีบสั่ง Save as เปลี่ยนชื่อแฟ้มใหม่ทันทีที่เปิดแฟ้มนี้ขึ้นมาใช้ เพราะบ่อยครั้งที่พบว่า ผู้ใช้งานเผลอสั่ง Save ข้อมูลใหม่ทับชื่อเดิม ทำให้แฟ้มเดิมเสียไปเลย จากนั้นคุณควรหมั่นสั่ง Save บ่อยให้ติดเป็นนิสัยด้วย เช่น พอสร้างสูตรเสร็จหรือสร้างเส้นขอบตารางเรียบร้อย ก็สั่ง Save ก่อนเสียทีหนึ่ง เพราะไม่มีใครรู้ว่าไฟฟ้าจะดับเมื่อใด อย่าเชื่อว่าเครื่องสำรองไฟจะทำงานปกติเสมอไป และตัวเครื่องคอมพิวเตอร์อาจหยุดทำงานเมื่อใดก็ได้ด้วยหลายสาเหตุ

สายเกินไป แต่ไม่สายเกินแก้

ถ้าโชคร้ายทำแฟ้มเสีย ไม่สามารถเปิดกลับมาใช้ใช้งานได้ เรายังมีทางนำข้อมูลซึ่งยังไม่เสียหายกู้กลับมาใช้งานได้บางส่วนโดยใช้โปรแกรมประเภท Excel Fixed หรือ Excel Recovery หรือหันมาใช้ Excel XP ซึ่งสามารถช่วยแก้ไขแฟ้มให้เลยเมื่อเปิดขึ้นมาแล้วพบว่าตัวแฟ้มมีสิ่งผิดพลาด ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้มีราคาค่อนข้างแพง แต่เมื่อเทียบกับข้อมูลที่สูญเสียไปแล้วได้กลับคืนมา แม้กู้กลับคืนมาเพียงบางส่วนก็ยังถือว่าคุ้มกว่าที่จะต้องสร้างกันใหม่

ที่อยู่ของผู้ผลิตโปรแกรมกู้แฟ้ม Excel ซึ่งคุณสามารถสั่งซื้อและดาวน์โหลดโปรแกรมผ่านอินเทอร์เน็ต

www.conceptdata.com
www.excelfix.com
www.excelrecovery.com