หันมาเดาหาเมนูตัวเก่งใน Excel 2007 กันดีกว่า (ภาคแรก)

ตั้งแต่ Excel 2007 เผยโฉมให้เห็นหน้าตาของเมนูรุ่นใหม่เป็นต้นมา ผมได้ยินแต่เสียงบ่นปนเสียงเบื่อจากคนที่คุ้นเคยกับเมนูของ Excel 2003 หรือรุ่นก่อนหน้านั้นว่า ไม่อยากใช้ Excel 2007 ก็เพราะเมนูหน้าตาใหม่ของมันนี่แหละ กว่าจะหาเมนูที่ต้องการพบก็ต้องเสียเวลาหาเมนูอยู่ตั้งนาน ตัวผมเองก็มิได้มีสภาพที่ดีกว่าคนอื่น แถมอาจจะแย่กว่าหลายคนด้วยซ้ำเพราะยิ่งรู้จักเมนูคำสั่งของ Excel มากเท่าใด ก็ยิ่งสับสนต้องใช้เวลาหาเมนูที่คุ้นเคยเหล่านั้นว่าเวลานี้ Microsoft จับเมนูเดิมไปวางไว้ที่ใดกันแน่

ในช่วงที่ผ่านมาผมได้เขียนบทความชื่อ "ตามล่าหาเมนูตัวเก่งใน Excel 2007" โดยนำเมนูแต่ละตัวใน Excel 2003 ที่ใช้ต้องถูกเรียกใช้ในการอบรมหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel มาจัดเทียบกับเมนูตัวใหม่ใน Excel 2007 กันตัวต่อตัว แต่ถ้าจะนำเมนูเก่าทุกตัวของทุกหลักสูตรที่ผมสอนมาเทียบหาตำแหน่งเก่าใหม่กันคงต้องเสียเวลาเขียนบทความอีกนาน และที่สำคัญคือแม้จะเขียนเทียบกันครบทุกเมนูแล้ว ผมเชื่อว่าคุณผู้อ่านเองก้อจำไม่ได้อีกใช่ไหมว่าเมนูเก่าที่คุณอยากเรียกใช้นั้นมันอยู่ที่ไหน แทนที่จะได้เปิด Excel 2007 มาเริ่มใช้งานกัน กลับมีแต่ความกล้าๆกลัวๆ รอแล้วรออีก เพราะอยากจะท่องให้ขึ้นใจก่อนว่าทุกเมนูตัวโปรดของคุณอยู่ที่ไหนใน Excel 2007 ดังนั้นบทความนี้ ผมจึงขอเสนอทางเลือกอื่นที่ง่ายกว่าคือ มาเดาหาเมนูกันดีกว่า

เบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงเมนูของ Microsoft

เมื่อยี่สิบกว่าปีก่อน โปรแกรม Excel ไม่ใช่โปรแกรมยอดนิยมอย่างที่เราใช้กันทั้งโลกนี้หรอก ยุคก่อนนั้นโปรแกรม Lotus 1-2-3 ถือเป็นเจ้าของตลาดที่ครองใจผู้ที่ต้องการใช้โปรแกรมตารางคำนวณ นอกจากนั้นยังมีโปรแกรมยี่ห้ออื่นที่ไม่ได้เป็นรอง Excel ของ Microsoft อยู่อีก แต่แล้วในที่สุด Excel ก็พิสูจน์ตนเองสามารถเอาชนะใจคนทั้งโลกทีละเล็กทีละน้อยให้หันมาใช้ Excel แทน (จะด้วยเหตุอะไรบ้างขอไม่นำมากล่าวในบทความนี้) จนในที่สุด Microsoft ได้นำโปรแกรม Office 2007 รุ่นใหม่นี้ออกวางตลาดโดยมีโครงสร้างเมนูต่างไปจากเดิมโดยสิ้นเชิงและกำหนดชื่อเมนูใหม่นี้ว่า Ribbon แต่กลับกลายเป็นอุปสรรคสำคัญที่ทำให้ผู้ที่คุ้นเคยกับเมนูรุ่นเก่าไม่ต้องการเปลี่ยนมาใช้ Excel 2007 จนมีผู้กล่าวว่า ที่ผ่านมา Microsoft เป็นเจ้าโลกที่ทำลายคู่แข่งได้ทั้งหมด แต่ด้วย Ribbon ของ Office 2007 ตัวใหม่นี้แหละ ที่อาจถึงคราวทำให้ Microsoft ต้องพ่ายแพ้ให้กับตัวเอง

ก่อนอื่นผมต้องขอเรียนชี้แจงให้ทราบไว้ว่า บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัวของผม โดยตัวผมมิได้มีความสัมพันธ์กับบริษัท Microsoft ในทางใด แม้ผมจะได้รับเกียรติให้เป็น Microsoft Excel MVP ก็ตาม แต่เป็นเพียงรางวัลที่ Microsoft มอบให้จากผลงานที่ผมมอบความรู้ให้กับสังคมเรื่อยมาเท่านั้น ผมมิได้เป็นลูกจ้างหรือมีหน้าที่ต้องสนับสนุนหรือโต้แย้งแทน Microsoft แต่อย่างใด ผมยังคงมีความเป็นอิสระที่จะให้ความคิดเห็นได้ตามเดิม อะไรที่ผมเห็นว่าดี ผมก็จะสนับสนุน แต่อะไรที่ไม่ดี ผมก็มีสิทธิที่จะให้ความเห็นว่า ไม่เหมาะไม่ควร

