Font s :
Background :

วิธีใช้วันที่และเวลา

วันที่และเวลา เป็นข้อมูลซึ่งใช้กันประจำ แทบหลีกเลี่ยงไม่ได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับนักวางแผน เจ้าหน้าที่ขาย บริการลูกค้า เจ้าหน้าที่สินเชื่อ เจ้าหน้าที่บัญชี นักการเงิน ผู้บริหารการผลิต และผู้บริหารซึ่งทำงานเกี่ยวข้องกับกำหนดการ ใช้กำหนดเวลา ในการจัดตารางทำงาน

ตั้งแต่ Excel 97 เป็นต้นมา สามารถรับข้อมูลวันที่และเวลาในช่วงตั้งแต่ 1 January 1900 จนสิ้นสุดปี 9999 โดยใช้ระบบตัวเลขพิเศษ เรียกว่า Date Serial Number (SN) กำกับวันที่และเวลาซึ่งถูกบันทึกลงไปในเซลล์

หัวใจของการใช้วันที่และเวลา อยู่ที่ความเข้าใจใน SN นี่เอง ส่วนเลขของวันเดือนปีและเวลา ซึ่งแสดงให้เห็นในเซลล์ เป็นแต่เพียงผลจากการจัด format ทำให้ Excel ตีความตัวเลข SN ออกมาเป็นภาษาที่มนุษย์เข้าใจ เมื่อเข้าใจในตัวเลข SN แล้ว จะช่วยให้ใช้ตัวเลข SN ในการคำนวณ หรือใช้ร่วมกับสูตรอื่นๆ

หลักการใช้วันที่และเวลา

  • ข้อกำหนดสำคัญไม่ได้อยู่ในโปรแกรม Excel โดยตัวเลือกใน Regional Settings ของ Control Panel (Start > Settings > Control Panel > Regional Settings > Region และ Short Date Style) เป็นส่วนสำคัญที่สุดของการใช้วันที่และเวลาให้ถูกต้อง ใช้จัดรูปแบบเริ่มต้น ว่าระบบการรับวันที่ในเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นๆ จะรับค่าแบบวันเดือนปี เดือนวันปี หรือตามรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ ทั้งนี้ขอแนะนำให้กำหนด Region เป็นของประเทศไทย และกำหนดรูปแบบของปีเป็นเลขสี่หลัก โดยใช้รูปแบบเป็น d/mm/yyyy หรือ dd/mm/yyyy
  • เมื่อต้องการบันทึกวันที่ลงไปในเซลล์ ให้พิมพ์ วันที่/เลขที่เดือน/เลขปีค.ศ.เต็ม 4 หลัก เช่น 12/10/2001 สังเกตว่าใช้เครื่องหมาย / แบ่งคั่นแต่ละส่วน และใช้เลขปีค.ศ.เต็ม 4 หลัก ห้ามใช้เลขปีพ.ศ.เด็ดขาด เพราะถ้าบันทึก 12/10/2544 จะหมายถึงวันที่ 12 เดือนตุลาคม ปีค.ศ.2544 ต้องรออีกตั้ง 543 ปีกว่าจะถึง
  • เมื่อต้องการบันทึกเวลา ให้พิมพ์ เลขที่ชั่วโมง:เลขที่นาที:เลขที่วินาที เช่น 23:30:45 หากไม่ต้องการใช้วินาที จะพิมพ์แค่ 23:30 ก็ได้ ค่าของเวลาใน Excel เริ่มจาก 0:00:00 ถึง 23:59:59 ไม่มีเลข 24 นาฬิกา เพราะจะถูกตีค่าเป็น 0:00:00 ของวันใหม่
  • หากต้องการใช้ช่วงเวลาตั้งแต่ 24 ชั่วโมงขึ้นไป ต้องกำหนด Format > Cells > Number > Custom > Type เป็น [h]:mm (ในทำนองเดียวกัน หากต้องการใช้ข่วงเวลาเกิน 60 นาที ให้กำหนด format [mm]:ss)
  • เมื่อพิมพ์วันที่หรือเวลาที่ Microsoft Excel รู้จัก จะถือว่าวันที่และเวลา เป็นตัวเลข รูปแบบของเซลล์จะเปลี่ยนจากรูปแบบตัวเลขทั่วไป เป็นรูปแบบวันที่หรือเวลา และจะจัดตำแหน่งชิดขวาเซลล์
  • Excel จะจัดเก็บวันที่ทั้งหมดเป็นลำดับตัวเลข และจัดเก็บเวลาทั้งหมดเป็นเศษทศนิยม โดยถือว่า SN = 1 หมายถึง 1 January 1900 และค่าที่เป็นเลขทศนิยม น้อยกว่า 1 เป็นตัวเลขแสดงสัดส่วนของวัน หากต้องการตรวจสอบค่า SN ให้ใช้ format General (หรือกด Ctrl+Shift+~) จะพบตัวเลข SN ปรากฏขึ้นแทนรูปแบบวันที่หรือเวลา ขอให้จำไว้ว่า ตัวเลข SN มีหน่วยเป็นวัน
  • ถ้า Microsoft Excel ไม่รู้จักรูปแบบวันที่หรือรูปแบบเวลา จะถือว่าวันที่และเวลา เป็นข้อความ ซึ่งจะจัดตำแหน่งชิดซ้ายเซลล์ เช่น พิมพ์ 12 10 2001 ใช้วรรคคั่นแต่ละส่วนของวันที่ อย่างนี้ใช้ไม่ได้ จะพบว่าตำแหน่งชิดซ้ายเซลล์
  • เมื่อต้องการพิมพ์วันที่และเวลาในเซลล์เดียวกัน ให้แยกวันที่และเวลาด้วยช่องว่าง เช่น 12/10/2001 23:30
  • ถ้าต้องการใช้เวลา ตามระบบนาฬิกาสิบสองชั่วโมง ให้พิมพ์ช่องว่างแล้วตามด้วย AM หรือ PM (หรือ A หรือ P) มิฉะนั้นจะใช้ระบบนาฬิกาเวลายี่สิบสี่ชั่วโมง เช่น พิมพ์ 3:00 PM หมายถึง เวลาบ่ายสามโมง แต่ถ้าพิมพ์ 3:00 เวลาจะจัดเก็บเป็น 3:00 AM ซึ่งหมายถึง เวลาตีสาม

