วิธีใช้สูตรขอให้ดูจากตัวอย่างประกอบการอบรมพร้อมทั้งรูปแบบสูตรในเอกสารติดไม้ติดมือ ซึ่งมีข้อควรสังเกตในการเลือกใช้สูตร ดังนี้
1. ชื่อทุกอย่างที่ติดมากับ Excel จะใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ทั้งหมด ดังนั้นชื่อที่เราตั้งขึ้นมาใช้เอง เช่น Range Name, ชื่อ Sheet, และ ชื่อ File ควรตั้งชื่อที่ใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก
2. ทุกครั้งที่พิมพ์สูตร ให้ใช้ตัวอักษรตัวเล็กเสมอ เพราะถ้า
3. ตารางข้อมูลที่มี Field Name กำหนดไว้บนหัวตาราง สามารถเลือกพื้นที่ตารางทั้งหมดแล้วสั่ง Insert > Name > Create เพื่อใช้ชื่อหัวตารางเป็นชื่อพื้นที่ตารางใต้ชื่อหัวตารางนั้น
4. เราสามารถใช้เมนู Insert > Name > Define เพื่อตั้งชื่อ Range Name ซึ่ง Refer to ตารางพื้นที่ใน File อื่นได้ด้วย หรือเมื่อทำการ Move ตารางข้าม File จะพบว่า Excel กำหนด Refer to ไปยัง File ใหม่ให้ทันที โดยชื่อยังคงอยู่ใน File เดิม
5. ขนาดตารางซึ่งใช้อ้างอิงใน Range Name ไม่จำเป็นต้องกำหนดขนาดเผื่อไว้ใหญ่เกินไป เพราะเมื่อมีรายการข้อมูลมากขึ้นใกล้เต็มพื้นที่ตารางของชื่อ ให้ใช้วิธี Insert Row หรือ Move Row ล่างสุดเพื่อทำให้ขนาดตารางชื่อนั้นใหญ่ขึ้น
6. เมื่อต้องการรับชื่อ Range Name หรือ Formula Name มาใช้ในสูตร ให้กดปุ่ม F3 จะปรากฏรายชื่อให้เราคลิกเลือกหรือ Double คลิกที่ชื่อเพื่อดึงชื่อมาใช้ในสูตร
7. ในวงเล็บของแต่ละสูตร จะรับสูตรลงไปได้เต็มที่อีกเพียง 7 สูตรเท่านั้น
8. สูตร IF ใช้กับการตัดสินใจแบบง่ายๆ โดยสามารถนำสูตร And, Or, หรือสูตรกลุ่ม IS เช่น IsError, IsErr, IsNumber, IsText, IsBlank มาใช้ร่วมด้วยในส่วนของการตรวจสอบเงื่อนไข
9. IF มีจุดเด่นตรงที่ใช้งานง่าย สามารถตรวจสอบค่าได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร แต่ในวงเล็บของ IF สามารถซ้อนสูตร IF เข้าไปได้อีกเพียง 7 IF จึงไม่สามารถใช้กับเงื่อนไขที่ซับซ้อนมากขึ้น
10. สูตร Choose ใช้แทนสูตร IF โดยใช้ลำดับตัวเลข 1-29 เป็นเงื่อนไขให้เลือกค่าที่ใส่ไว้ภายในวงเล็บของสูตรนี้ได้ถึง 29 ค่า
11. ทั้งสูตร IF และ Choose เมื่อนำไปใช้ร่วมกับสูตรประเภท Lookup สามารถใช้เลือกพื้นที่ตารางหลายๆตาราง
12. ตาราง Relational Database ใช้สูตรประเภท Lookup ช่วยในการค้นหาข้อมูล
13. สูตร Vlookup แบบ Approaching Match เหมาะกับการใช้ตัวเลขในการค้นหาค่าเป็นช่วงๆติดต่อกัน และค่าในตารางที่ใช้ค้นหา Column ซ้ายสุดต้องเรียงค่าจากน้อยไปหามากด้วย โดยสูตรนี้จะเทียบหาค่าที่มากที่สุดซึ่งยังน้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ใช้หา จากนั้นจะเลือกค่าใน Column เลขที่กำหนดไว้ในสูตรเป็นคำตอบ หากค่าใน Column ซ้ายสุดเรียงผิดไป จะทำให้สูตรนี้เพี้ยน
14. สูตร Vlookup แบบ Exact Match เหมาะกับการใช้รหัสในการค้นหา หากมีรหัสซ้ำจะค้นหาได้เฉพาะรหัสแรก
