Font s :
Background :

การใช้ Pivot Table

Pivot Table เป็นเครื่องมือขั้นสุดยอดของ Excel ช่วยในการจัดสรุปข้อมูลออกมาเป็นตารางแบบที่ต้องการ ผู้ใช้สามารถตะแคงตาราง หรือปรับเปลี่ยนหัวตารางให้แสดง Field ต่างๆได้ทันทีเพียงใช้วิธีคลิกแล้วลากย้ายชื่อ Field ไปยังตำแหน่งใหม่ หากจะใช้ Pivot Table ให้เต็มที่จะต้องใช้เวลาศึกษากันเป็นวันทีเดียว เรียกได้ว่า Pivot Table เป็นโปรแกรม Office อีกตัวหนึ่งทีเดียว ซึ่งเผอิญเข้าไปเป็นเพียงเมนูหนึ่งของ Excel ยังมีรายละเอียด และเงื่อนไขวิธีใช้งานที่ต้องใช้เวลาอีกมากในการศึกษาและทดลองใช้

แม้ Pivot Table จะมีศักยภาพในการใช้งานสูง ง่าย และยืดหยุ่นสามารถดัดแปลงให้เข้ากับความต้องการสารพัด แต่ยังมีข้อควรคำนึงและข้อควรระมัดระวังให้พิจารณากันดังนี้

  1. Pivot Table ใช้ข้อมูลจาก Cache Data ซึ่งซ้อนอยู่กับตาราง Worksheet ไม่ได้ใช้ข้อมูลในตารางโดยตรง และจะทำให้ File มีขนาดใหญ่ขึ้น
  2. Wizard ซึ่งช่วยสร้าง Pivot Table นั้นไม่มีระบบการเตือนในกรณีที่ผู้ใช้กำหนดพื้นที่ผิดพลาด ดังนั้นหากเริ่มต้นผิด จะได้ข้อมูลผิดไปตลอด
  3. หากตาราง Pivot Table มีหลายตาราง จะต้องสั่ง Refresh ใหม่ให้กับแต่ละตาราง เนื่องจากอาจใช้ Cache Data ต่างชุดกัน
  4. ตาราง Pivot Table เป็นตัวเลขผลลัพธ์ ไม่ใช่สูตรคำนวณ ดังนั้นทุกครั้งที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลง ผู้ใช้จะต้องสั่ง Refresh เอง โดยไม่มีโอกาสได้ตรวจสอบสูตรว่าคืนค่ามาถูกต้อง ยิ่งตารางมีขนาดใหญ่ ทำให้มักละเลยไม่ได้ตรวจสอบผลทุกค่าว่าถูกต้องหรือไม่
  5. คำสั่งในการใช้งานขั้นสูงค่อนข้างซับซ้อน ยากต่อการค้นหาตรวจสอบ และมีศัพท์เทคนิคเฉพาะมากมายยากต่อความเข้าใจ วิธีเดียวที่จะใช้ Pivot Table และเข้าใจคำสั่งก็คือ ต้องทดลองใช้กับตารางซึ่งมีข้อมูลไม่มากไม่น้อยเกินไป จะได้สะดวดต่อการตรวจสอบที่ไปที่มาของแต่ละค่า
  6. แม้ประโยชน์ที่ได้รับจาก Pivot Table จะมีมาก ใช้งานง่าย แต่มีความเสี่ยงสูงมากเช่นกันว่า จะไม่ได้รับข้อมูลที่ต้องการ หรือต้องเสียเวลาค้นหาตรวจสอบนานกว่าจะรู้สาเหตุ

Pivot Table ค่อนข้างจะเป็นเครื่องมือที่ใครๆกล่าวขานถึงกันมาก และเมื่อใดมีการเอ่ยถึง Excel มักจะยกตัวอย่างการใช้ Pivot Table ขึ้นมาอวดกัน เพราะ Pivot Table เป็นเครื่องมือของ Excel ซึ่งทรงพลังอย่างมาก และได้รับการพัฒนาให้ทำงานดีขึ้นใน Excel ทุกรุ่น ขั้นตอนการใช้งานเริ่มต้นค่อนข้างง่าย และได้ผลลัพธ์รวดเร็วน่าตื่นตาตื่นใจ แต่อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ยังต้องให้ความระมัดระวังในการดัดแปลง แก้ไข Pivot Table ในภายหลัง และผู้ที่แนะนำวิธีใช้ Pivot Table ควรเตือนผู้ใช้ให้ทราบถึงวิธีใช้งานอย่างระมัดระวังอีกด้วย

ขั้นตอนการสร้าง Pivot Table

  1. แนะนำให้เรียนรู้จากการทดลองใช้กับตารางข้อมูลขนาดเล็ก จะได้เห็นผลและตรวจสอบได้ง่าย
  2. คลิกเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตารางข้อมูล ใช้เมนูคำสั่ง Data > PivotTable and Pivot Chart Report
  3. Wizard Step 1 of 3 จะเปิดขึ้น ให้กดปุ่ม Next ได้เลยเนื่องจากใช้ข้อมูลจากตาราง Excelimage103.png
  4. Wizard Step 2 of 3 จะเปิดขึ้น หากตารางออกแบบมาถูกต้องจะได้พื้นที่ตามต้องการ หรือหากตั้งชื่อ Range Name ไว้ก่อนแล้ว ให้คลิกลงไปในช่อง Range แล้วกด F3 เพื่อเลือกชื่อตารางข้อมูล แล้วกดปุ่ม Next (แนะนำให้ใช้ชื่อ Range Name แทนที่จะกำหนด Reference ของตารางลงไปโดยตรง เพื่อช่วยให้ใช้เมนู Insert > Name > Define กำหนดขนาดตารางข้อมูลชื่อที่ใช้งานตามขนาดที่เปลี่ยนแปลงไปภายหลังได้สะดวก)image105.png
  5. Excel 2000 ขึ้นไปให้กดปุ่ม Layout ใน Step 3 of 3 แต่ถ้าใช้ Excel 97 จะเปิด Layout ขึ้นมาให้ต่อไปimage107.png image109.png 
  6. คลิกเลือกปุ่มด้านขวาลงไปปล่อยในพื้นที่สีขาวimage111.gif 
  7. กดปุ่ม OK จะกลับไป Dialog ของ Step 3 of 3 ให้คลิกเลือกสถานที่ซึ่งต้องการแสดงตาราง Pivot Tableimage112.png
  8. กดปุ่ม Finish จะได้ตาราง Pivot Table ตามต้องการimage114.png 
  9. ทดลองคลิกลากปุ่ม Department ไปปล่อยใต้ปุ่ม Sum of Actual จะเกิดตารางรูปแบบใหม่image116.png

 

Categories

About this Entry

This page contains a single entry by สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ published on March 21, 2008 1:58 PM.

วิธีใช้สูตร Unique List was the previous entry in this blog.

เคล็ดการเรียกใช้คำสั่ง Pivot Table is the next entry in this blog.

Find recent content on the main index.

Font s :
Background :