Query เป็นเครื่องมือช่วยนำตารางข้อมูลที่เก็บไว้จากโปรแกรมอื่นมาใช้ต่อในแฟ้ม Excel ซึ่งโดยทั่วไปโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น ASAP, SQL, หรือโปรแกรมที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้ในงานเฉพาะด้าน สามารถสั่งให้จัดเก็บแฟ้มในนามสกุลของ Excel ได้อยู่แล้ว ดังนั้นการใช้ Excel ไปดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลอื่น จึงใช้กันน้อยมาก หรือหากจำเป็นต้องใช้ ก็ต้องระมัดระวังให้ดีในทุกขั้นตอนเพื่อป้องกันมิให้แฟ้มฐานข้อมูลของบริษัทเสียหาย
หลักการใช้ Query ใน Excel นี้โดยสรุปต้องเริ่มจากสั่งให้ Excel สามารถติดต่อไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บแฟ้มฐานข้อมูลเพียงครั้งแรกครั้งเดียว จากนั้นเมื่อต้องการดึงข้อมูลในครั้งต่อไปก็เพียงเปิดแฟ้มที่เก็บข้อมูลที่ดึงไว้ในครั้งแรกแล้วสั่ง Refresh
การใช้ Connect
1. เปิด File ใหม่ว่างๆขึ้นมาแล้วสั่งใน Excel 2000 Data > Get external Data > Create New Query หรือใช้ Excel XP Data > Import External Data > Create New Query
2. ใน Choose Data Source เลือก <New Data Source> แล้วกด OK
3. ใน Create New Data Source ช่องที่ 1 ให้พิมพ์ชื่อเรียกฐานข้อมูลที่คุณตั้งขึ้นเอง ในช่องที่ 2 ให้คลิกเลือกประเภทของ File ฐานข้อมูลว่าใช้ Driver ตัวใด ในช่องที่ 3 ให้กด Connect
4. ใน ODBC dBase Setup ให้ตัดกาในช่อง Use Current Directory แล้วกดปุ่ม Select Directory เพื่อหาชื่อ Directory ที่เก็บ File ฐานข้อมูลนั้นไว้
5. กด OK 2 ครั้งเพื่อกลับไปสู่ Dialog Choose Data Source ตามขั้นตอนที่ 2 แต่จะปรากฏชื่อเรียกฐานข้อมูลถูกเลือกไว้ ให้กด OK
6. Query Wizard จะปรากฏขึ้น
การใช้ Query Wizard
1. ใน Choose Columns ให้เลือก Column Header Name ในช่องด้านซ้ายที่ต้องการ แล้วกดปุ่มเครื่องหมายลูกศร > เพื่อนำ Header นั้นมาแสดงในช่องด้านขวา ซึ่งเป็น Columns in your query
2. ใน Filter Data ให้เลือกนำข้อมูลเฉพาะที่ตรงตามเงื่อนไขใน Only include rows where ทั้งนี้ให้เลือกทำขั้นตอนนี้กับทุกๆ Column to filter แล้วกด Next
3. ใน Sort Order ให้เลือกลำดับการจัดเรียงข้อมูล ว่าต้องการให้จัดเรียงข้อมูลใดก่อนหลัง แล้วกด Next
4. ใน Finish ให้กด Finish แล้ว Excel จะให้กำหนดสถานที่คืนข้อมูลที่ต้องการ เมื่อเลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการแล้วให้กด OK
หากต้องการ Update Query ข้อมูลใหม่ ให้กดปุ่ม Refresh บนเมนู External Data โดยไม่จำเป็นต้องทำทีละขึ้นใหม่อีก