15. สูตร Vlookup มีจุดอ่อนตรงที่ต้องใช้ Column ซ้ายสุดเท่านั้นในตารางที่กำหนดในการค้นหา และตารางที่กำหนดในสูตร ต้องมีพื้นที่ติดต่อกันไป ต้องระวังการ Insert หรือ Move Column ซึ่งจะกระทบเลขที่ Column ของคำตอบในสูตร Vlookup
16. สูตร Vlookup เหมาะที่จะใช้สำหรับตารางซึ่งไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีการเปลี่ยนแปลงน้อยมาก ต้องคอยระวังค่าใน Column ซ้ายสุดและเลขที่ของ Column ให้เป็นไปตามกำหนดไว้เสมอ
17. กรณีที่เลขที่ Column เปลี่ยนแปลงไปเนื่องจากการ Insert หรือ Move Column แนะนำให้ใช้สูตร Match ช่วยหาเลขที่ Column แทนที่จะกำหนดเลขเป็นค่าคงที่
18. หากตารางข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง แนะนำให้ใช้สูตร Match ร่วมกับสูตร Index แทนการใช้สูตร Vlookup
19. สูตร Match ใช้หาตำแหน่งของค่าที่ต้องการ ซึ่งมักใช้ค่าใน Key Field ค้นหาตำแหน่ง Row Number ของค่าที่ใช้หา ซึ่ง Key Field นี้เป็น Single Column และจะเป็น Column ใดก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเป็น Column ซ้ายสุดตามแบบการใช้สูตร Vlookup แต่อย่างใด
20. Match หาตำแหน่งของค่าที่ใช้หา เป็น Row Number ซึ่งนำไปใช้ในสูตร Index ต่อไป
21. หากตาราง Relational Database จัดลำดับรายการใน Key Field ไว้ตรงกันทุกตาราง เราสามารถใช้ค่าที่ได้จากสูตร Match ของตารางแรกกับตารางอื่นได้เลย แต่ถ้าแต่ละตารางไม่ได้จัดลำดับรายการเดียวกันไว้ตรงกัน ต้องใช้สูตร Match ค้นหาตำแหน่งแต่ละตารางแยกจากกัน
22. สูตร Index มีข้อควรระวังเช่นเดียวกับสูตร Vlookup ตรงที่เราต้องกำหนดเลขที่ Column ของคำตอบไว้ในสูตรเป็นค่าคงที่ ซึ่งเมื่อมีการ Insert หรือ Move Column จะทำให้เลขที่ Column ต่างไปจากเดิม ซึ่งเราสามารถใช้สูตร Match ช่วยหาเลขที่ Column แทนการกำหนดตัวเลขเป็นค่าคงที่
23. แทนที่จะใช้พื้นที่ตารางข้อมูลทั้งหมดในสูตร Index แนะนำให้ใช้พื้นที่ Column เดียวซึ่งเป็นคำตอบที่ต้องการแทน เพื่อทำให้การ Insert หรือ Move Column ไม่มีผลต่อเลขที่ Column ของคำตอบ
24. สูตร Vlookup Match Index มีข้อจำกัดในเรื่องขนาดพื้นที่ตารางข้อมูล ซึ่งมักต้องกำหนดขนาดเผื่อไว้ก่อน
25. สูตร Offset ใช้สำหรับกำหนดขนาดพื้นที่ตารางข้อมูลให้ขยายตามจำนวนรายการที่มีอยู่ โดยใช้สูตร Count หรือ CountA นับจำนวนรายการเพื่อนำไปใช้เป็นความสูงของขนาดตารางในสูตร Offset
26. หากต้องการเปลี่ยนชื่อ Range Name หรือ Formula Name ที่อ้างอิงในสูตรต่อในสูตรอื่น ให้ใช้สูตร Indirect อ้างอิงชื่อนั้นแทน
27. สูตร Indirect ไม่สามารถใช้ค้นหาข้อมูลข้ามจาก File ที่ไม่ได้เปิด
28. หากต้องการไปที่เซลล์ข้อมูลซึ่งได้จากสูตร Vlookup Index Offset ให้เปลี่ยนตำแหน่งอ้างอิงในสูตรให้เป็น Absolute Reference ทั้งหมด จากนั้น Copy สูตร แล้วกด F5 คลิกช่อง Reference แล้ว กด Ctrl+v เพื่อ Paste สูตรลงไปแล้วกด Enter
