การใช้ Excel ติดต่อกับ Access

Access Import Spreadsheet Wizard

เริ่มจากเปิด Access ใช้เมนู File > Get External Data > Import แล้วเลือก File นามสกุล XLS จะเปิด Dialog ชื่อ Import Spreadsheet Wizard แล้วทำตามคำแนะนำง่ายๆบนหน้าจอ จะนำข้อมูลจาก Sheet หรือ Range Name เป็น Table ใน Access

Excel convert to Access

เป็นการใช้ AccessLinks Add-in ใน Excel โดยเริ่มใช้เมนู Tools > Add-Ins > กาช่อง Microsoft AccesLinks Add-In (Excel 2003 ไม่มี Add-In ตัวนี้แล้ว) จากนั้นใช้เมนู Data > Convert to MS Access แล้วเลือกว่าต้องการเปิด File Database ใหม่หรือใช้ของเก่าที่มีอยู่แล้ว จากนั้น Dialog ชื่อ Import Spreadsheet Wizard จะเปิดขึ้น แล้วทำตามคำแนะนำง่ายๆบนหน้าจอ เพื่อนำข้อมูลจาก Sheet หรือ Range Name เป็น Table ใน Access เช่นเดียวกับวิธีแรก

Access Link Spreadsheet Wizard

เริ่มจากเปิด Access ใช้เมนู File > Get External Data > Link Tables แล้วเลือก File นามสกุล XLS จะเปิด Dialog ชื่อ Link Spreadsheet Wizard แล้วทำตามคำแนะนำง่ายๆบนหน้าจอ จะนำข้อมูลจาก Sheet หรือ Range Name เป็น Table ใน Access นอกจากนี้ยังใช้ Access เมนู File > Open เลือกเปิด File XLS จะแสดง Wizard นี้ขึ้นมาเช่นกัน

วิธีนี้ช่วยทำให้เราสามารถแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลใน Excel หรือ Access ข้างใดข้างหนึ่งก็ได้ แต่ไม่สามารถใช้โปรแกรมทั้งสองพร้อมกันและไม่สามารถลบรายการทิ้ง

สร้าง Access Form และ Access Report จากข้อมูลใน Excel

วิธีนี้เป็นเครื่องมือที่แปลกมาก เพราะตัวข้อมูลยังคงบันทึกที่ Excel แต่เราสามารถเรียกใช้ Access Form หรือ Access Report กับข้อมูลที่เก็บไว้ในตารางข้อมูลของ Excel โดยต้องเริ่มจากนำ Microsoft AccessLink Add-In มาใช้งานก่อน จากนั้นเลือกเมนู Data > MS Access Form หรือ Data > MS Access Report ซึ่งจะเปิด Form Wizard หรือ Report Wizard ขึ้นมาให้ใช้งาน