สาเหตุที่ Microsoft ต้องออกเมนูระบบใหม่ที่ใช้ชื่อว่า Ribbon นี้ก็เนื่องจากเป็นความจำเป็นจริงๆสำหรับอนาคตของ Microsoft เองที่จะหาทางทำให้ผู้ใช้ Excel ได้รับประโยชน์มากขึ้น ซึ่ง Microsoft มิได้สร้าง Ribbon ขึ้นมาจากความคิดฝันที่ร้เหตุผล แต่ได้ทำการวิจัยอย่างรอบคอบจากข้อมูลที่ผู้ใช้งานทั้งโลกส่งไปให้แล้วจึงตัดสินใจสร้าง Ribbon ขึ้นมา (หวังว่าคุณคงจำได้ว่าตอนที่ติดตั้งโปรแกรม Office ลงไปในเครื่องนั้น โปรแกรมจะเปิดถามคุณว่า ต้องการมีส่วนร่วมในการส่งข้อมูลโดยอัตโนมัติแบบ Online ให้ Microsoft ทราบหรือไม่ (Customer Experience Improvement Program) จากนั้นโปรแกรมจะรวบรวมพฤติกรรมการใช้โปรแกรมทั้งหมดทั้งวิธีคลิกเมนู วิธีกดแป้นพิมพ์ หรือแม้แต่ลำดับการคลิกหรือกดแป้นพิมพ์ในการใช้ Excel สร้างงานไปให้ Microsoft ทราบ) และกว่าจะกลายเป็น Ribbon อย่างที่คุณเห็น ต้องผ่านการนำเสนอโครงสร้างของเมนูแบบใหม่ในหลากหลายรูปแบบ และยังผ่านการทดลองกับผู้ใช้อีกหลายปี แล้วยังต้องปรับปรุงแก้ไขนับครั้งไม่ถ้วน

Microsoft พบว่าระบบเมนูที่ใช้กันเรื่อยมาจนถึง Excel 2003 นั้นไม่สามารถสนองตอบต่อการใช้งานทั้งในปัจจุบันและอนาคต เมื่อ Microsoft สร้างเครื่องมือใหม่ขึ้นมา ผู้ใช้งานส่วนมากกลับไม่สามารถค้นหาเมนูใหม่ๆเหล่านั้นเจอ หลายๆเมนูไม่เคยถูกเรียกใช้สั่งงานเสียด้วยซ้ำ และเมื่อ Microsoft ได้พัฒนาปรับปรุงให้โปรแกรมมีความสามารถสูงขึ้น กลับกลายเป็นการสร้างปัญหาต่อผู้ใช้มากขึ้นเสียอีก Excel กลายเป็นโปรแกรมที่ใช้งานยากขึ้น ซับซ้อนมากขึ้น คนบางคนยอมรับออกมาเลยว่า ตนคิดไม่ออกเลยว่าจะเริ่มต้นมองที่ใดก่อนในการใช้ Excel

ผมขอยกตัวอย่างการใช้ Pivot Table ซึ่งใน Excel 2003 คุณต้องสั่งจากเมนู Data > PivotTable and PivotChart Report แล้วพอสร้างตาราง PivotTable ขึ้นมาได้แล้ว หากจะปรับแต่งให้ PivotTable มีโครงสร้างหรือคำนวณต่างไปจากเดิม ก็ต้องคลิกผ่านเข้าไปในเมนู Options หรือเลือกคำสั่งบนเมนูย่อยต่อไปอีกหลายขั้นกว่าจะปรับแต่งได้สมบูรณ์ หลายๆครั้งต้องลองผิดลองถูกกว่าจะทำได้ตามที่หวัง ครั้นเวลาผ่านไปสักเดือน ผู้ที่สร้างงานคงจะจำไม่ได้แล้วว่าคราวก่อนตนทำอะไรสั่งอะไรไปแล้วบ้าง ซึ่งผมคิดว่า PivotTable ไม่ควรเป็นเพียงเมนูคำสั่งหนึ่งบนเมนูของ Excel ด้วยซ้ำ แต่ควรเป็นโปรแกรม Microsoft PivotTable อีกโปรแกรมหนึ่งทีเดียวเพราะมันสามารถนำมาใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ แล้วควรมีเมนูระดับใหญ่ระดับย่อยแยกต่างหากของมันเอง ไม่ใช่ฝากแทรกไว้เป็นเพียงหนึ่งในเมนู Data ของ Excel (ใน Excel 2007 ก็ยังมิได้ปรับแต่งเมนูต่างไปจากเดิมมากนัก ยังคงอยู่กับ Data เช่นเดิม เพราะเป็นไปได้ว่า Microsoft คงยั้งการปรับเปลี่ยนไว้ก่อนเพื่อมิให้ Excel 2007 ต่างจาก Excel 2003 มากเกินไปนัก)

นอกจาก Excel แล้ว Ribbon ใน Office 2007 ยังมีโครงสร้างที่คล้ายคลึงกันอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็น Excel, Word, หรือ PowerPoint ตามลำดับรูปต่อไปนี้ ก็พบว่ามีคำสั่ง Home, Insert, Review, View, Developer เหมือนกัน เพื่อทำให้เราเกิดความคุ้นเคยและสามารถใช้คำสั่งในแต่ละโปรแกรมได้ในแบบที่ใกล้เคียงกันมากที่สุด

ถ้านำ Ribbon Excel 2007 ไปเทียบกับเมนูของ Excel 2003 ก็จะพบว่า เมนูที่หายไปได้แก่ File, Edit, Format, Tools, Window, Help คงไว้แต่เมนู View, Insert, Data ที่มีทั้งใน Excel 2007 และ Excel 2003 แต่สลับตำแหน่งกันเล็กน้อย โดยใน Excel 2007 จะเรียงตาม Insert, Data, View แทน