คนไทยเราเรียก สูตร ว่าหมายถึง สูตรที่ใช้คำนวณ แล้วให้ผลลัพธ์คืนค่าออกมา แต่สูตรใน Excel มี 2 ประเภท คือ Function และ Formula ซึ่งทั้งสองอย่างนี้เราเรียกกันในภาษาไทยว่า สูตร เหมือนๆกัน
Function หมายถึง สูตรสำเร็จรูปที่ติดมากับโปรแกรม Excel เช่น สูตร Sum If Max Min เยอะแยะมากมายเสียจนเรียกใช้กันไม่หมด
Excel แบ่งสูตร Function ออกเป็นหลายประเภท ได้แก่
* Database
* Date and Time
* Engineering
* Financial
* Information
* Logical
* Lookup and Reference
* Math and Trigonometry
* Statistical
* Text and Data
Formula หมายถึงสูตรที่เราสร้างขึ้นมาเอง โดยใช้สูตร Function ร่วมกับสูตรอื่น
ไม่ว่าจะเป็นสูตรแบบ function หรือ formula ก็ตาม สูตรทุกสูตรต้องนำด้วยเครื่องหมายเท่ากับ เพื่อบอกกับ Excel ให้ใช้สูตรในการคำนวณ
โครงสร้างสูตร Function
ในตัวสูตร Function หรือสูตรสำเร็จรูปของ Excel แบ่งออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่
- ด้านหน้านำด้วยเครื่องหมายเท่ากับเสมอ
- ตัวสูตร
- เครื่องหมายวงเล็บเปิดและปิด ล้อมรอบตัวแปร (argument) ที่ใช้ในสูตร โดยใช้เครื่องหมาย comma , คั่นแต่ละตัวแปร เช่น
=SUM(A1,A2,A3:A10,100)
=INDEX(MyRange,2,5)
=NOW()
เมื่อสร้างสูตรหรือแกะสูตร ต้องสร้างให้ครบทุกส่วนเสมอ และเมื่อจะแกะสูตรใด ให้แยกแยะแต่ละส่วนออกจากกัน จะทำให้เข้าใจตัวสูตรได้ง่ายขึ้น
โครงสร้างสูตร Formula
สูตร Formula อย่างง่ายที่สุด เช่น =A1 เพื่อนำค่าในเซลล์ A1 ออกมาใช้งาน หรือนำ Function หลายๆสูตรมาสานต่อกันด้วยเครื่องหมายคำนวณ เช่น =A1+INDEX(MyRange,2,5)
Excel มีลำดับการคำนวณ ดังนี้
- ยกกำลัง ^
- คูณ * หาร / แล้วแต่ส่วนใดมาก่อนจากซ้ายไปขวา
- บวก + ลบ - แล้วแต่ส่วนใดมาก่อนจากซ้ายไปขวา
เช่น =3+7*5-6/2 จะได้ผลลัพธ์ 35 เนื่องจาก Excel คำนวณตามลำดับ ดังนี้
1. คำนวณ 7*5 = 35
2. คำนวณ 6/2 = 3
3. คำนวณ 3+35 = 38
4. คำนวณ 38-3 = 35
ดังนั้นเพื่อกำหนดลำดับการคำนวณให้ชัดเจน จึงใช้เครื่องหมายวงเล็บช่วยกำกับลำดับการคำนวณให้เกิดขึ้นตามที่เราต้องการ เช่น =(3+7)*(5-(6/2)) จะคำนวณ =10*2 ได้ผลลัพธ์เท่ากับ 20
วิธีค้นหาสูตร และวิธีเลือกใช้
