สูตรที่ใช้กันมีตั้งแต่สูตรอย่างสั้นที่สุด เช่น =A5 จนถึงสูตรที่ยาวมากๆ เกือบเต็มขีดจำกัดของ Excel ซึ่งรับสูตรได้ยาวสูงสุด 1024 ตัวอักษรในสูตรหนึ่งๆ เช่น สูตรคำนวณหาเวลาสิ้นสุดในงาน Material Requirements Planning ต่อไปนี้
=INDEX(Begin,COUNTIF(Cum_Hour,"<"&(I10+((INDEX(Cum_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1)-INDEX(Working_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1))+((J10-VLOOKUP(J10,Begin,1))*24))))+1,1)+(((I10+((INDEX(Cum_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1)-INDEX(Working_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1))+((J10 - VLOOKUP(J10, Begin, 1))*24)))-(INDEX(Cum_Hour,(COUNTIF(Cum_Hour,"<"&(I10+((INDEX (Cum_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1)-INDEX(Working_Hour,MATCH( VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1))+((J10-VLOOKUP(J10,Begin,1))*24))))+1),1)-INDEX( Working_Hour,(COUNTIF(Cum_Hour,"<"&(I10+((INDEX(Cum_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1)-INDEX(Working_Hour,MATCH(VLOOKUP(J10,Begin,1),Begin,1),1))+((J10-VLOOKUP(J10,Begin,1))*24))))+1),1)))/24)
- สังเกตเครื่องหมายเท่ากับ เครื่องหมายวงเล็บ และเครื่องหมายลูกน้ำ ซึ่งใช้เป็นโครงสร้างของสูตรทุกสูตร ให้ใช้เครื่องหมายเหล่านี้เป็นสัญลักษณ์แยกแต่ละส่วนออกจากกัน
- สังเกตตัวอักษรตัวใหญ่ จะเป็นชื่อสูตรและตำแหน่งอ้างอิง
- เมื่อกดปุ่ม F2 หรือคลิกลงไปในสูตรบน formula bar จะพบว่า Excel เปลี่ยนสีแต่ละส่วนของสูตร พร้อมกับมีกรอบสีตรงกันล้อมรอบเซลล์ เพื่อชี้ให้เห็นตำแหน่งของเซลล์ซึ่งถูกนำไปอ้างอิงในสูตร
- ให้คลิกลงบนสูตรแล้วใช้แป้นพิมพ์ เลื่อนลูกศรผ่านเครื่องหมายวงเล็บ จะพบว่า เครื่องหมายวงเล็บคู่กันทั้งด้านหน้าและด้านหลัง จะเปลี่ยนเป็นสีดำเข้ม 2 วินาที เพื่อบอกถึงชุดเดียวกัน
- ให้ double คลิกลงไปในเซลล์สูตร จะพบว่า Excel ย้ายตำแหน่งตัวชี้ไปเลือกเซลล์ที่ใช้ในสูตร หากต้องการลากเส้นลูกศรแสดงความเชื่อมโยงส่งค่าระหว่างสูตร ให้ใช้เมนู Tools > Auditing > Trace Precedents/Dependents
- ควรใส่วรรคระหว่างเครื่องหมายที่ใช้ในสูตร เพื่อแยกให้ห่างออกจากกัน จะได้สะดวกในการแกะสูตร หากต้องการแยกสูตรขึ้นบรรทัดใหม่ในสูตรเดิม ให้กด Alt+Enter
- ควรพิมพ์ Comment กำกับเซลล์ โดยคลิกขวาลงไปในเซลล์ที่ต้องการ แล้วเลือกเมนูย่อย Insert Comment เพื่ออธิบายสูตรที่ใช้งานว่ามีความเป็นมาอย่างไร
- สูตรซึ่งอยู่ในวงเล็บในสุด จะส่งค่าต่อมาให้สูตรส่วนนอก ดังนั้นจึงควรแกะสูตรจากนอกเข้าใน เพื่อเข้าใจกับความหมายของสูตรทั้งหมดก่อน แล้วแกะสูตรจากในออกมาอีกครั้งเพื่อไล่ลำดับการคำนวณส่งค่าในสูตรเซลล์หนึ่งๆ
- สูตรบางสูตรไม่ได้อยู่ในเซลล์ แต่เป็น Formula Name ให้เลือกเมนูคำสั่ง Insert > Name > Define เพื่อเข้าไปดูและแก้ไขสูตร
- หากอยู่ระหว่างการแก้ไขสูตร แต่ยังแก้ไขไม่เสร็จ ให้พิมพ์เครื่องหมายคำพูดใส่ด้านหน้าเครื่องหมายเท่ากับ เพื่อทำให้สูตรกลายเป็นตัวอักษรไปก่อน หากไม่ใช้วิธีนี้ต้องคอยระวังอย่ากด Enter เพราะ Excel จะรับสูตรลงไปและเตือนข้อผิดพลาดหรือแก้ไขสูตรต่างไปจากที