ตัวแปร หมายถึงทั้ง ตัวเลข ตัวอักษร สูตรคำนวณ อย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งหมดรวมกัน ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงต่างไปจากเดิมได้ในอนาคต ส่วนมากตัวแปรที่ใช้มักเป็นตัวเลขค่าคงที่ ตัวเลขอัตรา หรือวันที่ ซึ่งกำหนดขึ้นเพื่อใช้คำนวณในสภาวะเวลาขณะนั้น และในภายหลังอาจเปลี่ยนแปลงต่างไปจากเดิม
เริ่มจากใช้เซลล์เพื่อบันทึกค่าตัวแปร แยกต่างหากออกมาจากเซลล์คำนวณ แล้วเมื่อต้องการใช้ตัวแปรใดในการคำนวณ จึงสร้างสูตรอ้างถึงตำแหน่งเซลล์ที่เก็บค่าตัวแปรนั้น แล้วผูกสูตรขึ้น ก็จะได้ผลลัพธ์ตามต้องการ
ประโยชน์ของการแยกตัวแปรออกนอกสูตร
- ช่วยให้คำนวณได้เร็วขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าตัวแปร
- ผู้ใช้สามารถทราบว่าในขณะนั้นใช้ตัวแปรที่มีค่าใดอยู่โดยไม่ต้องเสียเวลาคลิกลงไปในเซลล์สูตรแล้วดูสูตรบน Formula Bar
- เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงตัวแปร ก็เพียงเปลี่ยนค่าในเซลล์ที่ใช้เป็นตัวแปร ทำให้สูตรคำนวณตามค่าใหม่ทันที
เพื่อใช้หลักการแยกตัวแปรร่วมกับ Smart Formula ควรจัดเรียงเซลล์ที่เป็นตัวแปร ให้คู่ขนานกับตารางคำนวณ เพื่อช่วยให้ Smart Formula นำค่าตัวแปรถัดไปตามแนวขนานกันกับตำแหน่งแรกไปใช้ได้สะดวกจากการ Copy Smart Formula สูตรแรกไปใช้ในเซลล์อื่น
ตัวอย่างข้างต้นนี้ สูตร =IF(G$16<$E5, 0, $F5 * INDEX( PayTBL, $D5, G$16-$E5+1)) ใช้ตารางตัวแปรด้านซ้าย C5:E14 และตารางตัวแปรด้านล่าง G17:O19 ส่งค่ามาใช้ในสูตร