เมื่อเจอปัญหาในงาน ให้ค่อยๆวิเคราะห์ปัญหาทีละขั้นตอน แบ่งปัญหาแยกออกเป็นขั้นๆ ตามลำดับการคำนวณ ตามลำดับการตัดสินใจ ควรลองสร้างแนวทางแต่ละขั้นลงบนกระดาษก่อน เพื่อจัดลำดับการส่งค่าไปทีละขั้นให้ถูกต้อง แล้วลองใช้มือ ใช้เครื่องคิดเลข คิดคำนวณอย่างคร่าวๆก่อนว่า จะใช้สูตรคำนวณอย่างไร และได้ผลลัพธ์ออกมาเป็นเท่าใด
ปัญหาที่ว่ายาก อาจยากเพราะเราทำให้มันยากขึ้นเอง เช่น คำนวณว่า ถ้าซื้อสินค้าต้นทุน 127 บาทต่อหน่วย มาปรับกำไรขึ้นอีก 13.45% จะต้องกำหนดราคาขายเท่าใด
ปัญหานี้ทำให้ง่ายลง โดยใช้เลขตัวกลมแทนตัวเลขจริงไปก่อน ลองคำนวณต้นทุน 100 บาทแทน 127 บาท ลองกำหนดกำไรเป็น 10% แทน 13.45% จะคำนวณได้ผลลัพธ์ง่ายขึ้นจริงไหม
สาเหตุที่เราปรับปัญหาให้ง่ายลงนี้ เพื่อให้มองที่ลำดับขั้นการคำนวณแทนที่จะมัววุ่นอยู่กับตัวเลข เมื่อได้ขั้นการคำนวณที่ต้องการแล้ว จึงหันมาสร้างมาค้นหาสูตร Excel ที่จะใช้ ภายหลังจากสร้างสูตรเสร็จแล้ว เราจะเปลี่ยนตัวเลขให้ยากขึ้นเท่าใดก็ได้ทั้งนั้น Excel จะคำนวณให้เสร็จในพริบตา
ขอให้ยึดหลักว่า Excel มีสูตรคำนวณสำหรับปัญหาของเราทุกอย่าง บางปัญหาต้องใช้สูตรร่วมกับสูตรอื่นต่อๆกันไป บางปัญหาต้องใช้สูตรซ้อนสูตร แต่บางปัญหาใช้สูตรๆเดียวก็ได้ผลลัพธ์แล้ว ขั้นตอนการแก้ปัญหาจึงเป็นภาระของมนุษย์ ต้องหาสูตรที่ต้องการใช้ให้เจอ
จะค้นหาสูตรได้จากไหน
วิธีที่ 1 ใช้เมนู Insert > Function หรือคลิกที่ปุ่ม fx บน ToolBar
ถ้าไม่รู้ว่าสูตรนั้นๆอยู่ในกลุ่มไหน ให้คลิกเลือก All ในจอด้านซ้าย แล้วคลิกลงไปในจอด้านขวา แล้วพิมพ์ตัวอักษรนำของสูตรนั้นๆลงไป Excel จะเลื่อนไปหาสูตรที่มีชื่อตามตัวอักษรที่เราต้องการให้ทันที ส่วนด้านล่างใต้จอจะแสดงรูปแบบของสูตร
วิธีที่ 2 ค้นหาสูตรที่ใช้งานทดแทนกัน
ให้กดปุ่ม Help หรือปุ่มที่มีรูปเครื่องหมาย ? เพื่อค้นหาสูตรที่ต้องการ แล้วคลิกคำว่า See Also เพื่อเปิดรายชื่อสูตรที่เกี่ยวข้องกัน ควรรอบรู้สูตรซึ่งมีความเกี่ยวข้องกันทั้งหมดก่อน แล้วจึงตัดสินใจเลือกใช้สูตรซึ่งเหมาะกับปัญหาที่สุด
วิธีที่ 3 ค้นหาวิธีใช้ตัวแปรที่ใช้ในสูตร
ให้เริ่มพิมพ์ = ตามด้วยชื่อสูตรที่ต้องการใช้งานก่อน แล้วกดปุ่ม Ctrl+A เพื่อเปิด Help สำหรับช่วยเลือกตัวแปรในสูตรให้เอง