 

Format ของวันที่และเวลา

ใช้เมนูคำสั่ง Format > Cells > Number > Custom > Type แล้วกำหนดรูปแบบที่ต้องการลงไป จะใช้รูปแบบเฉพาะแต่ละส่วน หรือผสมรูปแบบหลายส่วนเข้าด้วยกันก็ได้ เช่น

d  ได้เลขวันที่ เช่น 9

dd  ได้เลขวันที่ เช่น 09

ddd  ได้ตัวอักษรย่อของวัน เช่น Mon

dddd  ได้ตัวอักษรเต็มของวัน เช่น Monday

m  ได้เลขเดือน เช่น 5

mm  ได้เลขเดือน เช่น 05

mmm  ได้ตัวอักษรย่อของเดือน เช่น Jun

mmmm  ได้ตัวอักษรเต็มของเดือน เช่น June

d/m  ได้เลขวันที่/เลขที่เดือน เช่น 9/5

d/m/yyyy  ได้เลขวันที่/เลขที่เดือน/ปีค.ศ. เช่น 9/5/2001

mmmm dd  ได้ชื่อเดือน เลขวันที่ เช่น May 09

รูปแบบผสมอื่นๆ เช่น dddd d, m/y, mm-dd'yy, yy/mm, d-mm-yyyy ฯลฯ แล้วแต่จะจับแต่ละส่วนมาใช้ร่วมกัน

  • Format แบบเต็มของระบบวันที่แบบอังกฤษ
    dddd dd mmmm yyyy h:mm
    ขอแนะนำให้ใช้รูปแบบวันที่แบบอังกฤษเท่านั้น
  • Format แบบเต็มของระบบวันที่แบบไทย
    วววว dd ดดดด bbbb h:mm
    ไม่แนะนำให้ใช้รูปแบบไทยๆนี้เลย เพราะสามารถทำให้เกิดความสับสนในการใช้วันที่ระหว่างปีค.ศ.ซึ่งใช้รูปแบบไทย กับปีพ.ศ.ซึ่งใช้รูปแบบอังกฤษ
  • ตั้งแต่ Excel XP เป็นต้นมา ในคำสั่ง Format > Cells > Number > Date มีรูปแบบการแสดงวันที่ตามแบบของแต่ละประเทศ โดยเราต้องเลือกชื่อประเทศในช่อง Locale ก่อน จากนั้นเมื่อคลิกช่อง Custom จะพบรหัสเพิ่มเติมหน้ารูปแบบที่้ราอยากจะใช้ เช่น รูปแบบของประเทศไทยจะใช้ [$-1070000]d/mm/yyyy แต่รูปแบบของ English จะใช้ [$-409]mmm-yy เป็นต้น

