007 สายลับที่มีหมายเลข 00 นำหน้า มีความหมายว่า License to Kill สามารถฆ่าคนได้โดยไม่ผิดกฏหมาย ถ้าเราอยากใช้รหัสที่มีตัวเลข 0 นำหน้า ไม่ว่าจะเป็นรหัสบัญชี เลขที่สินค้า รหัสลูกค้าก็ตาม ต้องรู้จักวิธีพิมพ์รหัสลงไปในเซลล์อย่างถูกต้องด้วย หาไม่แล้วรหัสที่มีเลข 0 นำหน้าจะสร้างปัญหาให้กับการใช้งานต่อไปอย่างไม่รู้จบ กลายเป็นรหัสลับอันตรายที่ทำร้ายตนเอง
ลองพิมพ์เลข 007 ลงไปในเซลล์ ดูซิว่าได้เลข 007 อย่างที่ต้องการไหม ซึ่งจะพบว่า Excel แสดงตัวเลข 7 เท่านั้น ไม่ได้แสดงเลข 0 ด้านหน้าเลข 7 แต่อย่างใด
จะทำอย่างไรล่ะ เพื่อทำให้เราได้เลข 007 แสดงออกมาในเซลล์
วิธีแรก
ให้พิมพ์ '007 โดยใช้เครื่องหมายฝนทอง ' นำหน้าเลข 0
วิธีที่สอง
ใช้คำสั่ง Format > Cells > Number > Category: Text จากนั้นพิมพ์ 007 ได้เลย
วิธีที่สาม
ใช้คำสั่ง Format > Cells > Number > Custom > Type: 0000 จากนั้นพิมพ์แค่เลข 7 ก็พอ
ลองนึกดูซิว่า ลูกน้องของคุณเลือกใช้วิธีใด ทุกคนใช้วิธีเดียวกันหรือไม่
วิธีแรกกับวิธีที่สองนั้น จะทำให้ Excel ถือว่าค่าในเซลล์มีสภาพเป็น Text เห็นได้ชัดจากตัวเลข 007 ในเซลล์จะชิดซ้าย
วิธีที่สาม ตัวเลขจะชิดขวา ถือว่ามีสภาพเป็น Number
ดังนั้นหากนำตัวเลขจากหลากหลายแหล่งมารวมกันแล้วจัดเรียง จะเกิดปัญหาในการจัดเรียง เพราะ Number จะถูกจัดเรียงไว้ต่างที่กับ Text และทำให้การค้นหาข้อมูลโดยใช้สูตร Lookup เพี้ยน
วิธีแก้ไขตัวเลขซึ่งมีสภาพเป็น Text ให้กลายเป็นตัวเลขตามปกติ
ให้สั่ง Copy เซลล์ที่มีเลข 1 จากนั้นนำมา Paste Special แบบ Multiply ทับลงไปบนเซลล์ตัวเลขซึ่งมีสภาพเป็น Text เหล่านั้น จะพบว่ากลายเป็นตัวเลขชิดขวาขึ้นมาทันที
ถ้าอยากกันไว้ก่อน จะได้ไม่ต้องมัวแก้ไขกันทีหลัง เพราะลูกน้องคนใหม่อาจเลือกใช้วิธีใหม่ ต่างจากคนอื่นอีกเมื่อใดก็ได้ ขอให้เลิกใช้รหัสลับอันตรายที่มีเลข 0 นำหน้ากันเลยดีกว่า หรือต้องกำหนดโครงสร้างรหัสให้ใช้ตัวอักษรอย่างน้อยตัวหนึ่งนำหน้าเลข 0 ไว้ก่อนเสมอ