สูตรคำนวณหา Date Serial Number

สูตรกลุ่มนี้คืนค่าเป็นตัวเลข SN แล้วปรับรูปแบบให้เองเป็นส่วนของวัน เดือน ปี เวลา ตามแบบซึ่งกำหนดไว้ใน Regional Settings เราจำเป็นต้องใช้สูตรคำนวณหา SN เพื่อใช้เป็นตัวเลขในการบวกลบคูณหาร กับตัวเลข SN อื่นๆ

=NOW()

คืนค่าเป็นวัน เดือน ปี และเวลาปัจจุบัน ตามเวลาซึ่งกำหนดไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์
ค่า SN มีค่าเป็นเลขจำนวนเต็มและมีเศษทศนิยม

=TODAY()

คืนค่าเป็นวัน เดือน ปี ตามเวลาซึ่งกำหนดไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์
ค่า SN มีค่าเป็นเลขจำนวนเต็ม ไม่มีเศษทศนิยม

=DATE(year,month,day)

คืนค่าเป็นวัน เดือน ปี ตามเลขที่ปี เลขที่เดือน และวันที่
ค่า SN มีค่าเป็นเลขจำนวนเต็ม ไม่มีเศษทศนิยม เช่น
 
=DATE(2001,5,16)
16/5/2001
 
=DATE(2001,6,0)
เป็นสูตรหาวันที่สิ้นเดือน 31/5/2001
 
=DATE(2001+1,5+2,16+3)
19/7/2002

สูตร Date นี้มีประโยชน์มากในการคำนวณหาวันเดือนปีสิ้นสุด นับจากวันเดือนปีที่กำหนด เช่น =DATE(2001+1,5+2,16+3) ได้วันที่สิ้นสุดนับเพิ่มอีก 1 ปี 2 เดือน 3 วัน ซึ่งคือวันที่ 19/7/2002

=TIME(hour,minute,second)

คืนค่าเป็นเวลาชั่วโมง นาที วินาที ตามเลขที่ชั่วโมง เลขที่นาที และเลขที่วินาที
ค่า SN มีค่าเป็นเลขเศษทศนิยม เช่น
 
=TIME(23,30,45)
23:30:45

 

สูตรคำนวณเปลี่ยน Date Serial Number เป็นวันที่เวลา

สูตรเหล่านี้ต้องอาศัยค่า SN ซึ่งมีอยู่แล้ว สมมติว่า เซลล์ A1 มีค่า 16/5/2001 23:30:45 (ซึ่งมีค่าเป็นตัวเลข SN = 37027.9796875) เมื่อใช้สูตรเปลี่ยน SN เป็นวันที่เวลา จะได้ตัวเลขของวันที่หรือเวลา ตามสูตรที่ใช้คำนวณ ผลลัพธ์ที่ได้ไม่เป็นตัวเลข SN อีกต่อไป ถูกเปลี่ยนเป็นตัวเลขมีค่าตามปกติตรงกับตัวเลขที่เห็นในเซลล์

=DAY(SN)

=DAY(A1)
16

=MONTH(SN)

=MONTH(A1)
5

=YEAR(SN)

=YEAR(A1)
2001

=WEEKDAY(SN)

=WEEKDAY(A1)
4

กำหนดให้
1 = วันอาทิตย์
2 = วันจันทร์
3 = วันอังคาร
4 = วันพุธ
5 = วันพฤหัส
6 = วันศุกร์
7 = วันเสาร์

=HOUR(SN)

=HOUR(A1)
23

=MINUTE(SN)

=MINUTE(A1)
30

=SECOND(SN)

=SECOND(A1)
45

Categories

About this Entry

This page contains a single entry by สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ published on April 1, 2008 1:26 PM.

สูตรปัดตัวเลข was the previous entry in this blog.

วิธีสร้างสูตรบนกราฟ is the next entry in this blog.

Find recent content on the main index.

Font s :
Background :